Ontwikkeling begint bij jezelf: tien tips voor assistants

Het vak van assistant verandert. Zeker nu AI steeds ‘slimmer’ wordt, gaan de veranderingen razendsnel. Wees dus voorbereid. Wat kun je vandaag doen om nu en in de toekomst mee te komen? Tien waardevolle tips.

Door Karen Visser

1. Zorg dat je zelf goed weet wat je takenpakket is

Je hebt er vast door de jaren heen flink wat taken bij gekregen. In hoeverre doe je eigenlijk wat er op je functieomschrijving staat? Heb je die functieomschrijving nog wel? Hoe beter je je taken en verantwoordelijkheden kent, hoe beter je kan onderhandelen bij veranderingen of beloningsgesprekken.

2. Blijf lezen over je vakgebied

Lees vakliteratuur, krant, nieuwsbrieven, bezoek websites. Stel bij Google Alerts een melding in voor de woorden waar je informatie over wilt binnen krijgen om zo nieuws te volgen over je vak. Zo blijf je up-to-date en krijg je een frisse blik op werk.

3. Wees voorbereid op de robot

Welke taak van jou is dusdanig te automatiseren dat deze door een robot of computer kan worden overgenomen? Wat dacht je van een tekst schrijven door Chat GPT of notuleren door Slack GPT? Er zullen altijd taken zijn die wegvallen, maar de kunst is om goed in beeld te hebben waar jouw meerwaarde zit.

4. Wees voorbereid op de zzp’er

Welke taak van jou is los te koppelen en uit te besteden aan een freelancer of virtual assistant? Geeft dat je ruimte en lucht om andere taken op te pakken, of wordt jouw functie grotendeels uitgehold? Kijk naar meerdere scenario’s en bedenk wat jouw meerwaarde is ten opzichte van een freelancer.

5. Word je bewust van jouw unieke touch

Welke taken heb jij waarvoor jij echt degene bent die hem moet uitvoeren, wil het goed gebeuren? Wat is jouw persoonlijke en unieke aanpak? Die taken zijn het meest waardevol.

6. Weet welke vaardigheden in de toekomst het meest waardevol zijn

Hoe scoor jij op bijvoorbeeld technische of digitale taken? Waar zit men op te wachten in 2023 en verder? Waardevolle vaardigheden zijn onder andere goed samenwerken in online omgevingen zoals Sharepoint en Teams en tools zoals Excel of Trello. En het maken van goede ‘prompts’ in Chat GPT…

7. Blijf in contact met je vakgenoten, binnen en buiten je organisatie

Sluit je op LinkedIn aan bij een groep voor managementondersteuners (zoals die van Management Support). Een groot netwerk is belangrijk om jezelf te ontwikkelen en te promoten. Daarnaast is het altijd handig om extra contacten in je netwerk te hebben die je kunnen helpen bij sommige taken (een andere managementondersteuner kan de perfecte locatie voor jouw volgende event weten).

8. Organiseer binnen je organisatie gesprekken over jullie functie

Wat is een assistant anno nu? Wat verwachten jullie interne klanten dat er gaat veranderen in een, twee of vijf jaar tijd? Denk aan een rondetafelgesprek, een aantal interviews, enquête of een andere opzet om dergelijke gesprekken te voeren (of doe eens een snelle poll via Teams).

9. Zoek contact met andere expertises

Met name je IT-collega’s weten wat de ontwikkelingen zijn en hoe die jouw vakgebied kunnen raken. Zorg dat je op de hoogte blijft van de keuzes die de organisatie maakt en gaat maken.

10. Ontwikkel jezelf waar dat kan

Een kijkje achter de schermen bij een andere afdeling kan waardevol zijn. En schrijf je in voor een training, opleiding of evenement. Tip: op 16 november hoor je alles over slim samenwerken met AI op het Future Smart Event in de Jaarbeurs Utrecht!