Dit is hét hulpmiddel om prioriteiten te stellen

Prioriteiten stellen is essentieel voor managementondersteuners. En zeker een onmisbare kwaliteit bij een hoge werkdruk en bij tegengestelde belangen… Stel de juiste vragen aan jezelf om het maken van beslissingen makkelijker te maken.

Als het werk niet meer lijkt te passen in de uren die ervoor staan, is het niet slim om harder te gaan rennen. Integendeel, het is dan essentieel om regelmatig stil te staan en, eventueel met anderen, prioriteiten te stellen.

Moet je dít nú doen?

Bij alles wat je zogenaamd moet of gaat doen, is het raadzaam om jezelf de volgende vraag te stellen: Moet Ik Dit Nu Doen? Het helpt als je de zin een paar keer uitspreekt (of denkt) met de klemtoon steeds op een ander woord. Moet, hoezo moet? Ik, hoezo ik? Dit, hoezo dit? Nu, hoezo nu? Doen, hoezo doen?

Het gaat om toegevoegde waarde

Veel handelingen voegen weinig tot geen waarde toe en zou je zoveel mogelijk moeten vermijden. Dus: geen mailtjes openen en er vervolgens niets mee doen.
Geen rapporten in je handen nemen, ernaar kijken en ze vervolgens op een andere plek op je bureau leggen. Handel kleine klusjes meteen af, doe geen klussen die geen waarde toevoegen, plan belangrijke klussen die meer tijd kosten meteen in je agenda en voer ze uit als het zover is.
Zet kleinere klussen in je takenlijst, archiveer meteen en laat ook eens taken door een ander doen.

>> Druk, druk, druk? Last van hoge werkdruk? Breng je brein tot rust <<

Eisenhower-model helpt bij kiezen

Om goed te kunnen kiezen, is het belangrijk dat je goed bent in het stellen van de juiste prioriteiten. Bij het stellen van prioriteiten is het Eisenhower-model een veelgebruikt hulpmiddel. In het model (een kwadrant) plaats je je taken, en bekijk je of ze belangrijk en/of urgent zijn.

Wat is belangrijk? Jouw prioriteiten!

Met belang wordt alleen aangegeven dat het belangrijk is voor jóú. Dat wil zeggen dat het behoort tot je werk, takenpakket, resultaatgebieden of verantwoordelijkheden. Wat belangrijk is voor jou, hoeft dus niet (even) belangrijk te zijn voor de ander. Het stellen van bepaalde prioriteiten begint altijd bij het helder hebben van de eigen prioriteiten.

Stem jouw eigen prioriteiten af met de ander

De volgende stap is om jouw prioriteiten zo nodig af te stemmen met anderen en hun prioriteiten. Sommige assistants hebben nog te vaak de neiging vast te houden aan hun ondersteunende rol en de prioriteiten te volgen van degene met wie ze werken. Hierin verandering brengen betekent dat je eigen prioriteiten helder moeten zijn en dat je in staat bent hierover te onderhandelen. Zo kom je een stap dichter bij ontzorgen op hoog niveau.

Kan wennen zijn voor je manager

Het kan natuurlijk zijn dat je managers hier aan moet wennen. Zeker als je eerder zonder slag of stoot hun prioriteiten volgde. Dit is een leerproces en het is oké dat het even duurt voordat het werkt. Doe het gewoon, evalueer regelmatig samen, maak fouten en leer daarvan.

Wat is urgent?

Urgentie heeft alleen met tijd te maken. Als iets vreselijk urgent is, lijkt het direct te moeten gebeuren. Bij veel organisaties lijkt het alsof alles urgent is. Je kunt je daar gemakkelijk door van de wijs laten brengen en in de stress schieten. Als alles urgent is, is eigenlijk niets meer urgent.

Laat je niet van de wijs brengen door slechte planning van de ander

Als je je door urgentie laat leiden, wordt het per definitie een stressvol bestaan. Dat alles urgent is of lijkt, is vaak een gevolg van slechte planning. Stukken blijven te lang liggen op de stapel en komen pas vlak voor sluitingstijd jouw kant op.

Urgentie bij de ander zegt dus niets over het belang voor jou. Urgentie wordt al te vaak gehanteerd als enige maatstaf voor prioriteit. Vaak wordt urgent dan ook gezien als synoniem voor belang. Als dit chronisch plaatsvindt, gaat het (meestal) vroeg of (soms) laat fout. De uitdaging is om de verschillende betekenissen van beide bovenstaande begrippen scherp op je netvlies te hebben.

>> Word het steeds drukker en er is een personeelstekort? Lees de adviezen<<

Vier prioriteitsgroepen

Als dat is gebeurd, kun je beide begrippen op een balans zetten om prioriteiten te kunnen stellen. Er zijn dan vier mogelijke prioriteitsgroepen:

• Belangrijk en urgent: doen en als het even kan gepland. De uitzondering moet zijn dat je alles uit je handen laat vallen voor iets anders. Ontzorgen is vooral: gepland doen en niet schrikken als er iets onverwachts ‘door het plafond’ komt.
• Belangrijk en minder urgent: plannen en dan uitvoeren en niet uitstellen. Ontzorgen op hoog niveau is, vanuit rust, zeker 40 tot 50 procent van je tijd gepland werken.
• Minder belangrijk en (ogenschijnlijk) urgent: van niet doen tot doen, maar dan ‘quick and dirty’. Daartussen kun je je creativiteit gebruiken voor klantgerichte oplossingen.
• Minder belangrijk en minder urgent: van niet doen tot even doen. Soms is het leuk en zinvol om iets te doen dat nauwelijks tot geen waarde toevoegt, maar wel leuk is en energie geeft.

Ontzorgen op hoog niveau betekent dus goed zijn in het maken van keuzes op basis van de juiste prioriteiten. Dit zorgt voor minder verrassingen, en meer rust en ruimte voor reflectie.

Door Peter Vos

Meer weten?

In de eendaagse training ‘Ontzorgen op hoog niveau’ leer je hoe je samen met je manager jullie samenwerking vormgeeft zonder dat je jezelf wegcijfert. Om jouw rol goed in te vullen is het goed om bij te blijven. Bekijk daarom ook eens deze trainingen: Strategisch denken en handelen als managementassistent, Projectassistent; pak je rol en Helder en tactvol communiceren.