Vier redenen waarom de assistant een centrale rol heeft bij het hybride werken

Managers verwachten van ondersteuners dat ze met nieuwe initiatieven en procesverbeteringen komen. “Start daarom met hybride werken op het secretariaat”, adviseert innovatiecoach Marianne Smits.

Door Vera Bot

Innovatiecoach en trainer Marianne Smits deelt regelmatig praktische inzichten over het innovaties en het inrichten van de hybride organisatie. “Managementondersteuners hebben een centrale rol en zijn voortrekker”, zei Marianne eerder in een interview met Management Support. “En wel om vier redenen.”

Vier redenen waarom jullie een centrale rol hebben

1. “De verantwoordelijkheid voor de efficiënte uitvoering van processen ligt op alle niveaus, dus ook bij het secretariaat. Managers verwachten dat je met nieuwe initiatieven en procesverbeteringen komt. Hybride werken is een manier om te verbeteren, dus start op het secretariaat. Zo ben je een voorbeeld voor jouw organisatie.”
2. “Het succes van een veranderingsproces zoals dit valt of staat met de betrokkenheid van mensen. Management assistants hebben een hoge mate van betrokkenheid bij het werk en de organisatie en een rol om constructief bij te dragen aan verandering.”
3. “Ze zijn daarbij vakprofessionals, ze willen van betekenis zijn en streven naar een hoge klanttevredenheid. Zij weten na deze maanden in de pandemie wat wel en niet goed werkt, ze willen en kunnen belemmeringen signaleren en helpen wegnemen.”
4. “En last but not least: het zijn verbinders. Ze hebben een hoog EQ, voelen aan wat mensen nodig hebben. Ze weten wanneer het nodig is dat mensen bij elkaar komen. Dat is de essentie van hybride werken: mensen bij elkaar brengen op het juiste moment. Meepraten en vragen: wat heb je nodig? Kaartjes sturen naar collega’s thuis, een onlineborrel organiseren of wekelijkse koffiemomenten, ze deden het allemaal.”

Geen generiek beleid maar maak per team afspraken

Om hybride werken te laten slagen, is er meer nodig dan goede wifi, tools en processen. “Implementeer géén generiek beleid”, adviseert innovatiecoach Marianne Smits. “Ieder team is anders en moet dus zijn eigen afspraken maken.”

Maatwerk per team dus. Elk team heeft eigen doelen, kiest zelf de momenten van samenwerken of de momenten waarop ze asynchroon aan de slag zijn. De professional staat centraal en de manager geeft vertrouwen en coacht het team om tot optimale resultaten te komen.

Marianne: “Om die optimale resultaten te behalen, kun je denken aan afspraken over hoe vaak de teamleden met elkaar willen afstemmen, zowel online als offline. Wat daarvoor de meest geschikte momenten zijn. Maar ook wanneer er tijd wordt ingepland om ongestoord te kunnen werken. Geplande focusmomenten dus. En je maakt resultaatafspraken: ‘over een week lever je x op’.”

Marianne stelt ook dat er vijf stappen zijn naar hybride werken.

Denk aan de valkuilen

Marianne waarschuwt wel voor twee grote valkuilen. “De eerste valkuil is dat we vervallen in oude patronen zoals sturen op aanwezigheid in plaats van op productiviteit. Het gebeurt: de roep om liefst volledig op kantoor te zijn! Bizar, want je kunt effectiviteit niet afmeten aan het aantal uren van mensen op locatie. Een tweede valkuil is in discussie raken over persoonlijke voorkeuren. Het gaat er niet om of je thuiswerken prettig vindt of juist niet. Het gaat over ‘wij, het team’ in plaats van ‘ik’. Trek het los van persoonlijke voorkeuren en zorg je dat je het in je team regelt. Juist als je mensen keuzevrijheid geeft in de manier waarop zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren, wordt effectiviteit vergroot.”

De meeste managementassistenten ondersteunen meerdere managers. Hoe richt je dat in?

“Ga altijd uit van de verschillende samenwerkingsverbanden die je hebt. Dus de verschillende teams of managers met wie je werkt. De centrale vraag blijft: hoe werken we het best samen? Waarvoor en hoe vaak willen we samenkomen? Besluit vervolgens welke meetings fysiek en welke online kunnen. Maak een planning voor de hele week of maand, zet je vaste contactmomenten en vaste meetings erin.

“Heb je een dag- of weekstart met je manager, dan werk je synchroon samen, fysiek of online. Dat moment blok je in de agenda’s. Ga je met andere teams in vergadering, dat plan je ook, fysiek of online. Dit vergt behoorlijk nadenkwerk van tevoren, omdat je het zorgvuldig afweegt. Start daarom nu al met die gesprekken, zodat je bent voorbereid zodra we weer naar kantoor gaan.”

Optimaal hybride samenwerken

Kun je wel wat hulp en ideeën gebruiken bij optimaal hybride samenwerken op het secretariaat in jouw organisatie? In deze tweeënhalfdaagse opleiding leer je hoe je meer resultaat haalt uit je samenwerking. Maak kennis met de skills die je nodig hebt voor een optimaal virtueel team.

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen binnen je vakgebied?

Laat je informeren en inspireren door Management Support. We zijn al 40 jaar hét multimediale informatie-en inspiratieplatform voor (directie)secretaresses, officemanagers en managementassistenten. Eigentijds en eigenwijs, uitdagend en informatief, met praktische tips, advies, achtergronden over de ontwikkelingen in het vak en boeiende praktijkverhalen. Een must voor iedere managementondersteuner. Meer informatie >