De magische projectdriehoek

Je kunt een project goed managen als je dit inzichtelijk maakt. Hierbij zijn o.a. deze drie beheersaspecten belangrijk én met elkaar verboden: tijd, budget en kwaliteit.

Het is een uitdagend spel: je merkt het direct aan de andere aspecten wanneer een van de aspecten verandert. Oftewel: je hebt te maken met een magische projectdriehoek.

1. Tijd

Een van de eerste dingen die vaststaat bij een project, is de eindtijd. Het is belangrijk om de tijd tijdens het proces voortdurend in de gaten te houden, ook voor deelactiviteiten. Je doet dit het beste in een tijdsplanning. Controleer dit regelmatig om ervoor te zorgen dat jouw project volgens plan verloopt. Zijn anderen afhankelijk van jouw project? Het is dan nóg belangrijker om je aan het tijdschema te houden. Red je het niet, dan kan het geld kosten voor de opdrachtgever. Dat wil je uiteraard voorkomen!

2. Budget

De meeste projecten hebben een vooraf bepaald budget waarbinnen het gerealiseerd moet worden. Je moet afwijkingen in de begroting snel herkennen, zodat je binnen dit budget blijft. Merk je dat een onderdeel duurder is dan begroot? Dicht het gat dan zo snel mogelijk, bijvoorbeeld door ergens anders budget te schrappen, het budget te verruimen of een reservepost in te bouwen.

3. Kwaliteit

Ieder project heeft bepaalde kwaliteitseisen. Je moet hieraan voldoen om jouw opdrachtgever tevreden te houden. Let goed op deze eisen tijdens de ontwerpfase van het project: de uiteindelijke kwaliteit wordt hier grotendeels bepaald. Hierbij is het goed om het budget in de gaten te houden. Het budget is hier als het goed is op afgestemd, maar vanuit de wens om het altijd beter te doen kan het budget in het gedrang komen.

Voorbeelden van de magische projectdriehoek

Je ziet de werking van de projectdriehoek terug in de volgende voorbeelden:

• Een nieuw computersysteem moet eerder opgeleverd worden. Wanneer de mensen gevraagd worden meer uren te werken, dan heeft dat direct impact op het budget. Wordt er een keuze gemaakt in de oplevering van het systeem door functionaliteit te verminderen, dan heeft dit impact op de kwaliteit.
• Het management wil kosten besparen bij de bouw van een nieuw kantoor; er wordt gekozen voor vloerbedekking in plaats van parket. De lagere kwaliteitseisen zorgen dat het project minder geld kost, maar juist meer tijd. Je krijgt namelijk te maken met nieuwe ontwerp- en levertijden.
• Het management kiest dit jaar niet voor een borrel op kantoor, maar een personeelsfeest. De organisatie hiervan kost meer tijd en geld, maar het feest is wel kwalitatief beter.

Dit artikel is onderdeel van het blog: Beheers jouw projecten met deze vijf aspecten.

Projectassistent? Bekijk deze opleiding

Wil je je professionaliseren als projectassistent en jezelf onmisbaar maken in een projectteam? Na deze 5-daagse opleiding Projectmanagement voor de assistent op HBO-niveau heb jij de regie over jouw projecten. Je weet tijd en middelen effectief in te zetten en zorgt dat het project volgens planning en kwaliteitseisen verloopt. Je communiceert goed met het hele team, zodat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt.