Wat doet een office manager en waarom is de rol zo belangrijk?

Een office manager is de stille kracht achter een soepel draaiende organisatie. Van het regelen van kantoorprocessen tot het ondersteunen van het managementteam: deze veelzijdige professional zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Of je nu werkt in een groot bedrijf of een kleinere organisatie, een goede office manager maakt écht het verschil. In dit artikel lees je alles over de taken, verantwoordelijkheden, vaardigheden en persoonlijke eigenschappen die deze rol zo onmisbaar maken. Daarnaast ontdek je hoe de functie varieert in verschillende sectoren en wat de toegevoegde waarde is voor het succes van een organisatie.

Wat is een office manager?

Een office manager is verantwoordelijk voor het beheer en de coördinatie van de dagelijkse activiteiten op kantoor. Dit varieert van het beheren van kantoorbenodigdheden tot het organiseren van personeelsbijeenkomsten. In sommige organisaties fungeert deze persoon als spil in de communicatie, zorgt voor een prettige werkomgeving en biedt ondersteuning aan verschillende afdelingen.

De functie kan in bepaalde bedrijven meer administratieve taken omvatten, terwijl er in andere juist meer leidinggevende verantwoordelijkheden zijn. Dit hangt vaak af van de grootte van de organisatie en de specifieke behoeften van het bedrijf. Flexibiliteit en veelzijdigheid zijn daarbij essentieel, aangezien geen dag hetzelfde is.

Welke taken heeft een office manager?

Een office manager heeft een breed en gevarieerd takenpakket dat afhankelijk is van de organisatie en de sector waarin hij of zij werkt. De taken gaan vaak verder dan enkel het beheren van het kantoor; een goede office manager speelt ook een sleutelrol in de efficiëntie en productiviteit van het bedrijf. Hier hebben we de belangrijkste taken, met een uitgebreidere beschrijving voor je uitgelicht:

1. Het organiseren van het kantoor

De office manager is verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Denk hierbij aan taken zoals:

• Zorgen voor een nette, georganiseerde en functionele werkomgeving.
• Toezicht houden op de inkoop en voorraad van kantoorbenodigdheden.
• Beheren van faciliteiten zoals printers, vergaderruimtes en andere kantoorapparatuur.

2. Plannen en coördineren

Denk hierbij aan taken zoals:

• Het beheren van agenda’s van leidinggevenden en teams.
• Het plannen van vergaderingen, inclusief het regelen van vergaderruimtes en het verspreiden van agenda’s en notulen.
• Het organiseren van evenementen, zoals personeelsbijeenkomsten, trainingen of bedrijfsuitjes.

3. Budgetbeheer en financiële administratie

Veel office managers hebben ook verantwoordelijkheden op financieel gebied:

• Het opstellen en beheren van het kantoorbudget.
• Het verwerken van facturen en uitgaven binnen het budget.
• Het ondersteunen bij financiële rapportages en boekhoudkundige taken.

4. HR-ondersteuning

In veel bedrijven neemt de office manager HR-gerelateerde taken op zich:

• Het beheren van personeelsdossiers en verlofregistraties.
• Het ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Het organiseren van activiteiten ter bevordering van de teambuilding.
• Het bieden van een luisterend oor en oplossen van praktische vragen van medewerkers.

5. Communicatie en relatiemanagement

Een office manager is vaak het centrale aanspreekpunt voor interne en externe communicatie:

• Fungeren als schakel tussen verschillende afdelingen en het management.
• Onderhouden van contact met externe leveranciers en dienstverleners.
• Verzorgen van correspondentie, zoals e-mails en memo’s, en het bewaken van een professionele uitstraling.

6. Proces- en projectbeheer

De office manager speelt een actieve rol in het verbeteren van werkprocessen:

• Het analyseren van bestaande procedures en voorstellen doen voor verbeteringen.
• Het implementeren van nieuwe tools of systemen die de efficiëntie verhogen.
• Het coördineren van kleinere projecten, zoals kantoorrenovaties of de implementatie van nieuwe software.

7. Faciliteitenbeheer

Zorgen dat het kantoor functioneel en comfortabel blijft, hoort ook bij de verantwoordelijkheden:

• Aansturen van schoonmaak-, onderhouds- en technische diensten.
• Zorgen dat apparaten, zoals computers en printers, goed werken.
• Het bewaken van de veiligheid van de werkomgeving, bijvoorbeeld door het organiseren van BHV-trainingen.

8. Ondersteuning van het management

Een office manager biedt waardevolle ondersteuning aan het managementteam:

• Het voorbereiden van rapportages en presentaties.
• Beheren van vertrouwelijke documenten en correspondentie.
• Fungeren als sparringpartner voor operationele vraagstukken.

9. Het bewaken van de bedrijfscultuur

Een office manager speelt ook een rol in het versterken van de werksfeer en bedrijfscultuur:

• Organiseren van activiteiten die bijdragen aan een goede teamsfeer.
• Stimuleren van samenwerking en open communicatie tussen medewerkers.
• Het creëren van een fijne en motiverende werkomgeving voor het hele team.

De veelzijdigheid van deze rol vereist het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden, wat het werk dynamisch en afwisselend maakt.

Welke vaardigheden en eigenschappen heb je als office manager nodig?

Een office manager moet over een breed scala aan vaardigheden beschikken om succesvol te zijn in de functie. Hieronder zijn een paar van de belangrijkste weergegeven:

1. Organisatorisch vermogen: Het beheren van meerdere taken en verantwoordelijkheden is een kernaspect van het werk van een office manager. Goede planning en prioriteiten stellen zijn hierbij essentieel.
2. Communicatieve vaardigheden: Omdat een office manager met veel verschillende mensen in contact komt, zowel binnen als buiten de organisatie, is het belangrijk om helder en effectief te kunnen communiceren. Dit geldt zowel voor mondelinge als schriftelijke communicatie.
3. Multitasking: Geen dag is hetzelfde voor een office manager. Je moet in staat zijn om snel te schakelen tussen verschillende taken en problemen op te lossen zodra ze zich voordoen.
4. Software vaardigheden: Office managers werken vaak met verschillende softwareprogramma’s, zoals Microsoft Office, CRM-systemen en planningssoftware. Het is daarom belangrijk om goed met deze tools te kunnen omgaan.
5. Leiderschap: Vooral in grotere organisaties kan een office manager leiding geven aan een team van collega’s zoals secretaresses. Dit vraagt om goede leidinggevende vaardigheden en het vermogen om medewerkers te motiveren.

Naast vaardigheden zijn er natuurlijk ook bepaalde persoonlijke eigenschappen die een goede office manager typeren:

• Proactief: Een goede office manager wacht niet af, maar neemt initiatief. Het oplossen van problemen voordat ze escaleren is een belangrijk onderdeel van het werk.
• Stressbestendig: Er kunnen situaties ontstaan waarin meerdere dingen tegelijk gebeuren en alles urgent lijkt. Een goede office manager blijft in dergelijke situaties kalm en houdt het overzicht.
• Flexibel: Omdat het werk van een office manager zo divers is, is het belangrijk om je makkelijk te kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Of het nu gaat om een last-minute wijziging in een vergadering of een spoedbestelling van kantoorbenodigdheden, flexibiliteit is een must.
• Discreet: Office managers hebben vaak te maken met gevoelige informatie, zoals personeelsdossiers of vertrouwelijke documenten. Het is belangrijk om hier zorgvuldig en discreet mee om te gaan.
• Empathie: Omdat je vaak met mensen werkt, zowel binnen het team als met externe partijen, is het belangrijk dat je kunt aanvoelen wat anderen nodig hebben en hen daarbij kunt ondersteunen.

Wat verdient een office manager?

Het salaris voor deze functie hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van het bedrijf, de sector en de ervaring van de werknemer. In Nederland ligt het gemiddelde inkomen voor iemand in deze rol tussen de €2.500 en €4.500 bruto per maand. Dit kan variëren afhankelijk van de ervaring en de verantwoordelijkheden die bij de functie komen kijken. Hoewel er geen exacte bronnen zijn voor deze cijfers, zijn de genoemde bedragen in lijn met vergelijkbare salarisrapporten en vacaturesites zoals Glassdoor en Indeed, waar de beloning vaak binnen dit bereik valt.

In grotere organisaties, waar iemand bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor meerdere vestigingen of grotere teams, kan het salaris hoger uitvallen. Ook de locatie speelt een rol; in de Randstad liggen de lonen vaak hoger dan in andere delen van Nederland.

Officemanagement: passende opleidingen en trainingen

Voor wie een carrière als office manager ambieert, zijn er verschillende opleidingen en cursussen beschikbaar die helpen om de benodigde kennis en vaardigheden te ontwikkelen. Veel opleidingen richten zich op onderwerpen zoals bedrijfsmanagement, administratieve processen, en communicatie. Denk bijvoorbeeld aan een MBO- of Hbo-opleiding Office Management, waarin je alles leert over bedrijfsadministratie, projectmanagement en personeelsbeheer. Daarnaast zijn er tal van korte cursussen en trainingen die zich richten op specifieke vaardigheden, zoals leidinggeven, time management en het gebruik van kantoorsoftware zoals Microsoft Office 365. Deze opleidingen bieden een stevige basis en helpen om in de praktijk goed voorbereid aan de slag te gaan, zowel in kleinere bedrijven als grotere organisaties.