Hoe organiseer ik een coronaproof bedrijfsevenement?
Organiseer je een bedrijfsevenement, dan plan je normaal gesproken ver vooruit. Je regelt een (meestal fysieke) locatie, catering, sprekers en muziek voor een evenement dat over een paar maanden plaatsvindt.
Door de coronacrisis en de aangepaste richtlijnen, wil je inmiddels echter snel kunnen schakelen omdat de omstandigheden veranderen. Als je voorheen 200 bezoekers ontving tijdens een zakelijke presentie, is dat nu wellicht not-done in precies dezelfde ruimte.
Wat de regels, normen en waarden zijn over een aantal maanden, is simpelweg niet te voorspellen. En toch ga je nù een evenement organiseren. Waar moet je dan op letten?
Denk vooruit met scenario A, B en C
Allereerst is het belangrijk om vooruit te denken. Met welke scenario’s moet je rekening houden? Denk aan:
- Maximum aantal bezoekers op locatie
- Face-to-face, hybride of online event
Waar begin je? Je doet er verstandig aan om je huidige opzet eens goed te bekijken en te bedenken welke extra coronamaatregelen van invloed zijn op jouw event. Kun je het door laten gaan wanneer het maximum aantal bezoekers op locatie 30 personen is? Kun je doorgaan op het moment dat ‘het sentiment’ vraagt om meer afstand tussen de deelnemers? Kun je doorgaan op het moment dat je geen bezoekers op locatie mag ontvangen?
Dit vraagt om het uitdenken van diverse scenario’s. Hoe flexibeler je de opzet op voorhand maakt, hoe sneller je kunt schakelen op moment dat het nodig is. Denk bijvoorbeeld aan een online back-up die je al bespreekt met alle sprekers.
Werk de scenario’s uit
De volgende drie bedrijfsevent-varianten kunnen je helpen om deze scenario’s uit te werken.
1. Een klein en exclusief bedrijfsevenement
Maak je event exclusiever door slechts een aantal gasten uit te nodigen. Hierdoor is de kans dat je event door kan gaan groter geworden en kies je tegelijkertijd voor een positieve aanpak. Bezoekers voelen zich vereerd als juist zij worden uitgenodigd voor een exclusief bedrijfsevent.
2. Het event met ruime onderlinge afstand
Kies voor een locatie die voldoende ruimte biedt voor het sentiment (mocht er toch weer een nieuwe corona-golf komen). Je hebt nu namelijk een grotere locatie nodig om plek te kunnen bieden aan bijvoorbeeld 50 personen op veilige afstand. En stel nou dat je tegen de tijd van het event deze afstand niet langer hoeft te houden, dan kun je kiezen voor extra aankleding van de locatie of over te gaan op een kleinere locatie.
3. Hybride of online bedrijfsevent
Wil je meer bezoekers ontvangen? Voeg dan een online component toe aan je event of organiseer het zelfs helemaal online.
Laten we beginnen met hybride. Je kunt hierbij twee dingen doen:
- Stel je wil graag een fysiek onderdeel behouden in je programma, dan kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om je belangrijkste gasten uit te nodigen voor het fysieke gedeelte. Daarnaast maak je een livestream aan voor de andere gasten, die vanuit huis of werk het event bijwonen. Dit is een minder interactieve oplossing. Het programma en de doelstelling moeten daar dus wel bij passen. Als het gaat om ‘het zenden van informatie’ dan is deze oplossing geschikt.
- Stel je wil een meer interactieve vorm, omdat je bijvoorbeeld discussies wilt faciliteren, dan kun je ervoor kiezen om een apart online programma te bieden, eventueel naast een fysiek gedeelte. Voor het online programma kun je tools als Zoom en Teams gebruiken. Voor grotere bezoekersaantallen zijn specifieke tools voor online evenementen mogelijk beter geschikt.
Ga je volledig online met je event? Dan kun je je sprekers ook uitnodigen in een studio. Het event gaat hierdoor wat meer lijken op een tv-uitzending. Bouw dan wel momenten in om de betrokkenheid hoog te houden en bezoekers actief te laten deelnemen. Je kunt bijvoorbeeld pakketjes toesturen die ze tijdens het event mogen openen met leuke attenties, lunch- of borrelpakket of eventuele opdrachten.
Laat die creatieve ideeën maar komen!
Opleiding Event Management
Ben je blij met deze tips, maar ontbreekt het je aan tijd om zelf actief op zoek te gaan naar informatie?
Meld je dan aan voor de 2-daagse cursus Event Management voor de assistent en leer hoe je bedrijfsevenementen succesvol organiseert van voorbereiding tot uitvoering. Volledig flexibel en (indien nodig) coronaproof!
Volg ons