Goede prioriteiten in 5 stappen

Als je het druk hebt, valt het niet mee om prioriteiten te stellen. Vaak houd je zoveel ballen tegelijk in de lucht, dat je simpelweg geen overzicht meer hebt. Oftewel: het schrapt zo lastig als je niet precies weet wat er te schrappen valt. Hoe kom je snel tot jouw prioriteitenlijst?

1 Maak tijd voor je prioriteiten

Ingevingen vallen niet spontaan uit de lucht als je het druk hebt, daar zit je hoofd te vol voor. Blok een ochtend of middag vrij en sluit je van alles en iedereen af. Of ga ’s avonds een blokje om: frisse lucht en beweging doen wonderen.

2 Bedenk wat je kernactiviteiten zijn

Waarom is jouw rol in het leven geroepen? Waarin maak je het verschil of waarop is jouw succes gebaseerd? Welke werkzaamheden vallen onder die kernactiviteiten?

3 Maak een overzicht van al je activiteiten

Denk aan projecten, overleggen, uitvoerende werkzaamheden, et cetera. Beschrijf de werkzaamheden in hoofdlijnen. Doe per activiteit de urgent/belangrijk check.

4 Zet de juiste werkzaamheden hebben in je agenda

Dit zijn de taken die de urgent/belangrijk check overleefd hebben. Ga maar eens letterlijk puzzelen. Kom je uit met je tijd? Zijn je doelen wel realistisch?

5 Maak keuzes en handel ernaar

Deze belangrijkste stap wordt helaas vaak overgeslagen. Zit je agenda nog steeds te vol? Dan moet je iets doen. Je agenda wordt niet vanzelf leeg namelijk. Beslis waarop je je met volle aandacht gaat richten en organiseer de randvoorwaarden die dit mogelijk maken.
Ga je dingen niet, anders of juist vaker doen? Informeer dan de betrokkenen, of pleeg op zijn minst overleg. Maak een concreet actieplan over hoe je tot jouw ideale tijdsbesteding komt en begin gewoon met de eerste stappen. Gaandeweg kom je vanzelf tot inzicht in wat voor jou werkt of niet.

De aanhouder wint, dus negeer je comfortzone

Het stellen van prioriteiten is topsport. Het vereist overzicht, inzicht en moed om de dingen anders te doen dan je voorheen deed. Hoogstwaarschijnlijk moet je uit je comfortzone en… misschien stuit je op weerstand. Je omgeving zit immers niet in hetzelfde proces als jij, dus zal jouw keuzes niet zomaar voor zoete koek aannemen.

Alle verandering begint met wrijving, en je onderbuik zal je werkelijk smeken om weer terug te keren naar de gebaande paden. Maar, zoals het gezegde luidt: zoals men zaait, zo zal men oogsten. Ga jij voor een nieuwe oogst?
Dit blog is geschreven door Sandra van Dijk, timemanagement expert en docent van onderstaande cursus.

Cursus timemanagement voor de management assistant

Wil je meer uit je dag halen en effectiever werken? Wil je weten hoe je ad-hoc taken gestructureerd oppakt en de regie pakt? Na deze praktische cursus Digitaal Timemanagement voor de assistant werk je met de juiste tools om slimmer (digitaal) te werken en dit te delen met jouw collega’s. Met training Outlook: een lege inbox.

Bekijk het programma.