Werk jij met de takenlijst in Outlook? En zo nee, mag ik vragen waarom niet? Ik zie namelijk veel secretaresses die moeite hebben met het houden van overzicht in alle taken die er op verschillende manieren op je afkomen. Juist als je dan met de takenlijst gaat werken, creëer je dat overzicht, zorg je ervoor dat weer helder wordt wat je moet doen én dat je niets vergeet.
Hoe tevreden ben jij met jouw Office 365 of Outlook agenda? Kan je eenvoudig een meeting inplannen? Hebben jij en je collega’s direct inzicht in de beschikbaarheid van vergaderruimtes? Of is er sprake van veel onderbroken bijeenkomsten en leegstand? In de basis zijn Outlook en Office 365 prima online agenda’s voor vergaderruimtes, maar met onze Reflex RoomManager maakt u van de agenda een volwaardig reserveringssysteem. Vijf redenen om uit te breiden!
Ga je binnenkort op welverdiende skivakantie? Dan is het goed om stil te staan bij de handige Outlook-functie Automatische antwoorden. Want waar stelde je dat ook alweer in?
Begrijp me niet verkeerd, ik ben een ontzettend grote fan van Outlook. En toch vind ik dat je Outlook niet moet gebruiken voor grote mailingen.
Nou oké, eerlijk is eerlijk, je ontkomt er niet helemaal aan om nog wat te typen. Maar je kunt het wel tot een minimum beperken als je een van deze 3 manieren gebruikt.
Wil je veel tijd besparen en dezelfde stukken tekst niet steeds opnieuw typen? Gebruik dan Snelonderdelen. Dit zijn stukken tekst die je bewaart en later heel eenvoudig weer kunt gebruiken, zonder ze steeds opnieuw te bedenken of opnieuw op te zoeken.
Rare titel zul je misschien denken, niets is minder waar. Ik vertel het dagelijks in de Outlook-experttrainingen die ik geef aan ervaren managementondersteuners. “Vergelijk je deurmat eens met je inbox”. Want zeg nou zelf: Laat jij je post op je deurmat liggen?
Iedere secretaresse kent het belang van overzicht. Wanneer je met meerdere agenda’s werkt, is het soms lastiger om het overzicht te bewaren. Gelukkig maakt Outlook het je makkelijk met bijvoorbeeld de Planningsassistent.
Secretaressewerk is hectisch. Je bent verdiept in het maken van een complexe afspraak, terwijl de telefoon gaat en iemand aan je bureau staat die aandacht vraagt. Intussen gaat je directeur naar een afspraak en roept iets naar je terwijl hij het kantoor uitloopt. Herkenbaar?
Hoe ben jij welkom geheten na je vakantie? Had je een heerlijk lege mailbox doordat je collega taken waargenomen heeft? Of werd je verwelkomd door honderden e-mailtjes?
Volg ons