Lean werken als secretaresse? Neem deze 5 stappen…

Ben je nog niet bekend met de ‘lean’ manier om slimmer te werken en verbeteringen door te voeren? En hoe ga je hiermee op het secretariaat aan de slag?

Docent Paul van Schaijk geeft je 5 stappen

1. Krijg inzicht in je belangrijkste processen en klanten
   Het verbeteren van werkzaamheden (proces) begint niet bij jezelf… Maak eens een overzicht van jouw belangrijkste processen, zoals voorraadbeheer, rapportages en vergaderingen plannen. Bepaal ook wie hiervan de belangrijkste gebruikers zijn (jouw klanten). Hierna kan je pas aan de slag om daadwerkelijk te verbeteren.
2. Interview je belangrijkste klanten: wat werkt wel en niet?
   Kijk met je klanten naar de processen die jij uitvoert en waarbij ze regelmatig betrokken zijn. Stel hen eerlijke vragen, zoals: ‘Wat werkt goed?’, ‘Wat werkt niet goed?’ en ‘Wat zou je anders willen?’. Vervolgensprobeer je de redenen weg te nemen waardoor jouw (interne of externe) klant een slechte dag heeft.
3. Heb je de nodige informatie om het probleem op te lossen?
   Zorg dat je inzicht krijgt in het hele proces om de pijnpunten inzichtelijk te maken: ‘Wat heb ik nodig?’, ‘Wat krijg ik nu?’ en ‘Wat moet ik gaan halen?’. Dit is belangrijk om de omvang van het probleem te begrijpen en hieraan de juiste prioriteit toe te kennen.
4. Vorm een ​​team van collega’s die betrokken zijn bij het proces
   In zo’n team zijn er waarschijnlijk al veel ideeën om de problemen aan te pakken en doelgericht op te lossen. Als je bijvoorbeeld kijkt naar het proces voor het in dienst nemen van een nieuwe medewerker zal hier HR bij zitten, maar ook een afdelingsmanager en financiën voor de salariëring.
5. Niet alleen de klant, ook de medewerkers zijn belangrijk
   Ze weten vaak waar processen niet goed lopen, waar fouten worden gemaakt of waar inefficiënt wordt gewerkt. Soms zijn dit problemen die niet eens bekend zijn bij jou! Misschien zijn ze terughoudend door ervaringen in het verleden, maar juist bij deze medewerkers zit de kennis en ervaringen van de processen, en ook de kennis om het te verbeteren.

Lees het volledige blog van Paul van Schaijk

Cursus Lean werken voor de management assistent

Lean werken is vaak gewoon doen: breng je situatie in kaart en bekijk welk verbeterpotentie erin zit. Met de 3-daagse Orange Belt cursus Lean werken voor de management assistent op HBO-niveau krijg je de handvatten en tools om dit ook daadwerkelijk te realiseren. Als je hierna jouw Lean kennis hebt ontwikkeld, weet je hoe je jouw collega’s ondersteunt bij het uitvoeren van een Lean project: je vindt samen de oplossing voor het probleem.