Van gemiste kans naar een persoonlijke, vriendelijke mail – de gouden tip

Met wat aandacht kun jij van elke mail een persoonlijke, goed geschreven, correcte en vriendelijke mail maken. En dat is veel makkelijker dan je denkt.

Door Judith Winterkamp

Schrijftrainer Judith Winterkamp geeft onder meer de training Creatief zakelijk schrijven. Ze beschrijft hier hoe ze aan het denken werd gezet door een mail van de bouwer van haar serre. Is de serre eerst nog een droom die in vervulling gaat, algauw blijkt de serre zo lek als een mandje… Regenwater stroomt langs de wanden naar beneden. Judith stuurt een mail naar de serrebouwer en krijgt antwoord, maar is ze er blij mee?

Geachte heer/mevrouw,

Hierbij wil ik u informeren over de status aangaande service melding. Er zal door ons een specialist ingeschakeld worden die een opname op locatie komt doen.

In afwachting van de uitkomst stellen we u op de hoogte. Mocht u tussentijds vragen en/of opmerkingen hebben horen we het graag.

Hopende u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd,

Groet,

Patrick van Buiten

Slordig, afstandelijk, onpersoonlijk

Eerst was ik blij met de boodschap: een deskundige komt ons probleem oplossen. Toch knaagt er iets. De mail van Patrick is afstandelijk, slordig en onpersoonlijk. Het bericht had aan elke willekeurige klant met een klacht geschreven kunnen zijn. Niet alleen door het anonieme ‘Geachte heer/mevrouw’. Nergens staat ons probleem genoemd. Nergens toont de schrijver betrokkenheid.

Spelfouten

Wat gaat er mis? Patrick schrijft service melding in plaats van servicemelding, dus zonder spatie. Zo’n spelfout lijkt een kleinigheid, maar dat is het niet. Fouten storen. Bovendien vraag ik me af of Patrick de moeite heeft genomen om het bericht na te kijken op de spelling.

Ouderwetse woorden

Patrick schrijft in ouderwetse en hoogdravende woorden. Waarom ‘aangaande‘ en niet ‘over’? Waarom ‘informeren’ en niet het gewone ‘laten weten’? Waarom zo formeel

Onpersoonlijk

‘Hierbij wil ik u …’ en ‘Hopende u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd’ zijn clichés en zo onpersoonlijk. Twee inhoudsloze zinnen die je te pas en te onpas kunt gebruiken. Dat stoort me. Ik wil dat de schrijver zich tot mij richt. Dat hij contact met mij maakt.

Haast, ongemak en afstand: een gemiste kans

In sommige zinnen ontbreken woorden. In ‘Hierbij wil ik u informeren over de status aangaande service melding’ ontbreekt het woord uw. Hij is dus te kort door de bocht en daardoor onvriendelijk.

Ik voel me nou eenmaal fijner als ik vriendelijk word aangesproken. Nou ken ik Patrick niet, maar ik ga ervan uit dat het een aardige vent is. Het jammere is dat ik geen vriendelijkheid voel in zijn tekst. Ik voel haast, ongemak en afstand. Een gemiste kans.

Ook creatief zakelijk schrijven? Volg de training

Hoe moet het dan wel? Schrijf gewoon!

Met wat moeite en aandacht ziet de mail er heel anders uit. Is dat belangrijk? Ja. Zie het als een investering in de relatie. Hoe moet het dan? Gewoon, heel gewoon. Daarmee bedoel ik een mail in  correct Nederlands.

Bijvoorbeeld zo:

Beste mevrouw Winterkamp,

U heeft ons een mail gestuurd waarin u vertelt dat uw serre weer lekt. Dat vinden we heel vervelend. We hebben een gespecialiseerd onderzoeksbureau gevraagd uw klacht te onderzoeken. Zij bellen u binnen een week om een afspraak te maken voor de inspectie.

Als u vragen heeft, dan hoor ik het graag.

Groeten,

Patrick van Buiten

Gouden tip voor een vriendelijke mail

Eigenlijk is het heel simpel om een vriendelijke mail te schrijven. Doe alsof je tegen je buurvrouw, neef of vader praat. Wedden dat je dan een heel andere tekst schrijft?

Ik zet de schrijftips op een rij:

• Check je mail op spelfouten
• Schrijf volledige zinnen, of heel bewust een korte
• Schrijf persoonlijk, dus geen clichés
• En schrijf in gewone Nederlandse taal van nu
• Wees vriendelijk
• Laat zien dat je het probleem echt vervelend vindt voor de lezer

Judith Winterkamp is schrijftrainer. Dagelijks leert ze professionals hoe ze zakelijke teksten als brieven, mails en beleidsteksten en andere teksten makkelijker kunnen schrijven. Teksten die ook nog eens makkelijker leesbaar zijn. Voor Management Support geeft zij de training Creatief zakelijk schrijven.

Van deze blog verscheen eerder een langere versie op Management Support.nl