Zo los je problemen op je werk op

In elke functie en ik elke organisatie komen ze voor: problemen. Een ontevreden klant? Een computersysteem dat uitvalt? Of iets dat je per ongeluk vergeten bent. Hoe kun je het beste met deze problemen omgaan?

Ga het probleem niet uit de weg

Bepaalde problemen laten zich niet negeren, zoals een defect systeem dat werken onmogelijk maakt. Maar andere problemen, zoals klachten van klanten, ontevredenheid bij het personeel en communicatiestoornissen worden nog weleens aan de kant geschoven. Er is nu eenmaal wat tijd nodig om een oplossing te bedenken. Steek je hoofd echter niet in het zand. Zeker als een probleem zich regelmatig voordoet, loont het de moeite om het op te lossen. Op die manier wordt het vlotter en aangenamer werken voor iedereen.

Denk aan de lange termijn

Het is relatief eenvoudig om problemen case by case op te lossen. Maar op de lange termijn los je daar niets mee op. Onderzoek de oorzaken van problemen, en zoek naar een structurele en duurzame oplossing. Betrek hierbij alle betrokkenen, zodat je het probleem vanuit verschillende standpunten zou kunnen bekijken. Denk eraan, de meest evidente oplossing is niet altijd de beste.

Focus niet op de schuld

Wanneer er iets fout loopt op het werk, proberen mensen zich vaak in te dekken. Ze ontkennen dat ze bij de fout of het probleem betrokken zijn. Of erger nog: ze schuiven de verantwoordelijkheid af op iemand anders. Hoewel het in bepaalde gevallen nodig is om de ‘schuldige’ aan te spreken, zeker als de fout zich vaker voordoet, is dit niet altijd heel productief. Belangrijker is om omstandigheden te creëren die de kans op fouten of problemen minimaliseren.

Kijk verder dan de eigen organisatie

Er doen zich heel wat verschillende soorten problemen voor in de organisatie. Het kan zeker de moeite zijn om na te gaan hoe deze problemen elders opgelost worden, zelfs buiten de eigen organisatie. Bovendien sta je er niet alleen voor. Er zijn heel wat externe consultants, elk met hun eigen expertise, die je bedrijf grondig onder de loep nemen en oplossingen formuleren voor pertinente problemen. Een frisse blik kan heel wat doen.

Evalueer

Uiteraard moet de gekozen oplossing het probleem verhelpen. Maar ga ook na of de oplossing, een nieuwe werkwijze bijvoorbeeld, niet elders een nieuw probleem veroorzaakt. Evalueer of de oplossing werkbaar is voor de betrokkenen. Alleen zo kun je bijsturen waar nodig en zorg je ervoor dat het probleem zich in de toekomst niet meer voordoet.

Bron: jobat