Fijne Officetips voor ondersteuners

Office-expert Ed Hartskeerl ziet dat het in veel organisaties nog ontbreekt aan Office-beleid. Maar afspraken zijn noodzakelijk, zegt Ed. “Anders wordt het een zooitje.” Hij geeft alvast wat fijne en praktische Officetips voor jou als assistant.

Door Michael van Dorp

De basisvaardigheden van Office (Outlook en Word) beheerst bijna iedereen. Maar de technieken en werkwijzen zijn constant aan het veranderen. Met de komst van nieuwe applicaties als OneDrive, SharePoint, Teams en andere apps van Microsoft 365 wordt het noodzakelijk om beleid op te stellen.

Naast basisvaardigheden gaat het nu om vragen als: hoe sla je bestanden op in de cloud? Hoe werk je efficiënt en effectief samen? Zeker nu we hybride samenwerken.

Gebruik Microsoft Teams: uitdagingen

Ed: “Online samenwerken vereist beleid. Een van de grootste uitdagingen die ik teams tegenwoordig zie hebben, is om maar één versie van een bestand te hebben in de organisatie. Verwarring over verschillende versies en locaties kan allang tot het verleden behoren, maar dan moet je het wel goed organiseren.”

> Het is slim om daarover een digitale etiquette op te stellen. <<

Ed ziet het vooral in het gebruik van Microsoft Teams vaak misgaan. “Als iemand iets zegt in een kanaal, is het dan de bedoeling dat alle andere teamleden dat lezen? Of moet de zender mensen taggen voor wie het bericht is bedoeld? Hoe laten die mensen vervolgens weten dat ze het hebben gelezen? Je kunt bijvoorbeeld een duim opsteken, als je dat vooraf hebt afgesproken en iedereen weet wat die duim betekent. Nog een voorbeeld: het opslaan van bestanden in Teams. Doe je dat of niet? En zo ja: wat spreek je af over mappen en metadata zodat het geen zooitje wordt?” Wil je vergaderingen in Microsoft Teams effectiever, interactiever en ook gewoon leuker maken? Lees dan eens dit artikel.

Waan van de dag

Veel werknemers willen in de waan van de dag geen tijd nemen om hun digitale vaardigheden te updaten. Terwijl ze daar op de langere termijn juist tijd mee kunnen besparen. “Als je de ontwikkelingen lang genoeg negeert, kun je op een gegeven moment niet meer meedraaien. Het is net als met een rijbewijs: hoeveel mensen blijven zich, na het halen daarvan, verdiepen in de verkeersregels?”

Blijf bijspijkeren

Eds advies voor bestuurders en eindgebruikers is duidelijk: blijf regelmatig bijspijkeren. “Herhaal bijvoorbeeld jaarlijks en maak er dan ook maatwerk van. Formuleer wat de cursisten in hun functie nodig hebben en stap daarmee naar de trainer. Op die manier is alle tijd in de training goed besteed.” Wil jij je aan de slag met trainen van je digitale vaardigheden? Bekijk dan ook eens deze workshops over MS Teams, Outlook en OneNote.

Favoriete Officetips van Ed

De microfoon in Word (‘Dicteren’).

“Je kunt Word alles laten transcriberen. Dan hoef je de tekst alleen nog te redigeren. Als je de komst van dat soort functionaliteiten mist of niet de tijd neemt om ze te leren gebruiken, raak je achter op je vakgenoten.
De dicteerfunctie herkent ook opdrachten als ‘uitroepteken’ en ‘nieuwe regel’, zodat je achteraf minder hoeft te redigeren. Je kunt in Word tegenwoordig ook andere bestandstypen openen en bewerken, zoals pdf’s en PowerPoint-presentaties.

Gele kwastje in Word.

“Sommige Word-gebruikers zien het gele kwastje wel in de werkbalk staan, maar hebben geen idee wat het doet (tekstopmaak kopiëren en plakken, red.). En met Snelonderdelen kun je hele lappen voorgeprogrammeerde tekst invoegen, inclusief opmaak en afbeeldingen. Heel handig als je vaak dezelfde passages gebruikt.”

F11 in Excel

“Mijn Excel-tip bestaat al lang, maar blijft leuk. Selecteer een cel in een tabel, druk op F11 en het programma maakt een grafiek. Wil je alleen een grafiek van een gedeelte van de tabel, selecteer dan eerst die gegevens.

Video in PowerPoint

“In PowerPoint kun je heel makkelijk een video maken, via Bestand -> Exporteren -> Een video maken. Je slaat je presentatie dan op als video waarin alle slides, animaties en audio worden meegenomen.”

Toveren met Office

Op 12 mei (en op 15 november) verzorgt Ed Hartskeerl de training Toveren met Office voor Management Support. In deze eendaagse klassikale training maak je kennis met de soms verborgen hulpmiddelen die Word, Excel en PowerPoint te bieden hebben.