Bedrijfsevenement organiseren? 7 tips
Een succesvol bedrijfsevenement organiseren is nog niet zo eenvoudig… Deze 7 tips helpen jou een écht feest te maken van de organisatie en de valkuilen te omzeilen.
1. Bepaal de doelstellingen
Stel samen met je interne opdrachtgever de kaders en doelstellingen op, denk aan:
- Wat mag het kosten?
- Wie beslist uiteindelijk over het programma?
- Wat wil je bereiken en bij wie?
- Wat zijn de persoonlijke verwachtingen van de interne opdrachtgever?
- Wat zijn de gevoelens en verwachtingen van de gasten?
- Hoe wil je dat ze zich voelen na het bedrijfsevenement?
2. Zoek de samenhang op
Ga na of het evenement bij het imago van jullie bedrijf past. En kun je het inbedden in een communicatielijn? Of ophangen aan een slogan of jaarthema? Zo maak je van een eenmalig bedrijfsevenement een logische, samenhangende gebeurtenis.
3. Creatief co-creëren
Organiseer een brainstorm op een leuke, inspirerende plek met een aantal mensen die tot de doelgroep behoren of die de doelgroep goed kennen. Probeer buiten de box te denken, los van beperkende gedachten zoals budget, missers uit het verleden of zaken ‘die altijd al zo gaan’. Gevoed met al die ideeën, kun jij verder aan de slag.
Schakel co-creatie niet alleen aan het begin in. Als je een ‘go’ hebt voor je evenement, werk dan ook je plannen met de leveranciers verder uit. Zo groeit je plan nog verder uit tot het geweldige bedrijfsevenement waar iedereen waarderend over gaat praten.
4. De benodigde tijd… verdubbelen
Schat in hoeveel tijd het organiseren gaat kosten en doe dat gerust maal twee. Elke organisator is optimistisch, maar stiekem zit er veel meer tijd in dan je denkt. Bekijk of je deze tijd hebt, naast je andere reguliere bezigheden. Vraag anderen begrip en ruimte om de organisatie goed te kunnen doen.
5. Pitch je plan
Heb je alle ideeën verzameld? Werk je plan uit en maak een presentatie op hoofdlijnen, waarbij een terugkoppeling van de doelstellingen en de kaders de basis vormen. Leg je plan stap voor stap uit, bouw je verhaal op met beelden. Omzeil subjectieve begrippen zoals ‘leuk’: wat jij leuk vindt, kan een ander niets vinden. Probeer met goede argumenten te komen die je interne opdrachtgever herkent.
6. Draaiboek met updates
Heb je een ‘go’? Maak een gedetailleerd draaiboek waarin je in gedachte het bedrijfsevenement de revue laat passeren. Kijk naar knelpunten qua bezetting en tijd. Waar heb je hulp nodig? Wie kan dat bieden? Zo laat je alle puzzelstukjes op hun plaats vallen.
Deel het draaiboek met alle betrokkenen. Neem hen en ook je interne opdrachtgever goed mee in de vorderingen. Stem regelmatig opnieuw af en houd je budget goed in de gaten.
7. Het is zover: straal! Met zakken…
Op de dag van het evenement: straal van zelfvertrouwen, van hooggespannen verwachtingen en van hartelijkheid. Dat werkt aanstekelijk! En verder:
- Trek makkelijke kleding en schoenen aan.
- Zorg voor zakken in je kleding, waarin je je telefoon en een minikopie van je draaiboek kunt meenemen.
- Wees ruim van tevoren aanwezig.
- Maak vrienden met de locatiemanager, het horecapersoneel en de technici: zij maken samen met jou het succes.
Zet ‘m op!
Cursus Event Management
Ben je ook overtuigd dat een bedrijfsevenement organiseren een feest kan zijn voor je? En ben je blij met deze tips, maar wil je duidelijker voor ogen krijgen hoe je de organisatie aanpakt van voorbereiding tot uitvoering? Bekijk dan de 2-daagse cursus Event Management voor de assistent.
Volg ons