Starten als Virtual Assistant: praktische tips en trends

Overweeg je om te starten als Virtual Assistant (VA)? Dan zit je hier goed. Het is een vakgebied dat de afgelopen jaren sterk is gegroeid en waarin ook in 2025 nog volop kansen liggen. Steeds meer ondernemers en organisaties zoeken ondersteuning op afstand – en als VA kun jij daarin het verschil maken. Maar eerlijk is eerlijk: de markt is in 2025 ook wat drukker geworden. Het aantal VA’s is flink toegenomen en dat betekent dat je je moet onderscheiden. Specialiseren, zichtbaar zijn en blijven leren zijn daarbij belangrijker dan ooit. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee: wat doet een VA precies, welke diensten kun je aanbieden, hoe krijg je klanten, welk uurtarief is normaal en welke ontwikkelingen moet je in de gaten houden? Een praktische en realistische gids voor iedereen die met vertrouwen en plezier wil starten als Virtual Assistant.

Wat doet een Virtual Assistant?

Een Virtual Assistant (of Online Office Professional) ondersteunt ondernemers of managers op afstand. Denk aan agendabeheer, e-mailmanagement, social media ondersteuning, het bijhouden van een CRM-systeem of zelfs boekhouding. Je werkt dus niet op kantoor, maar virtueel: vanuit huis of je eigen werkplek.

Dat vraagt om een andere manier van denken en communiceren. Je moet zelfstandig kunnen werken, veel kennis hebben van online tools (denk aan Teams, Trello, Notion, Asana, Canva, Moneybird, Google Workspace, enzovoort) en goed overzicht kunnen houden. Daarnaast werk je vaak voor meerdere klanten tegelijk. Je wisselt dus regelmatig van ‘pet’ en klantdossier. Flexibiliteit, aanpassingsvermogen en overzicht zijn key.

Welke diensten kun je aanbieden als Virtual Assistant?

Als VA kun je ontzettend veel verschillende taken oppakken – en juist die veelzijdigheid maakt het werk zo leuk. Hier zijn een aantal populaire diensten die je zou kunnen aanbieden:

• Office support: agendabeheer, e-mailafhandeling, notuleren, offertes opstellen en planning.
• Marketing en communicatie: nieuwsbrieven versturen, content schrijven, beeldbewerking en campagnes beheren.
• Social media management: posts maken en inplannen, reacties beantwoorden, statistieken analyseren.
• Boekhouding en administratie: facturen maken, inkoopadministratie bijhouden, urenregistratie en BTW-aangifte voorbereiden.
• Technische ondersteuning: websites bijhouden, werken in CMS-systemen (zoals WordPress), automatiseringen maken in tools als Zapier of MailerLite.
• Evenementen organiseren: webinars plannen, reisschema’s maken of zakelijke bijeenkomsten coördineren.

Je hoeft natuurlijk niet álles te doen. Kies vooral taken die passen bij jouw talenten en interesses. Hoe duidelijker jij je specialisatie kunt benoemen, hoe makkelijker klanten je weten te vinden.

Werken als VA in 2025: dit zijn de nieuwste trends

Sinds corona is het beroep van VA enorm in opkomst – en dat blijft in 2025 alleen maar groeien. Het leuke is: er komen steeds meer tools en mogelijkheden bij waarmee jij je werk slimmer én leuker kunt maken. Hier een paar opvallende trends:

• AI-tools zoals ChatGPT en Grammarly zijn niet meer weg te denken. Ze helpen je sneller content te maken, mails te checken of teksten te verbeteren.
• Hybride ondersteuning is in opkomst. Sommige VA’s kiezen ervoor om af en toe ook op locatie te werken. Dat kan handig zijn voor klanten die af en toe persoonlijk overleg willen.
• Steeds meer specialisaties. Klanten zoeken niet meer alleen een ‘algemene ondersteuner’, maar willen bijvoorbeeld een social media VA, een technische VA of een VA die goed is in boekhouden.
• Ook het MKB ontdekt de VA. Bedrijven die geen Office Manager in dienst hebben, werken steeds vaker met een VA die flexibel inzetbaar is en op afstand meedenkt.

Kortom: het werk verandert, de mogelijkheden groeien, en er liggen volop kansen als jij jezelf goed positioneert.

Toch is het goed om te weten dat de markt in 2025 ook iets competitiever is geworden. Door de groei van het aantal VA’s merken sommigen dat het langer duurt om opdrachten binnen te halen. Er zijn nog steeds veel kansen – vooral bij het MKB en ondernemers die flexibel willen samenwerken – maar specialisatie maakt echt het verschil. VA’s die zich duidelijk profileren, bijvoorbeeld in een niche als social media, techniek of administratie, springen er sneller uit en worden vaker benaderd. Zichtbaar blijven én blijven leren is dus belangrijker dan ooit.

Wat komt er kijken bij het opstarten van je eigen bedrijf?

Als je besluit om voor jezelf te beginnen als VA, is het handig om een paar dingen meteen goed te regelen. Denk aan een pakkende bedrijfsnaam, een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een zakelijke bankrekening. Maar er is meer!

Zorg dat je weet waar je voor staat. Wat maakt jou uniek? Wat zijn je sterke kanten en hoe presenteer je die aan de buitenwereld? Personal branding dus. En o ja – vergeet je pitch niet. Zorg dat je in een paar zinnen kunt uitleggen wat je doet en voor wie. Handig voor op netwerkborrels, verjaardagen of gewoon bij de buurvrouw.

En natuurlijk: een goede website of een up-to-date LinkedIn-profiel helpt ook om professioneel over te komen.

Hoe krijg je klanten als Virtual Assistant?

Een mooie website, leuke visitekaartjes… en dan? Klanten komen helaas niet vanzelf, dus je moet echt de boer op.

Begin met het vertellen aan iedereen dat je bent gestart. Echt: iedereen. Je weet nooit via wie je eerste klant komt. Zorg dat je pitch altijd paraat is. En vergeet je visitekaartjes niet – stop er gewoon in elke tas eentje. Je weet maar nooit.

Daarnaast is social media je vriend. LinkedIn, Instagram, Facebook: gebruik ze om te laten zien wat je doet. Deel tips, geef een kijkje achter de schermen en blijf zichtbaar.

En durf te netwerken. Sluit je aan bij VA-groepen, ga naar netwerkborrels of events en zoek samenwerking met andere ondernemers. Denk aan tekstschrijvers, coaches of marketeers – zij kunnen jouw naam weer doorgeven.

Zo maak je jezelf onweerstaanbaar voor nieuwe klanten:

• Vraag om aanbevelingen. Tevreden klanten zijn je beste visitekaartje. Vraag of ze een korte review willen schrijven of je willen aanbevelen op LinkedIn.
• Werk met proefopdrachten. Sommige klanten willen eerst even aftasten. Bied een kleine (betaalde!) proefopdracht aan om het vertrouwen te winnen.
• Wees actief op platforms. Denk aan freelanceplatforms zoals Hoofdkraan, Jellow of Moneypenny: soms zit je ideale klant gewoon te scrollen op zoek naar jou!
• Bouw aan je eigen community. Start bijvoorbeeld een nieuwsbrief of een besloten groep voor ondernemers op Facebook of WhatsApp waarin jij handige tips deelt. Zo laat je jouw expertise zien en blijf je top-of-mind.

Wat is het uurtarief van een Virtual Assistant?

Een veelgestelde vraag van beginnende VA’s is: wat vraag je nou eigenlijk voor je werk? Het fijne (en soms ook lastige) is dat er geen vast tarief is. Wat je vraagt, hangt af van je ervaring, je specialisatie en het type klant waarvoor je werkt.

Gemiddeld ligt het uurtarief van een Virtual Assistant in Nederland ergens tussen de €35 en €60 per uur. Start je net? Dan begin je misschien rond de €35–€40. Heb je veel ervaring of bied je een niche dienst aan, zoals technische ondersteuning of marketing, dan kun je gerust richting de €60–€75 gaan.

Belangrijk: kijk niet alleen naar wat anderen vragen, maar ook naar wat jij nodig hebt om goed te draaien. Bereken je uurtarief op basis van je gewenste inkomen, uren die je daadwerkelijk factureert, en kosten zoals belastingen, verzekeringen en tools. En vergeet niet: je bent ondernemer, dus durf je waarde te laten zien.

Wet DBA 2025: wat betekent dit voor jou als VA?

Dit jaar gaat de Belastingdienst weer actief controleren op schijnzelfstandigheid. Ze kijken dan of je écht werkt als zelfstandig ondernemer, of dat je eigenlijk gewoon in loondienst bent – maar dan zonder contract. Het goede nieuws: 2025 is nog een overgangsjaar, dus er worden nog geen boetes uitgedeeld. Wel kun je een waarschuwing krijgen.

Het is dus belangrijk dat je kunt aantonen dat je zelfstandig werkt. Denk aan het hebben van meerdere opdrachtgevers, zelf je werktijden bepalen en ondernemersrisico dragen. De Belastingdienst let vooral op hoe je in de praktijk samenwerkt met je opdrachtgever.

Gebruik je een modelovereenkomst van de Belastingdienst? Die blijven nog geldig tot eind 2029, dus dat geeft wat extra zekerheid. Toch blijft het belangrijk om te zorgen dat je situatie klopt met de regels. Twijfel je? Kijk dan op de website van de Belastingdienst wanneer er sprake is van loondienst.

Het goede nieuws: als Virtual Assistant heb je eigenlijk al een streepje voor. Je werkt op afstand, voor meerdere klanten en bepaalt grotendeels zelf hoe je je werk inricht. Dat zijn precies de dingen waar de Belastingdienst naar kijkt om te bepalen of je echt zelfstandig werkt!

Scholing voor Virtual Assistants

Hoewel je als Virtual Assistant niet verplicht een specifieke opleiding hoeft te volgen, is het wél slim om jezelf te blijven ontwikkelen. De wereld van online werken verandert snel – met steeds nieuwe tools, systemen en klantvragen. Door regelmatig bij te scholen, blijf je scherp én aantrekkelijk voor opdrachtgevers.

Er zijn diverse manieren om je kennis up-to-date te houden:

• Volg korte (online) cursussen over bijvoorbeeld Canva, Trello, Notion of ChatGPT.
• Leer meer over ondernemen met trainingen over uurtarief bepalen, acquisitie of klantcommunicatie.
• Sluit je aan bij een VA-academy of community, waar je ervaringen kunt uitwisselen met andere Virtual Assistants.
• Volg webinars of lees blogs over ontwikkelingen in jouw niche, zoals Social Media of boekhouding.

Of je nu net begint of al langer bezig bent: investeren in je eigen groei loont altijd. Je breidt niet alleen je kennis uit, maar vergroot ook je zelfvertrouwen én je waarde als professional.