Maak tijd voor je eigen werk: leer nee zeggen

Hoe vaak komt het voor dat je druk bezig bent met je eigen werk en er een vraag van een ander tussendoor komt? De vraag heeft niet met jouw werk te maken, er is zelfs iemand anders verantwoordelijk. Je zegt nog nee, maar de ander zegt: ‘Je regelt dit altijd zo goed’. En voordat je het weet, ben je het gevraagde aan het regelen of organiseren…

Ja tegen de ander = nee tegen jezelf

Als je druk bezig bent met ad hoc werk van anderen, heb je logischerwijs minder tijd voor je eigen werk. Oftewel: minder tijd om strategisch en inhoudelijk bezig te zijn. Terwijl dit je werk juist interessant maakt én jouw toegevoegde waarde duidelijk maakt aan je werkgever.

Zeg eens wat vaker nee tegen de ander

Je denkt nu vast: ‘Hoe kan ik dit veranderen? Ik dien toch servicegericht te zijn als assistant?’. Heb je wel eens nagedacht over de risico’s als je niet leert om nee te zeggen op de vragen van een ander? Jij bent dan degene waar mensen altijd naartoe komen, maar je ontneemt jezelf de kans om leuke, interessante werkzaamheden op te pakken. Dit zijn nou juist de werkzaamheden waarmee je toegevoegde waarde creëert voor alle betrokkenen. Je moet – herstel, je wil – dus soms voor jezelf kiezen.

Hoe pak je dit concreet aan?

Trainer Anita van Oijen-Hanegraaf heeft hiervoor drie voorstellen:

• Geef bij de vraagsteller aan waar hij/zij terecht kan met de vraag. De juiste persoon beantwoordt de vraag meteen, waardoor het sneller geregeld is én er geen ruis op de lijn komt.
• Hoor jij de vraag wel te beantwoorden? Geef dan aan dat het niet uitkomt, maar op een ander moment wel. Zorg dan wel dat je de afspraak nakomt.
• Krijg je structureel dezelfde vragen? Organiseer of communiceer dan op een manier waarop je de vragen voorkomt.

Nog een tip: weet waar je grenzen liggen

Goede samenwerking bestaat uit begrenzing. Als je niet precies weet waar je grenzen liggen (over wie je bent, waarvoor je verantwoordelijk bent en wat jij ok vindt), ga je twijfelen en wordt het onduidelijk wat je precies bedoelt.

Probeer er maar eens op te letten wanneer je twijfeltaal gebruikt. Denk aan misschien, eventueel of waarschijnlijk, versterkt door weifelende hulpwerkwoorden zoals kunnen en zouden. Je weet in die specifieke situatie niet goed waar je voor staat. En als jij niet weet waar je echt voor staat, hoe weten anderen dan waar de grens ligt?

Leer meer over zelfmanagement en goed communiceren

Je leest dit blog, dus je bent bezig met een volgende stap: je wil jezelf persoonlijk ontwikkelen en daardoor je functioneren naar een hoger niveau brengen.

Tijdens de 5-daagse opleiding Senior Management Assistent ga je aan de slag met zelfmanagement: het vermogen om effectief te communiceren, regie te nemen en doelgericht te handelen met een positieve houding. Hiermee versterk je je zakelijke ondersteuning aanzienlijk. Download de brochure.