Rare titel zul je misschien denken, niets is minder waar. Ik vertel het dagelijks in de Outlook-experttrainingen die ik geef aan ervaren managementondersteuners. “Vergelijk je deurmat eens met je inbox”. Want zeg nou zelf: Laat jij je post op je deurmat liggen?
Secretaressewerk is hectisch. Je bent verdiept in het maken van een complexe afspraak, terwijl de telefoon gaat en iemand aan je bureau staat die aandacht vraagt. Intussen gaat je directeur naar een afspraak en roept iets naar je terwijl hij het kantoor uitloopt. Herkenbaar?
Nou ja ‘moeten’ je ‘moet’ natuurlijk niets, maar het is wel ontzettend handig en wat mij betreft een onmisbare tool op het secretariaat. Ik geef je in deze blogpost graag vijf tips.
Werk jij met contactpersonen in Outlook? Ik kom veel secretaresses tegen die dat (nog) niet doen. Het hebben van een goed contactpersonenbestand is voor mij onmisbaar. Niet alleen om naam, e-mail- en postadres toe te voegen, maar je kunt ook noteren op welke dagen iemand werkt, wie de secretaresse is of andere bijzonderheden. Een gedoe om ze toe te voegen? Niet als je de sleeptruc kent!
Ik geef het toe: ik kan niet meer zonder, zowel zakelijk als privé, OneNote! Vroeger bewaarde ik informatie, acties en ideeën in papieren notitieblokken en links naar interessante websites in de ‘favorieten’ in mijn browser. Ik vond het ongestructureerd en merkte dat ik het lastig vond om informatie terug te vinden.
“Het is bijna vakantie en ik heb er zin in. Tijdens mijn vakantie is er niemand die mijn mails beantwoord. Eerlijk gezegd, zie ik nu alweer op tegen mijn eerste werkdag. Ik ben mijn vakantie van drie weken dan meestal in een uurtje weer vergeten. Heb je een tip voor het snel verwerken van mijn e-mails?”
Volg ons