Vier handige tips om hybride werken te managen

Als officemanager ben je de spil van de organisatie en een belangrijk aanspreekpunt voor klanten en collega’s. Door corona zijn steeds meer werknemers hybride gaan werken, deels thuis en deels op kantoor. Dat vergt de nodige aanpassingen. Met deze vier handige tips kun je het hybride werken in goede banen leiden.

1. Kantoorartikelen op de thuiswerkplek

Als medewerkers hybride werken hebben ze natuurlijk ook kantoorspullen nodig op hun thuiswerkplek. Dit kan al gauw leiden tot medewerkers die lukraak spullen van kantoor mee naar huis nemen. Hierdoor verlies je mogelijk het overzicht en weet je niet meer waar de spullen zijn gebleven. Daarom is het belangrijk om een administratie bij te houden van alle spullen die werknemers meenemen voor het thuiswerken.

Het is ook handig om een budget op te stellen voor kantoorartikelen die je door of voor de medewerker moet aanschaffen. Zo weet je precies wat er is gekocht en hoeveel het heeft gekost. Probeer je collega’s wel zoveel mogelijk te vertrouwen en zorg voor goede spullen, zodat ze geen thuiswerkblessures oplopen.

2. Verklein de afdeling voor betere focus

Werknemers die hybride werken zullen ook regelmatig deelnemen aan een online meeting. Dit kan efficiënt zijn, maar tegelijkertijd zorgen voor een mindere focus. Bijvoorbeeld door binnenkomende chat- en e-mailberichten.

Om dit te voorkomen kun je bepaalde uren of dagdelen blokken in je agenda voor meetings of lastige klussen. Je collega’s weten zo waar ze aan toe zijn en kunnen hetzelfde doen. Met out-of-office replies kun je onderling laten weten dat je even niet beschikbaar bent.

3. Controleer de digitale veiligheid op de thuiswerkplek

Zorg ervoor dat de apparaten van medewerkers goed zijn geconfigureerd en veilig zijn. Zeker de apparaten waar ze mee thuiswerken. Zorg ook voor een veilige internetverbinding. Met zakelijk internet kunnen werknemers veilig werken in een afgeschermde digitale omgeving. Het is ook verstandig om voor alle medewerkers een zakelijk abonnement te regelen. Zo zijn ze altijd en overal bereikbaar.

4. Zorg voor een veilige cloud-omgeving

Corona heeft ervoor gezorgd dat meer mensen hybride zijn gaan werken, dus deels thuis en deels op kantoor. Het is daarom belangrijk om een veilige cloud-omgeving te hebben. Werken in de cloud is namelijk heel handig, doordat werknemers altijd bij hun documenten kunnen en deze ook kunnen delen. De cloud kan gevoelig zijn voor bedrijfsrisico’s en lekken. Zorg er dus voor dat werknemers er via een veilige verbinding gebruik van kunnen maken.