Twee veel voorkomende gedragsstijlen bij ondersteuners (en de valkuilen)

Met de ene collega kun je lezen en schrijven – en met de ander totaal niet. Soms lijkt het wel of je ieder een andere taal spreekt. Hoe kan dat? En hoe sluit je wel aan bij de ander?

Door Vera Bot

Jocelyn Rebbens geeft de training Positieve en praktische psychologie. Zij legt uit dat iedereen zijn eigen stijl heeft en wat de valkuilen daarvan kunnen zijn.

Wat is jouw persoonlijke gedragsstijl?

Je kunt je persoonlijke stijl ontdekken met de LIFO-methodiek. LIFO staat voor ‘life orientations’. Het is een theorie over het menselijk handelen. Je leeft als mens met bepaalde normen, waarden, levensdoelen. En daaruit vloeit een gedragsstijl voort.

Deze persoonlijke stijl bepaalt de manier waarop je handelt en communiceert met anderen. Iedereen heeft een combinatie van stijlen en er is geen goed of fout.

Focus ligt op je sterke punten

In die persoonlijke voorkeursstijl komen op de eerste plaats de sterke eigenschappen aan het licht. Jocelyn: “In deze methode focussen we op je kracht, niet op de stijlen die het minst je voorkeur hebben. Een ‘onsje minder’ van iets dat je toch al goed beheerst, is makkelijker dan heel veel energie te stoppen in gedrag dat niet echt bij je past. Het is wel belangrijk dat je je goede eigenschappen niet gaat overdrijven. Zet je er te veel van in, dan wordt het een valkuil. En dat kan juist weer contraproductief werken.”

Vier stijlen en hun valkuilen

1) Steungevend/opgevend

Iemand die heel hulpvaardig is en daarin doorschiet kan zichzelf helemaal wegcijferen.

2) Beheersend/overheersend

Iemand kan met zoveel zelfvertrouwen aan de slag gaan dat anderen dit zien als autoritair.

3) Behoudend/afhoudend

Iemand die zich laat leiden door analyse en onderzoek kan doorschieten naar besluiteloosheid.

4) Meegevend/weggevend

Iemand die heel flexibel is in zijn houding naar anderen kan inconsistent gaan handelen.

Twee veel voorkomende stijlen bij secretaresse en assistant

Welke stijlen komen vaak voor bij assistants en secretaresses? Jocelyn: “Er is een tendens dat assistants gemiddeld hoog scoren op de stijlen ‘steungevend’ en ‘meegevend’. Dat past ook bij de functie. Het zijn de sociale, mensgerichte stijlen. Ik zie hetzelfde terug in de zorg en in het basisonderwijs.”

Wat houden deze veelvoorkomende stijlen in?

Jocelyn legt de stijlen uit en wijst valkuilen aan.

1) Steungevend

De steungevende assistent wil graag weten waarom zaken op een bepaalde manier aangepakt worden, of dit eerlijk en integer gebeurt en wat het nut is. Deze ondersteuners zijn loyaal, rechtvaardig en bescheiden. Ze zijn ontvankelijk, bieden graag een luisterend oor. En hoewel ze niet zelf in spotlights willen staan, willen ze wél graag uitblinken. Ze willen het graag heel goed doen. Een belangrijke waarde voor hen is: eerlijkheid. Ze zijn attent, behulpzaam en integer.

Valkuil

Perfectionisme, dat ze hun eigen stuk opgeven, zichzelf wegcijferen. De lat ligt hoog en ze willen overal een 10 of 11 voor halen.

Advies

Overleg eerder met je manager. Stem prioriteiten af en check of iets ‘perfect’ moet zijn of dat een 7 ook voldoet en je overige taken ook afkomen, zonder over te werken. Haal tijdig alle informatie op, en zorg dat je realistisch blijft. Soms is basiskwaliteit goed genoeg.

2) Meebewegend

De meebewegende assistente wil graag weten wie er betrokken zijn en wat anderen van haar denken. Zij heeft een verbindende stijl: ze is enthousiast, bewaakt de sfeer en weet draagvlak te creëren. Ze is in staat om iedereen aan te haken. Ze is flexibel, tactisch, staat open voor nieuwe ideeën, is heel sociaal.

Valkuil

Doordat ze zo sociaal is en op de ander gericht is, is het niet duidelijk wat haar mening is. Ze kan confrontaties vermijden, overmatig energie steken in ‘polderen’ en wordt mogelijk te enthousiast of gebruikt te veel woorden.

Advies

Betrek feedback niet te veel op jezelf, neem het niet persoonlijk op. Gooi het op de taak, leer ervan. Durf te zien dat je mag groeien. Je blijft een mens, je mag fouten maken. Zorg ook dat je niet te conflictvermijdend bent. Je kunt het niet iedereen naar de zin maken. Een goede sfeer is prima, maar durf ook zo nodig mensen aan te spreken. Die tact heb jij!

Sluit aan bij andere stijlen: what’s in it for them?

Over het algemeen zijn assistants zeer relatiegericht en minder taak- of resultaatgericht. Merk je dat je manager, leidinggevende of collega’s wél meer resultaatgericht zijn, sla dan wat vaker een brug: ga in gesprek over hun wensen en verwachtingen. Je hoeft niet net als zij te worden; door slim te communiceren en je in hen te verplaatsen, weet je beter hoe jij je werk kunt uitvoeren en aanleveren. Ook de toon van je mails en de manier waarop je deze inricht qua communicatie. Je weet dan ook hoe je hen tijdens beslismomenten mee kunt krijgen en samen tot resultaat komt. Hierdoor ontstaat er meer begrip van weerskanten. Zo kun je met meer plezier en energie effectief werken. Maak slim gebruik van positieve psychologie.

Training Positieve en praktische psychologie

Wil jij jouw persoonlijke gedragsstijl ontdekken en leren hoe je deze optimaal inzet? Schrijf je dan in voor de tweedaagse training Positieve en praktische psychologie van Jocelyn Rebbens. Tijdens de training leer je onder andere hoe je zuiver waarneemt, hoe je de kracht van humor inzet en waar jouw grenzen liggen. De training bestaat niet alleen uit theorie, maar je gaat ook zelf aan de slag. Met de hulp van een professionele trainingsacteur wordt er geoefend en je werkt aan je eigen praktijkcase. Voorafgaand aan de training van Jocelyn doe je een test om dit uit te vinden.

Dit artikel verscheen eerder bij Management Support.