Deze competenties zou elke secretaresse moeten bezitten

Ben je al jaren secretaresse? Of ligt hier juist je hart, maar heb je geen idee over welke competenties je moet beschikken om gunstig in de arbeidsmarkt te liggen? Dan wordt het hoog tijd om wat dieper in het mooie secretaressevak te duiken. Dit is immers veelzijdiger dan ooit tevoren. Secretaresses moeten nu dan ook over geheel andere vaardigheden beschikken dan pakweg twintig jaar geleden. Dat betekent niet dat het beroep verdwijnt, maar dat er wel heel veel aanpassingen worden gedaan. Voor jou als (toekomstig) secretaresse de taak om je hierin te verdiepen en mee te ontwikkelen met de huidige tijd.

Zakelijke teksten schrijven

Een van de belangrijkste vaardigheden van een secretaresse is de communicatie met de klant of zakelijke relaties. Dit gebeurt bijvoorbeeld middels zakelijke teksten. Toch is hier ook een duidelijke verandering te bespeuren. Zo werden twintig jaar geleden nog heel wat brieven met de hand geschreven. Anno 2022 gebeurt dit nog zelden. Hoewel dit ook weer niet betekent dat je je favoriete Mont blanc pen aan de kant kunt gooien. Gelukkig maar. Want ook nu blijft het ook belangrijk om dingen op te schrijven. Communicatie met de klant gebeurt echter per mail of telefoon.

Hierbij is het wel noodzakelijk dat je weet hoe je dit moet aanpakken. Daarbij is een goede kennis van de Nederlandse taal essentieel. Maar is het ook belangrijk dat je weet hoe je bepaalde gesprekken aan moet pakken en met verschillende karakters om moet gaan. Dit is een onmisbare vaardigheid voor iedere secretaresse.

ICT-vaardig

Iets wat in de huidige tijd enorm belangrijk is, is dat secretaresses ICT-vaardig moeten zijn. Hierbij moeten ze ook met verschillende software uit de voeten kunnen. Gelukkig zijn hier talloze offline en online trainingen voor te vinden. Vaak zijn er maar enkele sessies nodig om een nieuwe software onder de knie te krijgen. Verder is het gewoon een kwestie van doen.

Efficiënt werken

Efficiëntie en goede time management is essentieel voor elke secretaresse. Hierbij moet je over goede planningsvaardigheden beschikken. Dit kan gerust old school worden aangepakt. Bijvoorbeeld door je Lamy pen erbij te pakken en in een simpele agenda of notitieboek iedere dag een planning te maken. Dit vraagt even wat extra tijd aan het begin van iedere week, maar draagt wel bij aan een efficiëntere planning, sneller werken én een beter resultaat.

Wees een teamplayer

Secretaresses moeten vandaag de dag met een heel team werken om hun werkzaamheden te kunnen verrichten. De secretaresse is niet meer de spil van het bedrijf. Je werkt samen met een team om het bedrijf op rolletjes te laten lopen. Hier moet je wel geschikt voor zijn. Goed samenwerken betekent niet alleen dat je gewillig bent om naar elkaar te luisteren, maar ook weet hoe je samen de juiste keuzes kunt maken en samen kunt leren om extra vaardigheden op te doen en het beste resultaat te behalen. Een teamplayer zijn is essentieel in de huidige tijd en noodzakelijk om als secretaresse werkzaam te blijven.