Zo bereid je jouw functioneringsgesprek voor

In een functioneringsgesprek bespreek je jouw wensen en aandachtspunten. In tegenstelling tot het beoordelingsgesprek, is het een toekomstgerichte dialoog: het gaat zowel over het functioneren van jezelf als jouw leidinggevende. Jullie geven gezamenlijk aan wat jullie van elkaar verwachten.

Om het gesprek zorgvuldig te laten verlopen, zorg dan dat je (allebei) voorbereid bent op de volgende onderdelen. Maak van tevoren een agenda en spreek af hoeveel tijd jullie nodig hebben.

1: Zijn de gemaakte afspraken gerealiseerd?

Tijdens het vorige functioneringsgesprek heb je samen afspraken gemaakt. Wat zijn de omstandigheden die tot afwijkingen hebben geleid? Maak ook een overzicht van de belangrijkste prestaties die je geleverd hebt.

2: Hoe heb je het afgelopen jaar ervaren?

Bekijk dit vanuit jouw concrete taken, maar ook vanuit je verant­woordelijkheden. Als de uitvoering niet volgens plan verloopt, ga dan samen met je leidinggevende na aan welke competentie(s) je de komende periode gaat werken. Maak hierbij ook de vertaalslag naar wat de voordelen zijn voor de organisatie.

3: Samenwerking

Dit betreft zowel de samenwerking met:

• jouw collega’s – hoe was de samenwerking, hoe staat het met de collegialiteit en hoe val jij in de groep?
• jouw leidinggevende – hebben jullie goed overleg, staan jullie open voor het ontvangen en geven van informatie, motiveren jullie elkaar, houden jullie elkaar scherp?

4: Werkomstandigheden

Wat vind je van zaken als perso­nele bezetting, veiligheid, welzijn, jouw werkplek, abnormale piekbelasting, enzovoorts? Welke omstandigheden hebben positieve of negatieve invloed (gehad) op je werkzaamheden?

5: Kijk naar het komende jaar

Wat zijn jouw wensen, ideeën en verwachtingen voor het komende jaar op het gebied van de hiervoor benoemde onderwer­pen? Geef allebei aan hoe het eventueel beter kan.

6: Maak afspraken

Hoe kunnen de besproken aandachtspunten, taken, wensen en verwachtingen in de komende periode worden gerealiseerd? En welke concrete afspraken maak je met je leidinggevende?

Stel ook deadlines. Het is handig om onderscheid te maken tussen de korte en lange termijnacties:

• Korte termijn: zet kleine stappen. Welke acties kun je de komende week al aanpakken of wat kun je de komende maand al realiseren?
• Lange termijn: vraag je af waaraan je zult merken dat het probleem er niet meer is als je een jaar verder bent. Wat gaat er dan beter? Hoe is het anders?

7: Houd tussentijds je voortgang in de gaten

Bespreek regelmatig met je leidinggevende de voortgang. Zo voorkom je dat je na een jaar erachter komt dat je voornemens niet zijn uitgekomen en het helpt je om je doelen bijtijds bij te stellen.
Loop je gedurende het jaar tegen problemen aan, krop dit dat niet op tot het volgende functioneringsgesprek en maak het direct bespreekbaar.

Dit blog is afgeleid van het blog Een functioneringsgesprek goed voorbereiden doe je zo, geschreven door docent Anne Hallema.

Houd jij je als assistant bezig met P&O/HR taken?

Steeds meer secretaresses en assistants ondersteunen de afdeling P&O/HR. De 2-daagse opleiding HR Assistent geeft je alle extra kennis naast jouw reguliere werkzaamheden, zodat je snel en grondig antwoord hebt op alle vragen van collega’s.