Wat doet een bestuurssecretaresse?

Ben je al een tijdje secretaresse en merk je dat je toe bent aan meer diepgang in je werk? Dan is de functie van bestuurssecretaresse misschien precies wat je zoekt! In deze rol werk je op het hoogste niveau binnen een organisatie en ben je de betrouwbare spil waar het management op leunt. Het is een dynamische functie vol afwisseling, verantwoordelijkheden en uitdagingen. Maar wat houdt het precies in? Wat zijn de dagelijkse taken? In welke sectoren kun je aan de slag, en welke vaardigheden heb je nodig om succesvol te zijn als bestuurssecretaresse?

Wat doet een bestuurssecretaresse?

Een bestuurssecretaresse is de rechterhand van het bestuur van een organisatie. Deze professional ondersteunt de directie of het managementteam bij uiteenlopende werkzaamheden, van administratieve taken tot complexe organisatorische uitdagingen. Je kunt het vergelijken met een secretaresse op strategisch niveau. Dit betekent dat je regelmatig met vertrouwelijke informatie werkt en fungeert als een cruciale schakel tussen het bestuur en de rest van de organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel en efficiënt verloopt.

Wat kan er dan zoal op je to-dolijstje staan?

• Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen van de Raad van Bestuur en soms ook de Raad van Toezicht.
• Ondersteunen bij het naleven van de richtlijnen en regels op het gebied van Corporate Governance, waaronder het voorbereiden van documentatie voor bijvoorbeeld audits.
• Het beheren van de agenda van een of meerdere bestuursleden.
• Coördineren van complexe internationale reizen en strategische netwerkevenementen waar bestuursleden aan deelnemen, inclusief het inplannen van afspraken met belangrijke partners of klanten.
• Het screenen van inkomende e-mails en telefoongesprekken.
• Je onderhoudt contact met belangrijke interne en externe stakeholders, zoals klanten, investeerders, toezichthouders en partners, en zorgt voor goede relaties en communicatie tussen hen en het bestuur.
• Het ondersteunen bij het opstellen van rapportages en presentaties.
• Regelmatig terugkoppeling geven over de voortgang van de strategische doelstellingen en zorgen dat de prioriteiten van het bestuur worden nageleefd in alle lagen van de organisatie.

Deze taken laten zien hoe je als bestuurssecretaresse op strategisch niveau niet alleen ondersteunend bent, maar ook een grote invloed kan hebben op de dagelijkse gang van zaken én de toekomstplannen van een organisatie.

In welke branches werkt een bestuurssecretaresse?

Je vindt bestuurssecretaresses in allerlei sectoren. Denk aan de zorg, het onderwijs, de financiële sector, overheidsinstanties, multinationals, maar ook in de non-profit sector. Overal waar een bestuur of directie actief is, kan een bestuurssecretaresse van grote waarde zijn. Dit betekent dat er volop keuze is, afhankelijk van je interesses en waar je ervaring ligt.

Werk je bijvoorbeeld graag in een maatschappelijke sector, dan zou een bestuurssecretaresse in de zorg goed bij je passen. In de commerciële sector wordt de functie van bestuurssecretaresse vaak aangeduid als Executive Assistant. Hoewel de termen in grote lijnen hetzelfde betekenen, kan er een subtiel verschil zijn in de focus van de functie. Een executive assistant werkt meestal voor de hoogste leidinggevenden, zoals de CEO, CFO of andere bestuursleden, en de taken kunnen soms wat internationaler of strategischer van aard zijn, zeker bij grote multinationals.

Welke vaardigheden heeft een bestuurssecretaresse nodig?

Om succesvol te zijn als bestuurssecretaresse, zijn er een aantal vaardigheden en kwaliteiten die onmisbaar zijn. Naast de standaardvaardigheden zoals goed kunnen plannen en organiseren, zijn er nog een aantal dingen die je moet kunnen of waar je in kunt groeien:

• Discretie en betrouwbaarheid: Je hebt toegang tot vertrouwelijke informatie, dus het is belangrijk dat je deze met zorg behandelt.
  Goede communicatieve vaardigheden: Je communiceert dagelijks met verschillende stakeholders, van bestuursleden tot medewerkers en externe partijen.
• Probleemoplossend vermogen: Zaken lopen niet altijd zoals gepland. Kun jij snel schakelen en oplossingen bedenken?
• Stressbestendigheid: Bestuurders hebben vaak volle agenda’s en deadlines die strak zijn. Je moet heel goed om kunnen gaan met druk.
• Multitasking: Je bent vaak met meerdere zaken tegelijkertijd bezig. Het is dus belangrijk dat je goed prioriteiten kunt stellen.

Welke opleidingen kun je volgen?

Om als bestuurssecretaresse succesvol te zijn, is het belangrijk om voortdurend je vaardigheden te blijven ontwikkelen. Naast de bekende opleidingen zoals de opleiding voor Directiesecretaresse en/of Managementassistent-opleiding, zijn er ook specifieke cursussen die je verder kunnen helpen in een meer strategische rol. Denk hierbij aan een cursus over Corporate Governance. Hierbij leer je hoe je een organisatie kunt ondersteunen bij het naleven van wetten, regels en ethische richtlijnen op bestuursniveau. Dit is vooral relevant als je nauw samenwerkt met het bestuur of de raad van commissarissen.

Daarnaast zijn er nog enkele andere waardevolle cursussen die je verder kunnen helpen:

• Projectmanagement: Deze cursus helpt je om projecten efficiënt te beheren, deadlines te bewaken en teams aan te sturen. Het geeft je de tools om strategische projecten op hoog niveau te begeleiden.
• Financieel management voor niet-financiële managers: In deze cursus leer je de basisprincipes van financiën, zoals het lezen van balansen en financiële rapportages. Dit helpt je om financiële informatie te begrijpen en het management hierin te ondersteunen.

Wat verdient een bestuurssecretaresse?

Het salaris van een bestuurssecretaresse hangt af van verschillende factoren, zoals de sector waarin je werkt, je ervaring en de grootte van het bedrijf. Gemiddeld ligt het salaris een stuk hoger dan de (allround) secretaresse op middelbaar niveau. Tussen de € 3.000 en € 4.500 bruto per maand. In grotere organisaties kan dit bedrag nog verder oplopen.

Is de functie van bestuurssecretaresse iets voor jou?

Als je klaar bent voor een nieuwe stap in je carrière en houdt van een dynamische, verantwoordelijke functie, dan is de rol van bestuurssecretaresse zeker het overwegen waard. Het is een baan waarin je echt een verschil kunt maken, zowel voor het bestuur als voor de hele organisatie. Je krijgt de kans om te werken op hoog niveau, in diverse sectoren, met veel afwisseling in je werkzaamheden.

Leestip: De rol van de C-Level Assistant: ondersteuning voor topbestuurders.