Zo geef je sturing aan een projectteam; 7 tips

Ook als je niet formeel de leiding hebt over leden van je projectteam, kun je daarin wel leiderschap tonen: zeven tips.

Als projectmanager ben je vaak niet de leidinggevende van de leden in je projectteam. Dat betekent dat je geen gezag over hen hebt en hun niet kunt vertellen wat ze moeten doen. Het enige wat je kunt doen, is als team samenwerken en de leden zoveel mogelijk motiveren om de gewenste bijdrage te leveren.

1. Zorg voor een duidelijk overzicht

Dit kan een uitdaging zijn, vooral als projectteamleden al overbelast zijn. Het wordt een probleem als ze het te druk hebben en geen tijd hebben om aan je project te werken.

Toch kun je een paar dingen doen om de projectplanning op schema te houden. Bied duidelijkheid en overzicht aan je projectteam. Dit zorgt ervoor dat ze precies weten wat ze moeten doen en wanneer ze bijvoorbeeld documenten moeten opleveren.

2. Werk als een team samen aan oplossingen voor individuele problemen

Maak een overzicht met alle acties en documenten die nodig zijn om het project te laten slagen. Vermeld hier ook wie verantwoordelijk is en wanneer de deadline is.

In projectteamvergaderingen loop je door de actielijst heen met je projectteamleden. Je doorloopt alle acties één voor één en bespreekt de status met het teamlid dat verantwoordelijk is.

Wanneer een deadline niet haalbaar blijkt te zijn, probeer dan samen met het team een ​​oplossing te vinden. Dit creëert een gevoel van teamwerk en het maakt het makkelijker voor je collega’s om het aan te geven als ze een probleem tegenkomen.

3. Voorkom vertraging in projecten: handel proactief

Wacht niet met het controleren van acties en de oplevering van documenten tot de projectteamvergadering plaatsvindt, of tot de deadline. Vraag je teamleden elke week hoe het gaat. Als je merkt dat enkele projectteamleden het nodig hebben om afzonderlijk af te stemmen over de voortgang, ga dan even langs hun bureau of plan een (video)gesprek met ze in om te zien hoe je kunt helpen.

Misschien heeft een teamlid andere prioriteiten of zijn de prioriteiten op managementniveau gewijzigd en is jouw project lager op de agenda gekomen. Probeer altijd in gesprek te blijven. Zo blijf je op de hoogte van eventuele problemen.

4. Bespreek wekelijks de voortgang van het project

Door wekelijks een duidelijk overzicht te creëren van de voortgang van het project, structuur te geven en je team aan te sturen, zorg je voor helderheid. Het is erg belangrijk om alle actiepunten met al je teamleden in detail door te nemen, om op de hoogte te blijven en ervoor te zorgen dat je project op schema blijft.

Door wekelijks de algehele projectplanning te communiceren, laat je teamleden zien in welke fase het project zich bevindt en wanneer de belangrijke deadlines eraan komen. Zo creëer je bewustzijn en urgentie van het project, om aan acties te werken en niet uit te stellen.

5. Zoek samen naar een oplossing wanneer projectresultaten uitblijven

Als een teamlid, ondanks jouw duidelijke leiding en communicatie, nog steeds problemen heeft met het uitvoeren van de projecttaken, is het tijd om een één-op-één ​-overleg te plannen. Wees empathisch en bied jouw hulp aan.

Natuurlijk moet je hun verantwoordelijkheid niet overnemen, maar het kan helpen om samen een oplossing te zoeken. Als dat niet werkt en je hebt nog steeds een teamlid dat niet presteert, is het tijd om een ​​afspraak met hun leidinggevende te regelen. Lees dit artikel voor tips om beter samen te werken met ‘lastige mensen’.

6. Betrek de leidinggevende van je teamlid wanneer zich problemen voordoen

Communiceer duidelijk en transparant wanneer een teamlid niet presteert. Vertel je teamlid van tevoren dat je een afspraak gaat maken met haar/zijn leidinggevende. Leg uit dat je samen tot een oplossing wilt komen omdat het project negatief wordt beïnvloed. En dat kun je natuurlijk niet laten gebeuren. Je bent als projectmanager verantwoordelijk voor het op tijd en binnen budget opleveren van je projecten.

7. Vraag zelf hulp als je vastzit

Als een afspraak met de leidinggevende van het betreffende teamlid nog steeds niet werkt, dan zou je kunnen voorstellen (aan jouw leidinggevende of de projectsponsor) om van teamlid te wisselen. Je kunt dan iemand anders vragen zich bij je team aan te sluiten.

Wees altijd transparant, ook naar je eigen leidinggevende toe, en naar andere stakeholders in je project. Lees dit artikel voor tips om professioneel in gesprek te gaan met het management.

Door Marie-Louise Anthonissen

Meer over Management Support
Vaker een artikel zoals dit lezen en op de hoogte blijven van ontwikkelingen in je vakgebied van managementondersteuner? Management Support biedt artikelen, interviews, nieuws, tips, checklists en columns over en voor support professionals. Ook over manieren om je rol uit te breiden, bijvoorbeeld naar projectmanager. Meer over Management Support.