Het geheim van goede notulen…

…is toch echt een goede voorbereiding. Veel deelnemers aan een vergadering hebben geen idee van wat er allemaal bij komt kijken. We geven je alvast een aantal tips voor de voorbereiding én uitwerking.

Is notuleren een lastige klus?

Notuleren wordt door ondersteuners vaak gezien als een lastige klus. Want hoe weet je wat je moet opschrijven en wat je juist moet weglaten? Hoe kun je bijhouden wat er wordt gezegd? Hoe weet je wie wat zegt?

Het enige dat deelnemers willen hebben, is een correct en goed leesbaar verslag van de vergadering. Pas als je zelf een keer een vergadering hebt genotuleerd, weet je dat daar het nodige bij komt kijken en dat notuleren een tijdrovende klus is:

• Voorbereiding?
• Doelen bepalen?
• Verslagvorm bepalen?
• Wat komt er wel in het verslag en wat niet?
• Spreektaal omzetten naar schrijftaal?

Maar het hoeft niet lastig te zijn…

Een goede voorbereiding is het halve werk

Als je onvoorbereid bent, wordt de notuleerklus niet gemakkelijk. Want hoe lastig is het als je niet weet waarom punten op de agenda staan? Zonder doel weet je ook niet wat je moet opschrijven en welke zaken je uit een discussie moet halen voor je notulen.

Als je al eens hebt genotuleerd, herken je het wel: tijdens de vergadering ontstaat een uitgebreide discussie waarbij alle deelnemers van alles inbrengen. Help! Ja, inderdaad ‘help’ als je niet weet wat het doel is van het agendapunt.

Als je dit wel weet, is er geen enkele reden tot paniek. Je weet dan wat belangrijk is en wat niet. Gaat het in de discussie om het agendadoel? Prima, dan schrijf je er wat van op. Is de discussie erg interessant maar heeft deze niets te maken met het doel? Dan kun je het dus weglaten.

Het uitwerken: de gouden 10 minuten

Na de vergadering wacht je de grootste klus: het ordenen van je aantekeningen en er een perfect vergaderslag van maken. Heb je wel eens gehoord van de gouden 10 minuten? Deze helpen je om je aantekeningen zo duidelijk te maken dat je er bij het uitwerken zo doorheen vliegt! Een aantal tips:

• Vul aantekeningen aan waar nodig.
• Streep overbodige aantekeningen weg.
• Zet afkortingen om in hele woorden. Nu weet je nog wat je ermee bedoelt…
• Zorg ervoor dat alle besluiten, acties, actienemers en data duidelijk zijn.
• Doe dit nog in de vergaderzaal. Vaak blijven de deelnemers na de vergadering nog even ‘hangen’. Wanneer je één van hen nog iets wilt vragen, kun je dat direct doen.

Wanneer je hiermee wacht totdat je weer achter je bureau zit, loop je het risico dat je de gouden 10 minuten niet kunt toepassen. De telefoon gaat direct weer, er staan nieuwe e-mails in je inbox die je meteen moet beantwoorden en collega’s komen naar je toe om allerlei zaken te vragen. Dan is er des te meer reden om echt de tijd te nemen voor de gouden 10 minuten. Je zult merken dat je er veel profijt van hebt.

Hoe dan ook, notuleren blijft een intensieve bezigheid die de nodige vaardigheden vereist. Je leert het vooral door het te doen.

Dit blog is gebaseerd op het blog Help, ik moet notuleren… van Mary-José ter Heegde, voorheen docent cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau.

Cursus Notuleren en Verslaglegging op strategisch niveau

Tijdens de 2-daagse cursus Notuleren en Verslaglegging op strategisch niveau ga je praktisch aan de slag van voorbereiding tot uitvoering. Na afloop zijn jouw verslagen op het juiste niveau én neem je zelfverzekerd deel aan vergaderingen. <<Bekijk het programma>>