Tips voor een goede zakelijke beginzin

 “Naar aanleiding van uw brief d.d. (…) deel ik u het volgende mede.”

Gebruik je deze beginzin? Lekker makkelijk… en vooral veilig. Veel assistants grijpen terug op deze zin, maar dat is zo’n enorm cliché dat het vaak geen recht doet aan de inhoud van de tekst.

Wat gaat er dan mis? In deze zin zet je jezelf centraal, het gaat over jou: ‘(…) deel ik u het volgende mede’. Kun je je niet beter op je lezer richten in plaats van op jezelf? Je wilt immers dat hij er iets aan heeft en vooral doorleest wat jij te vertellen hebt.

Hoe doe je dat dan? En dan het liefst zonder al teveel moeite? Dit blog geeft een aantal tips aan alle assistants die worstelen met de beginzin van hun brieven of e-mails.

Spreek je lezer direct aan

Dus in plaats van bovenstaande zin kun je ook schrijven:

‘U heeft ons op (…) een brief geschreven over (…). Hartelijk dank daarvoor. Wij geven u graag antwoord op uw vragen.’

Begin met een tijdsbepaling: ‘Op … liet u ons weten dat…’

Dus de zin ‘Naar aanleiding van uw brief d.d. 14 januari 2018 delen wij u mede dat wij uw nieuwe adresgegevens hebben verwerkt in ons systeem.’ wordt dan:

‘Op 14 januari liet u ons weten dat u bent verhuisd. Wij hebben uw nieuwe adresgegevens verwerkt in ons systeem.’

Begin met een bedankje: ‘Hartelijk dank voor uw e-mail van …’

Denk eens na over het verschil tussen ‘Naar aanleiding van uw e-mail van 15 maart met betrekking tot informatie over onze nieuwe voorwaarden delen wij u het volgende mede.’

En:

‘Hartelijk dank voor uw e-mail van 15 oktober waarin u informatie vraagt over onze nieuwe voorwaarden. Wij lichten ze graag toe.’

Verwijs direct naar de brief, e-mail of gebeurtenis waarop je reageert

‘Naar aanleiding van uw e-mail van 26 juni waarin u aangeeft dat u zich wilt aanmelden voor onze workshop Beter schrijven delen wij u het volgende mede.’ verandert dan in:

‘In uw e-mail van 26 juni geeft u aan dat u zich wilt aanmelden voor onze workshop ‘Beter schrijven’. Wij hebben uw inschrijving verwerkt en u bent verzekerd van een plaats.’

En dit kan ook:

‘Op 8 januari spraken wij elkaar over de corporate governance code binnen uw onderneming. U wilt weten of deze correct wordt toegepast. Ik heb dit voor u uitgezocht en geef u in deze brief antwoord op uw vraag.’

Als je regelmatig dezelfde brieven of e-mails schrijft, worden de nieuwe zinnen voor jezelf misschien wat clichématig. Dat is helemaal niet erg want voor je lezer zijn ze dat niet. Ze zijn vlot, lezergericht én persoonlijk. En misschien nog wel belangrijker… ze kosten je niet eens zoveel moeite!

Dit blog is geschreven door Mary-José ter Heegde, docent van de 2-daagse cursus Kort en krachtig schrijven.

Cursus kort en krachtig schrijven voor de managementassistent

Vind je het lastig om je boodschap goed te verwoorden? En kost het je vaak (te) veel tijd? Tijdens de cursus Kort en krachtig schrijven leer je hoe je bondig en boeiend schrijft zonder overbodige informatie. Je overtuigt met een beperkt aantal krachtige argumenten en neemt vooraf bezwaren weg. Door het handige stappenplan hebben je teksten een duidelijke structuur en bespaar je tijd.

Wees gerust: je leert veilig dankzij de 7 garanties van Secretary Management Institute