Wat doet een office manager en waarom is de rol zo belangrijk?

Een office manager is de drijvende kracht achter een goed functionerend kantoor. Als spil binnen de organisatie zorg je ervoor dat alle operationele processen soepel verlopen en dat teams optimaal kunnen presteren. Van het aansturen van ondersteunend personeel tot het verbeteren van werkprocessen en het efficiënt beheren van middelen – een goede office manager houdt de organisatie draaiende. In dit artikel ontdek je alles over de taken, verantwoordelijkheden en vaardigheden die nodig zijn om als office manager succesvol te zijn.

Wat doet een office manager?

De functie draait vaak om het coördineren en beheren van alle dagelijkse werkzaamheden binnen een kantooromgeving. Het takenpakket is breed en omvat onder andere administratieve ondersteuning, personeelsbeheer, het organiseren van vergaderingen en evenementen en het verbeteren van werkprocessen. Afhankelijk van de organisatiegrootte en sector kan de precieze invulling verschillen.

Een goed georganiseerde en efficiënte werkomgeving is belangrijk voor de productiviteit van medewerkers. En dit kan worden bereikt door de interne processen te optimaliseren, communicatie te stroomlijnen en een prettige werksfeer te creëren en te behouden. Vaak is de office manager ook het aanspreekpunt voor externe partijen, zoals leveranciers en klanten, en fungeert als verbindende factor tussen management en medewerkers.

Voorbeelden uit de praktijk:

• In een klein bedrijf: De rol kan een breed takenpakket omvatten, waarbij zowel administratieve werkzaamheden als HR-taken vallen. Denk aan het beheren van personeelsdossiers, het regelen van bestellingen voor kantoorbenodigdheden en het coördineren van vergaderingen.
• In een groter bedrijf: De focus ligt vaker op procesoptimalisatie en teamcoördinatie. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er nieuwe software wordt geïmplementeerd om werkprocessen efficiënter te maken en dat een team van ondersteunend personeel wordt aangestuurd. Ook worden budgetten en kostenbeheer nauwlettend in de gaten worden gehouden.

Ongeacht de omvang van het bedrijf vraagt deze functie om een combinatie van organisatorisch talent, strategisch inzicht en sterke communicatieve vaardigheden om ervoor te zorgen dat alle afdelingen optimaal samenwerken en bedrijfsprocessen continu worden verbeterd.

Welke taken heeft een office manager?

De taken gaan vaak verder dan enkel het beheren van het kantoor; een goede office manager speelt ook een sleutelrol in de efficiëntie en productiviteit van het bedrijf. Hier hebben we de belangrijkste taken, met een uitgebreidere beschrijving voor je uitgelicht:

1. Zorgen voor een goed georganiseerd kantoor

Een goed georganiseerd kantoor is de basis voor een efficiënte en prettige werkomgeving. De office manager speelt hierin een cruciale rol door ervoor te zorgen dat:

• Het kantoor netjes en functioneel blijft: regelmatig controleren of werkplekken schoon en ordelijk zijn en ervoor zorgen dat medewerkers een comfortabele werkplek hebben;
• Er altijd voldoende kantoorbenodigdheden op voorraad zijn: bijhouden van de voorraad en tijdig nieuwe bestellingen plaatsen, zodat niemand zonder essentiële materialen komt te zitten;
• Vergaderruimtes en apparatuur goed worden beheerd: ervoor zorgen dat vergaderruimtes altijd beschikbaar en goed uitgerust zijn met werkende apparatuur, zoals beamers, whiteboards en videoconferentie-tools;
• Onderhoud en reparaties tijdig worden uitgevoerd: bij defecten aan kantoorapparatuur of faciliteiten snel schakelen met leveranciers of technische ondersteuning.

Praktijkvoorbeeld:

De werkplekken in het kantoor beginnen rommelig te worden en medewerkers klagen dat ze regelmatig misgrijpen op kantoorbenodigdheden. De office manager stelt een nieuwe voorraadbeheertool in en creëert een gestroomlijnd systeem waarin medewerkers eenvoudig kunnen aangeven welke materialen aangevuld moeten worden. Daarnaast wordt er een vaste schoonmaakroutine ingesteld, zodat werkplekken altijd netjes en georganiseerd blijven. Hierdoor ontstaat een prettige en efficiënte werkomgeving waarin iedereen zich kan focussen op zijn of haar werk.

2. Plannen en coördineren

Een office manager speelt een centrale rol in het plannen en coördineren van interne en externe afspraken, waardoor de organisatie soepel blijft draaien. Dit omvat:

• Overzicht houden over de agenda’s van leidinggevenden en teams en zorgen voor een efficiënte planning waarin prioriteiten helder zijn;
• Coördineren van vergaderingen, inclusief het plannen, opstellen en verspreiden van de agenda, het regelen van notulen en de opvolging van actiepunten, zodat er effectief en doelgericht wordt vergaderd;
• Organiseren van bedrijfsuitjes, trainingen en evenementen, waarbij alles tot in de puntjes wordt geregeld, van locatie en catering tot communicatie en logistiek;
• Fungeren als aanspreekpunt voor last-minute wijzigingen en ad-hoc verzoeken, waarbij snel en adequaat wordt geschakeld om planningen bij te stellen zonder dat dit impact heeft op de bedrijfsvoering.

Praktijkvoorbeeld:

Het bedrijf moet onverwacht een groot event verzetten vanwege onvoorziene omstandigheden. De office manager neemt direct de leiding, brengt alle betrokken partijen op de hoogte, zoekt een alternatieve datum en locatie, past alle reserveringen aan en zorgt ervoor dat alle communicatie hierover soepel verloopt. Hierdoor blijft het evenement een succes zonder dat de organisatie last heeft van verstoringen.

3. Budgetbeheer en administratie

Financieel beheer is een belangrijk onderdeel van het takenpakket. Een goed beheerd budget draagt bij aan de efficiëntie en stabiliteit van de organisatie. Taken op dit gebied omvatten:

• Beheren van het kantoorbudget: toezicht houden op kosten, budgetten optimaliseren en efficiëntere bestedingen voorstellen;
• Facturen verwerken en uitgaven bewaken: controleren van binnenkomende facturen, goedkeuringstrajecten beheren en ervoor zorgen dat betalingen tijdig worden uitgevoerd;
• Ondersteunen bij financiële rapportages en boekhouding: het verzamelen en organiseren van financiële gegevens voor rapportages aan het management of de boekhouder.

Praktijkvoorbeeld:

De office manager merkt op dat de kosten voor kantoorartikelen de afgelopen maanden zijn gestegen. Na een grondige analyse blijkt dat er goedkoper kan worden ingekocht bij een andere leverancier. De overstap naar deze leverancier bespaart niet alleen kosten, maar zorgt er ook voor dat bestellingen sneller worden geleverd. Hierdoor blijft de voorraad op peil en kan iedereen zonder onderbrekingen doorwerken.

4. HR-ondersteuning

Een office manager speelt een belangrijke rol in het ondersteunen van HR-taken en het zorgen voor een goed personeelsbeheer. Dit omvat:

• Het bijhouden van personeelsdossiers en verlof: zorgen dat alle documentatie up-to-date is, inclusief contracten, evaluaties en verlofregistraties;
• Het inwerken van nieuwe medewerkers: coördineren van onboarding-programma’s, regelen van alle benodigde middelen zoals laptops en inloggegevens, en het organiseren van een introductiedag;
• Het organiseren van teambuildingactiviteiten: het plannen of coördineren van initiatieven die de samenwerking en teamgeest bevorderen, zoals trainingen, workshops of informele uitjes.

Praktijkvoorbeeld:

Een nieuwe medewerker start bij het bedrijf. De office manager zorgt ervoor dat de werkplek klaarstaat, inloggegevens en systemen beschikbaar zijn en plant een kennismakingslunch met het team. Daarnaast wordt een onboarding-programma gecoördineerd, zodat de nieuwe medewerker zich snel thuis voelt en productief aan de slag kan.

5. Communicatie en relatiemanagement

Een office manager speelt een essentiële rol in zowel interne als externe communicatie en fungeert als brug tussen medewerkers, leveranciers en klanten. Dit omvat:

• Onderhouden van contacten met leveranciers en klanten: zorgen dat contracten up-to-date zijn, onderhandelen over tarieven en voorwaarden en het bewaken van een goede samenwerking;
• Coördineren van interne communicatie: beheren van interne nieuwsbrieven, intranetupdates en zorgen dat medewerkers op de hoogte blijven van belangrijke ontwikkelingen binnen het bedrijf;
• Samenwerken met verschillende afdelingen en het management: zorgen dat informatie correct en tijdig wordt gedeeld tussen teams en het management, waardoor beslissingen efficiënter genomen kunnen worden.

Praktijkvoorbeeld:

Een belangrijke leverancier verandert zijn voorwaarden. De office manager onderhandelt over betere condities, stemt af met de financiële afdeling om de impact te beoordelen en informeert alle betrokken medewerkers zodat iedereen goed voorbereid is op de nieuwe afspraken. Daarnaast wordt er een interne memo verspreid om de veranderingen helder te communiceren.

6. Processen en projecten verbeteren

Naast dagelijkse taken kijkt een office manager continu naar mogelijkheden om processen efficiënter te maken en projecten soepel te laten verlopen:

• Werkprocessen analyseren en optimaliseren: evalueren van bestaande procedures en voorstellen doen voor verbeteringen;
• Implementeren van nieuwe tools en software: bijvoorbeeld een efficiënter CRM-systeem of een geautomatiseerd declaratieproces;
• Coördineren van projecten: zoals een kantoorrenovatie, de implementatie van nieuwe software of de herstructurering van interne werkwijzen.

Praktijkvoorbeeld:

Het bedrijf heeft moeite met het bijhouden van declaraties, wat leidt tot vertragingen in terugbetalingen. De office manager introduceert een nieuwe declaratie-app, begeleidt medewerkers bij het gebruik ervan en zorgt ervoor dat het proces efficiënter en transparanter verloopt. Hierdoor besparen medewerkers tijd en worden declaraties sneller verwerkt.

7. Faciliteitenbeheer

Een goed functionerend kantoor is essentieel voor de productiviteit en het welzijn van medewerkers. Zo draagt de office manager o.a. ook zorg voor:

• Coördineren van schoonmaak- en onderhoudsdiensten: zorgen dat de werkplek schoon, opgeruimd en veilig blijft door regelmatig onderhoud en schoonmaakwerkzaamheden te plannen;
• Waarborgen van een veilige werkomgeving: organiseren van BHV-trainingen, toezicht houden op de naleving van veiligheidsvoorschriften en het up-to-date houden van noodplannen;
• Beheer van ICT-middelen en kantoorapparatuur: zorgen dat medewerkers beschikken over goed werkende computers, printers en andere kantoorapparatuur, en contact onderhouden met de IT-afdeling of leveranciers voor onderhoud en reparaties.

Praktijkvoorbeeld:

Tijdens een storm ontstaat er een lekkage op kantoor, wat schade veroorzaakt aan werkplekken. De office manager schakelt direct de facilitair beheerder in, regelt tijdelijke werkplekken voor getroffen medewerkers en zorgt ervoor dat het probleem snel wordt verholpen zonder dat de productiviteit van het team eronder lijdt.

8. Ondersteuning van het management

Een office manager speelt een cruciale rol in het ontlasten van het managementteam, zodat zij zich kunnen focussen op strategische en operationele doelstellingen. Bijvoorbeeld:

• Voorbereiden van rapportages en presentaties: verzamelen en analyseren van data, samenstellen van overzichtelijke rapporten en het maken van visuele presentaties ter ondersteuning van besluitvorming;
• Beheren van vertrouwelijke documenten: zorgen voor een veilige opslag van gevoelige bedrijfsinformatie en naleving van privacywetgeving;
• Meedenken over praktische oplossingen: signaleren van knelpunten in werkprocessen en proactief verbeteringen voorstellen die de efficiëntie verhogen.

Praktijkvoorbeeld:

Een manager bereidt zich voor op een belangrijke bestuursvergadering, maar heeft nog geen actuele bedrijfsrapportage beschikbaar. De office manager verzamelt snel de benodigde gegevens, verwerkt deze in een overzichtelijk rapport en presenteert de kerncijfers in een heldere PowerPoint. Hierdoor kan de manager goed voorbereid de vergadering in en worden weloverwogen beslissingen genomen.

9. Bedrijfscultuur en werksfeer bewaken

Een positieve werksfeer en sterke bedrijfscultuur dragen bij aan tevreden en gemotiveerde medewerkers. Denk hierbij aan:

• Organiseren van leuke en verbindende activiteiten: het plannen van teamuitjes, bedrijfsfeestjes en gezamenlijke lunches om het teamgevoel te versterken;
• Stimuleren van samenwerking en open communicatie: initiatieven opzetten zoals wekelijkse teamoverleggen of brainstormsessies waarin medewerkers ideeën en feedback kunnen delen;
• Creëren van een fijne werkomgeving voor iedereen: zorgen voor een prettige, inclusieve en ondersteunende werkomgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen en optimaal kunnen presteren.

Praktijkvoorbeeld:

Na een drukke periode met veel deadlines merkt de office manager dat het team behoefte heeft aan ontspanning. Hij of zij organiseert een informele borrel met een leuke quiz, waardoor medewerkers even kunnen ontspannen en op een laagdrempelige manier met elkaar in contact komen. Dit draagt bij aan een positieve teamspirit en verhoogt de betrokkenheid binnen het bedrijf.

Welke vaardigheden en eigenschappen heb je als office manager nodig?

Een office manager moet over een breed scala aan vaardigheden beschikken om succesvol te zijn in de functie. Hieronder zijn een paar van de belangrijkste weergegeven:

1. Organisatorisch talent: Het beheren van meerdere taken en verantwoordelijkheden is een kernaspect van het werk van een office manager. Goede planning en prioriteiten stellen zijn hierbij essentieel.
2. Communicatieve vaardigheden: Omdat een office manager met veel verschillende mensen in contact komt, zowel binnen als buiten de organisatie, is het belangrijk om helder en effectief te kunnen communiceren. Dit geldt zowel voor mondelinge als schriftelijke communicatie.
3. Multitasking: Geen dag is hetzelfde voor een office manager. Je moet in staat zijn om snel te schakelen tussen verschillende taken en problemen op te lossen zodra ze zich voordoen.
4. Software vaardigheden: Office managers werken vaak met verschillende softwareprogramma’s, zoals Microsoft Office, CRM-systemen en planningssoftware. Het is daarom belangrijk om goed met deze tools te kunnen omgaan.
5. Leiderschap: Vooral in grotere organisaties kan een office manager leiding geven aan een team van collega’s zoals secretaresses. Dit vraagt om goede leidinggevende vaardigheden en het vermogen om medewerkers te motiveren.

Naast bovengenoemde vaardigheden spelen ook soft skills een belangrijke rol in het succes van een office manager. Denk aan flexibiliteit, empathie en het vermogen om effectief samen te werken. Wil je weten welke soft skills jou onmisbaar maken als office manager? Lees dan dit artikel: Soft skills die jou als officemanager onmisbaar maken.

Wat verdient een office manager?

Het salaris van een office manager wordt beïnvloed door verschillende factoren, waaronder de grootte van het bedrijf, de sector en de werkervaring. Over het algemeen geldt:

• Gemiddeld salaris: In Nederland verdient een office manager gemiddeld tussen de €2.500 en €4.500 bruto per maand.
• Ervaring: Starters beginnen vaak aan de onderkant van dit salarisspectrum, terwijl meer ervaren professionals of leidinggevenden een hoger salaris kunnen verwachten.
• Sector en verantwoordelijkheden: In grotere organisaties, waar een office manager verantwoordelijk is voor meerdere vestigingen of teams, kan het salaris hoger uitvallen.
• Locatie: In de Randstad liggen de lonen over het algemeen hoger dan in andere delen van Nederland, vanwege de hogere kosten van levensonderhoud en de grotere vraag naar gekwalificeerde office managers.

Hoewel exacte cijfers per bedrijf verschillen, sluiten deze bedragen aan bij salarisgegevens uit vacaturesites zoals Glassdoor en Indeed. Een goed salaris hangt daarnaast ook samen met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding, bonussen en opleidingsmogelijkheden.

Welke opleidingen en cursussen zijn geschikt?

Voor wie een carrière als office manager ambieert, zijn er diverse opleidingen en cursussen beschikbaar om de benodigde kennis en vaardigheden te ontwikkelen. De keuze hangt af van het gewenste niveau en de specifieke vaardigheden die je wilt versterken.

MBO- en HBO-opleidingen

Voor een stevige basis in het vakgebied kun je kiezen voor een volwaardige opleiding, zoals:

• Mbo-Office Management – gericht op bedrijfsadministratie, klantcontact en planning.
• Hbo-Office Management – meer focus op strategisch management, projectcoördinatie en personeelsbeheer.

Korte cursussen en trainingen

Wil je specifieke vaardigheden ontwikkelen of bijscholen? Dan zijn er diverse gerichte trainingen beschikbaar, zoals:

• Leidinggeven en teamcoördinatie – voor wie een team moet aansturen en motiveren.
• Time management en efficiënt werken – handig voor het verbeteren van werkstructuur en productiviteit.
• Microsoft Office 365 en digitale tools – voor wie soepel wil werken met programma’s zoals Excel, Outlook en SharePoint.

Deze opleidingen en trainingen bieden een sterke basis en helpen om goed voorbereid aan de slag te gaan in zowel kleinere bedrijven als grotere organisaties. Afhankelijk van je ambities kun je je verder specialiseren in bepaalde deelgebieden, zoals HR-ondersteuning of financiële administratie.

Een office manager is dé spin in het web van een organisatie. Van plannen en organiseren tot HR en communicatie: deze rol is onmisbaar. Met de juiste vaardigheden en een proactieve houding kun je als office manager echt het verschil maken. Wil je nog verder groeien in deze functie?

Bekijk dan onderstaande artikelen ook eens!

• Kostenbeheersing voor Officemanagers: een stappenplan
• 5 vaardigheden die een officemanager onmisbaar maken
• Hoe ga je om met weerstand in je team?
• Onmisbare eigenschappen van (toekomstige) leiders