Wat doet een office manager en waarom is de rol zo belangrijk?

De rol van een office manager is onmisbaar in veel organisaties. In veel bedrijven zorgen zij ervoor dat alles soepel verloopt, van het organiseren van het secretariaat tot het coördineren van vergaderingen. Het is een veelzijdige functie waarbij de office manager vaak als een spin in het web fungeert. Of het nu gaat om een groot bedrijf of een kleinere organisatie, een office manager speelt een cruciale rol in het ondersteunen van het (management)team en de dagelijkse bedrijfsvoering. In dit artikel bespreken we de taken, verantwoordelijkheden, salarisindicaties, vaardigheden en persoonlijke eigenschappen van een office manager. Ook krijg je inzicht in hoe deze rol zich in verschillende sectoren kan manifesteren en waarom een goede office manager het verschil kan maken in een organisatie.

Wat is een office manager?

Een office manager is verantwoordelijk voor het beheer en de coördinatie van de dagelijkse activiteiten op kantoor. Dit varieert van het beheren van kantoorbenodigdheden tot het organiseren van personeelsbijeenkomsten. In sommige organisaties fungeert deze persoon als spil in de communicatie, zorgt voor een prettige werkomgeving en biedt ondersteuning aan verschillende afdelingen.

De functie kan in bepaalde bedrijven meer administratieve taken omvatten, terwijl er in andere juist meer leidinggevende verantwoordelijkheden zijn. Dit hangt vaak af van de grootte van de organisatie en de specifieke behoeften van het bedrijf. Flexibiliteit en veelzijdigheid zijn daarbij essentieel, aangezien geen dag hetzelfde is.

Wat doet een office manager?

De taken binnen deze functie variëren per organisatie, maar er zijn een aantal verantwoordelijkheden die vaak terugkomen. Enkele belangrijke voorbeelden zijn:

• Kantoororganisatie en administratie: De algehele organisatie van het kantoor behoort tot de kerntaken. Dit houdt in dat er toezicht wordt gehouden op de inkoop van kantoorbenodigdheden, de werkruimtes efficiënt worden ingedeeld en alle faciliteiten goed functioneren.
• Agendabeheer: Het coördineren van vergaderingen en afspraken is een groot deel van de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het inplannen van vergaderzalen, het beheren van de agenda’s van leidinggevenden en het versturen van vergaderverzoeken.
• Communicatie: Vaak fungeert deze persoon als schakel tussen verschillende afdelingen binnen het bedrijf en externe partijen, zoals leveranciers en klanten.
• Budgetbeheer: Het bijhouden van het kantoorbudget is ook een belangrijke taak. Dit omvat het beheren van de inkoop van voorraden, het regelen van externe diensten en ervoor zorgen dat de kosten binnen het vastgestelde budget blijven.
• Faciliteitenbeheer: Ook het onderhoud van het kantoor valt onder de verantwoordelijkheden, zoals het aansturen van schoonmaakdiensten of het repareren van apparatuur.
• Personeelszaken: In sommige bedrijven komen HR-gerelateerde taken voor, zoals het bijhouden van vakantie- en ziektedagen of het organiseren van personeelsbijeenkomsten.

De veelzijdigheid van deze rol vereist het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden, wat het werk dynamisch en afwisselend maakt.

Wat verdient een office manager?

Het salaris voor deze functie hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van het bedrijf, de sector en de ervaring van de werknemer. In Nederland ligt het gemiddelde inkomen voor iemand in deze rol tussen de €2.500 en €4.500 bruto per maand. Dit kan variëren afhankelijk van de ervaring en de verantwoordelijkheden die bij de functie komen kijken. Hoewel er geen exacte bronnen zijn voor deze cijfers, zijn de genoemde bedragen in lijn met vergelijkbare salarisrapporten en vacaturesites zoals Glassdoor en Indeed, waar de beloning vaak binnen dit bereik valt.

In grotere organisaties, waar iemand bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor meerdere vestigingen of grotere teams, kan het salaris hoger uitvallen. Ook de locatie speelt een rol; in de Randstad liggen de lonen vaak hoger dan in andere delen van Nederland.

Belangrijke vaardigheden

Een office manager moet over een breed scala aan vaardigheden beschikken om succesvol te zijn in de functie. Hieronder zijn een paar van de belangrijkste weergegeven:

1. Organisatorisch vermogen: Het beheren van meerdere taken en verantwoordelijkheden is een kernaspect van het werk van een office manager. Goede planning en prioriteiten stellen zijn hierbij essentieel.
2. Communicatieve vaardigheden: Omdat een office manager met veel verschillende mensen in contact komt, zowel binnen als buiten de organisatie, is het belangrijk om helder en effectief te kunnen communiceren. Dit geldt zowel voor mondelinge als schriftelijke communicatie.
3. Multitasking: Geen dag is hetzelfde voor een office manager. Je moet in staat zijn om snel te schakelen tussen verschillende taken en problemen op te lossen zodra ze zich voordoen.
4. Software vaardigheden: Office managers werken vaak met verschillende softwareprogramma’s, zoals Microsoft Office, CRM-systemen en planningssoftware. Het is daarom belangrijk om goed met deze tools te kunnen omgaan.
5. Leiderschap: Vooral in grotere organisaties kan een office manager leiding geven aan een team van collega’s zoals secretaresses. Dit vraagt om goede leidinggevende vaardigheden en het vermogen om medewerkers te motiveren.

Eigenschappen van een goede office manager

Naast vaardigheden zijn er ook bepaalde persoonlijke eigenschappen die een goede office manager typeren:

• Proactief: Een goede office manager wacht niet af, maar neemt initiatief. Het oplossen van problemen voordat ze escaleren is een belangrijk onderdeel van het werk.
• Stressbestendig: Er kunnen situaties ontstaan waarin meerdere dingen tegelijk gebeuren en alles urgent lijkt. Een goede office manager blijft in dergelijke situaties kalm en houdt het overzicht.
• Flexibel: Omdat het werk van een office manager zo divers is, is het belangrijk om je makkelijk te kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Of het nu gaat om een last-minute wijziging in een vergadering of een spoedbestelling van kantoorbenodigdheden, flexibiliteit is een must.
• Discreet: Office managers hebben vaak te maken met gevoelige informatie, zoals personeelsdossiers of vertrouwelijke documenten. Het is belangrijk om hier zorgvuldig en discreet mee om te gaan.
• Empathie: Omdat je vaak met mensen werkt, zowel binnen het team als met externe partijen, is het belangrijk dat je kunt aanvoelen wat anderen nodig hebben en hen daarbij kunt ondersteunen.

Opleidingen en trainingen

Voor wie een carrière als office manager ambieert, zijn er verschillende opleidingen en cursussen beschikbaar die helpen om de benodigde kennis en vaardigheden te ontwikkelen. Veel opleidingen richten zich op onderwerpen zoals bedrijfsmanagement, administratieve processen, en communicatie. Denk bijvoorbeeld aan een MBO- of Hbo-opleiding Office Management, waarin je alles leert over bedrijfsadministratie, projectmanagement en personeelsbeheer. Daarnaast zijn er tal van korte cursussen en trainingen die zich richten op specifieke vaardigheden, zoals leidinggeven, time management en het gebruik van kantoorsoftware zoals Microsoft Office 365. Deze opleidingen bieden een stevige basis en helpen om in de praktijk goed voorbereid aan de slag te gaan, zowel in kleinere bedrijven als grotere organisaties.