Projectassistent: een stappenplan om de voortgang te bewaken

Eén van de belangrijkste taken van de projectassistent is het bewaken van de voortgang. Wat kun jij doen om het project zo soepel mogelijk te laten verlopen? Hier volgt een stappenplan.

Door Els Frigge

Ieder project is weer anders. En er kan van alles anders lopen dan we gepland hebben; projectleden halen de deadline niet, de planning blijkt te krap of de onderlinge communicatie is gebrekkig.

Controle en vertrouwen

Jij kunt als projectassistent voor evenwicht zorgen tussen controle en vertrouwen. Controle door een transparante projectplanning en weten wat de kritieke acties in het project zijn. Vertrouwen door een goede relatie op te bouwen met de projectleden. Dat betekent: niet alleen blind varen op technische planningstools, maar ook door face-to-face communicatie met betrokkenen in het project.

>> Pak je rol als projectassistent en volg de training Projectmatig werken voor de projectassistent <<

Uitgewerkt projectplan

Voor de voortgang heb je een uitgewerkt projectplan nodig. Hierin staat de grove planning van het gehele project én de fijne activiteitenplanning. Deze planning wordt vaak gemaakt in een planningsbijeenkomst. Doe actief mee in deze planningsbijeenkomst en zorg dat jouw projectactiviteiten er ook bij staan. (Die worden nogal eens vergeten door de projectmanager en de projectmedewerkers).

Het kritieke pad van het project

Als de planning klaar is zet je deze in een planningstool. Dat kan mogelijk in Excel maar voor complexere projecten kun je een specialistische planningstool gebruiken. Hier kun je ook de afhankelijkheden van activiteiten invoeren. Zoek bij voorkeur naar een online planningstool, waardoor de planning makkelijk te delen is en transparant is voor alle betrokkenen.

Waar ga je je nu op focussen in de planning? Je hebt echt geen tijd om alle activiteiten intensief te volgen. Je focust je in eerste instantie op activiteiten die op het kritieke pad liggen. Dat zijn die activiteiten die bij uitloop direct gevolgen hebben voor het behalen van de deadline.

Goede relaties zijn cruciaal

Hoe zorg je dat betrokkenen in het project zich houden aan de planning? Niet door alleen herinneringsmailtjes te sturen, te smeken of gefrustreerd te raken. Mensen laten zich door jou alleen beïnvloeden als ze overtuigd zijn van je goede intenties. Investeer daarom in een goede relatie met de betrokkenen in het project. Dat doe je door persoonlijke aandacht te geven en belangstelling te tonen voor hun werk.

Hoe beter de relatie is hoe makkelijker het is om mensen te herinneren aan een deadline of aan te spreken op niet tijdig aanleveren. In een goede relatie durven mensen open tegen je zijn wanneer ze de deadline niet gaan halen en heb je de mogelijkheid om mee te denken over een oplossing. Dat vraagt ook van jou een open communicatie waarbij je uiteraard je doel voor ogen houdt.

Voortgang van het project: stappenplan

• Organiseer planningssessies voor de start van elke nieuwe fase in het project.
• Zet de planning in een planningstool en maak het kritieke pad zichtbaar.
• Investeer in de relatie met de projectbetrokkenen door aandacht en interesse.
• Maak persoonlijk contact met de betrokkenen vóór de deadline van een kritieke pad activiteit en vraag geïnteresseerd of het gaat lukken.
• Doe dit via de mail voor niet kritieke activiteiten.
• Denk mee over een oplossing als er een probleem opdoemt.
• Zorg steeds voor een bijgewerkte planning.
• Meld (kans op) overschrijden van deadlines zo snel mogelijk bij de projectmanager.