5 Tips om uniform te werken op het secretariaat

Uniform werken heeft een boel voordelen, zoals tijdswinst en lagere werkdruk. Ook neem je gemakkelijk werk van elkaar over en kunnen managers dezelfde kwaliteit verwachten.

Het is dus geweldig als je jullie secretariaat naar dit hogere niveau tilt. Maar waar begin je? Sicco de Ree – docent van de opleiding ‘Secretariaat van de toekomst’ – geeft je een aantal tips.

Uniform werken: begin met deze tips

1. Leg je processen onder de loep. Ga samen met een aantal collega’s eens na hoe jullie op dit moment werken. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een flowchart: een schematische voorstelling van elke opeenvolgende stap in een proces. Noteer daarbij de tijd die jullie besteden aan elke stap én de wachttijd van anderen. Met deze gevisualisatie bepalen jullie gemakkelijker waar verbetering of digitalisering mogelijk is. Elke minuut die je in een proces bespaart, levert je per jaar veel tijd op.
   Extra tip: vaak vergeten we de wachttijd/afhankelijkheid van anderen. Soms heb je bijvoorbeeld feedback of akkoord nodig voordat je verder kan. Vergeet niet om dit mee te nemen in je flowchart en bedenk hoe dat beter kan. Hier is veel tijd te winnen!
2. Doe eens een secretariaatswedstrijdje. Pak allebei een vergelijkbare taak op en kijk wie het snelst en met de beste kwaliteit het eindproduct oplevert. Analyseer vervolgens hoe het gegaan is en wat je van elkaar kunt leren.
3. Uitwisseling. Ruil eens van functie met een andere assistant; laat je inspireren door hoe zij de werkplek heeft ingericht en samenwerkt met degene die ze ondersteunt. Neem mee wat jou kan helpen in je werk.
4. Neem uniform werken mee in teambuildingssessies. Met teambuilding leer je elkaar beter kennen. Bespreek je werk op basis van jullie persoonlijkheden, wensen en krachten. Kunnen jullie je werk handiger verdelen?
5. Doe het vooral samen. Zie het secretariaat als vakgroep met ondersteuning als specialiteit en draag dit uit binnen de organisatie. Groei samen, maak een missie en visie en een plan voor de toekomst. Beantwoord samen vragen als: Hoe willen we als team gaan werken? Wie zijn wij en wat doen we nu? Wat kunnen we nog meer doen? Wat gaan we niet meer doen?

Wil je aan de slag met een grondig plan van aanpak?

Tijdens de praktijkgerichte opleiding Secretariaat van de toekomst maak je een duidelijk plan van aanpak voor het (nieuwe of bestaande) secretariaat. Je ontdekt hoe je dit toekomstbestendig maakt en hoe je uniform gaat werken. Je gaat in je eigen organisatie aan de slag met deze stappen:

• weet je hoe jullie ‘takenpakket van de toekomst’ eruit ziet
• maak je van het secretariaat een geoliede machine, zodat het daardoor onmisbaar wordt in de organisatie
• word je als team wendbaar en weet iedereen direct te schakelen
• zet je de juiste tools en middelen in om te groeien naar het secretariaat 2.0
• benut je beter de expertise en talenten van het team