Een nieuwe collega inwerken? Tips voor assistants die ook hr-taken doen

Als je ondersteuner bent met hr-taken, dan zal je waarschijnlijk ook te maken hebben met onboarding ofwel: het inwerken van nieuwe medewerkers. Maar goed inwerken (onboarden) is nog niet zo makkelijk als het lijkt…

Door redactie Management Support

Verwelkom je een nieuwe medewerker of stagiair? Let dan op de volgende do’s. Ze zijn essentieel want wie zich welkom voelt, is productiever, blijft langer bij de organisatie en voedt zelf ook weer een goede werksfeer.

Belangrijke do’s van het onboarden

1. Spreek helder over de organisatie tijdens het sollicitatiegesprek. (En wek geen valse verwachtingen.)
2. Zorg op de eerste werkdag voor een buddy en kennismakingsgesprekken. (Laat degene niet alleen met slechts een map leesvoer.)
3. Stuur de nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag een persoonlijke attentie. (Laat hem of haar niet in het ongewisse tot de eerste werkdag.)
4. Stel een uitgewerkt onboardingsprogramma samen. (Laat diegene niet in zijn uppie zwemmen en het zelf uitzoeken. Stop niet te snel met die begeleiding, een week of zelfs een maand is eigenlijk te kort.)
5. Help de nieuwe medewerker met het opbouwen van een netwerk. Plan kennismakingsgesprekken en evaluaties.
6. Geef de nieuwe medewerker meteen toegang tot relevante systemen. (Je wil niet dat iemand duimen zit te draaien omdat een systeem niet toegankelijk is.)
7. Spreek zoveel mogelijk fysiek af met de nieuwe medewerker. (En houd niet alleen online contact.)
8. Geef andere collega’s ook een rol in de onboarding en creëer draagvlak daarvoor.
9. Betrek het management actief in de onboarding.

Hierdoor voelt iemand zich welkom en gezien en zwemt hij niet verloren rond in de organisatie. Meer informatie over onboarden lees je ook in onze nieuwe Collectie Hr-taken.

Hr-taken en begrenzen

Wanneer hr-taken deel uitmaken van je pakket, dan is het wel zaak om grenzen te stellen. Karen Visser heeft hier tips voor:

Ken je taken en informeer anderen

Welke taken horen wel en niet bij je? Ben je aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers, doe je ook de werving of alleen de administratie? Vertel dus steeds helder (en herhaal) wat medewerkers van jou kunnen verwachten op hr-gebied.

Verdiep je in het vakgebied

Abonneer je op relevante nieuwsbrieven, word lid van groepen op LinkedIn of ga een training volgen op hr-gebied. Ook als het niet je hoofdtaak is, is het belangrijk genoeg om je te verdiepen.

Automatiseer en standaardiseer zoveel mogelijk

Dan hoef je niet elke keer opnieuw na te denken over bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst. Investeer wat tijd om het de eerste keer goed te doen én goed op te slaan.

Besteed uit wat je zelf niet kunt of leg terug bij de hr-manager

In je eentje kun je niet alles weten; sommige dingen moet je door een deskundige laten doen.

Informeer de medewerkers over processen

Hoe meld je je ziek, hoe meld je je beter? Het is fijn als medewerkers dat vanaf dag 1 in dienst allemaal weten en ook hoe de administratie daarvan verloopt.

Zet (nog meer) in op je integriteit

Je ziet als hr-assistent ook gevoelige zaken als salarisstroken en beoordelingen. Blijf discreet. Richt de administratie optimaal in en houd het apart. De kantoorartikelen en personeelsdossiers horen niet in dezelfde kast thuis. Scheid deze werkzaamheden dus ook fysiek van elkaar.

Trainingen rond hr

Meer weten over het optimaal invullen van je hr-taken? Bekijk dan de training HR in de praktijk. Of de nieuwe training Begeleiden en inwerken van stagiairs nieuwe collega’s.