Waarom hebben we een hekel aan vergaderen?
Wekelijks spenderen kantoorwerkers urenlang aan de overlegtafel. Over het nut van veel vergaderingen valt ook nog wel te twisten. Waarom hebben we toch zo’n hekel aan vergaderen?
Te laat
Veel vergaderingen beginnen te laat, omdat er altijd weer mensen zijn die te laat binnenkomen. Vervolgens lopen de vergaderingen vaak uit, omdat sommige mensen het nodig vinden om heel vaak aan het woord zijn. Ze herhalen dezelfde dingen te veel, waardoor de vergadering weer uitloopt.
Voorbereiding
De een heeft de stukken niet gelezen, de ander heeft een e-mailconversatie gemist en weer een ander blijkt niet op de hoogte te zijn van de agenda. Sommige agendapunten zijn ook uiterst “vaag” opgesteld, te laat verstuurd of er ontbreekt een besluiten- en actielijst.
Reizen
Tegenwoordig bestaan er conference calls en diensten voor videogesprekken. Bijna iedereen heeft een laptop of tablet met een webcam. Hoeveel reistijd was er niet te besparen als meer vergaderingen op afstand werden gehouden?
Besluiteloosheid
Sommige punten zijn eindeloos uit te stellen tot de volgende vergadering en knopen doorhakken is ook een vak apart. Als je dus een voorzitter hebt die van leiding geven weinig kaas heeft gegeten, dan komt het er nooit van.
Notulen
Het maken van notulen is niet altijd even gemakkelijk. En het bespreken ervan leidt ook nog weleens tot het oprakelen van discussies die eigenlijk de vorige vergadering al waren afgesloten. Een actielijst is vaak doeltreffender dan uitgebreide notulen.
Volg ons