6 Tips voor een gestructureerd online overleg

door Ingeborg · 8 juni 2022

Heb je regelmatig een online overleg op de agenda staan? Dan is het belangrijk dat je deze als ondersteuner effectief kunt begeleiden en sturen wanneer nodig. Hoe doe je dat?

Tip 1: Word moderator

Je bent als het ware de regisseur van de vergadering, heel prettig! De moderator leidt de vergadering in goede banen, stemt de werkwijze af, vat samen en zorgt dat de vragen (in de chat) gesteld worden. Dit is jouw uitgelezen kans om de touwtjes in handen te houden en het online overleg te sturen.

Tip 2: Zorg dat iedereen goed verstaanbaar is

Geef deelnemers van een online vergadering vooraf tips of instructies hoe zij de gekozen tool het beste kunnen gebruiken. Denk aan: het gebruik van oortjes of een headset, het uitleggen van de werking van microfoon, hoe je vragen kunt stellen. Niet iedere vergadering gaat al lekker soepel op dit gebied…

Tip 3: Spreek met elkaar vergaderregels af

Tijdens een online vergadering is het verleidelijk om je mail nog even te controleren, door elkaar heen te praten of te lang aan het woord te zijn. Spreek met elkaar af welk gedrag je in de vergadering wenselijk vindt en welke procedures je wil afspreken om de vergadering prettig te laten verlopen.

Tip 4: Houd je doel voor ogen

Bedenk vooraf wat het doel is van het agendapunt en formuleer dit doel actief. Is het doel kennisdelen, discussie voeren of het nemen van een beslissing? Actief geformuleerde voorbeelden:

5 ideeën verzamelen voor…
2 oplossingen bedenken voor (…) om ter besluitvorming voor te leggen aan het bestuur

Als je weet wat het resultaat moet zijn van je agendapunt, kan je vervolgens bedenken welke online vergadervorm het beste werkt om dit doel te bereiken. Denk hierbij aan discussies in breakout rooms, ideeën inbrengen in de chat, dot voting om tot een top 5 van beste ideeën te komen, creatieve technieken, etc.

Tip 5: Zorg voor een terugkoppeling

Wanneer je je agendapunten actief hebt geformuleerd kan je je verslaglegging heel concreet formuleren. Je verslaglegging kan je samenvatten in Besluiten, Acties & tijdlijn, Eigenaar en Communicatie (in en extern). Zo voorkom je dat er niets gebeurt met die leuke ideeën en is elk agendapunt gekoppeld aan concrete afspraken. Tijdens een volgende meeting geeft de eigenaar de update hierover.

Tip 6: Maak plezier

Iedereen betrokken houden tijdens het werken op afstand kun je doen door te beginnen met plezier inbrengen in een vergadering. Maak tijd om een informeel praatje te maken met elkaar, maak ruimte voor een grapje, een gekke energizer en zorg voor ‘uitlogtijd’ (het praatje achteraf maar dan online).

Dit artikel is afgeleid van het blog Hoe pak je jouw rol in een online overleg? van Chantelle de Ruijter, hoofddocent van de cursus Ondersteunen op afstand.