Veel vergaderingen zijn inefficiënt. Maar waarom? Vaak krijgt een praatgrage collega de schuld. Of die manager die nooit iets inleest. Oftewel: een oorzaak waar je vrijwel niets meer aan kunt doen tijdens de vergadering zelf (zonder de stemming te verlagen). De werkelijke oorzaak ligt echter ver voor de vergadering: de voorbereiding. Ben je toe aan een vlotte vergadering die doet wat het moet doen? Lees dan vooral verder…
De “standaard” vergader tips zoals: Stel het doel van de vergadering vast, Bereid je voor en Nodig alleen collega’s uit die ook echt van belang zijn, zijn vergadertips die we nu wel kennen. Toch worden er nog steeds vergaderingen georganiseerd waar maar geen einde aan lijkt te komen. Erger jij je daar ook aan? De tips in dit artikel helpen je om niet meer in de bore-out zone terecht te komen tijdens het eerstvolgende werkoverleg.
Heb je regelmatig een online overleg op de agenda staan? Dan is het belangrijk dat je deze als ondersteuner effectief kunt begeleiden en sturen wanneer nodig. Hoe doe je dat?
Hoewel de meesten van ons al lang weer teruggekeerd zijn naar kantoor, blijven virtuele vergaderingen nog wel bestaan. In dit artikel delen we een aantal handig tips die je kunt gebruiken bij het notuleren van online meetings.
…is toch echt een goede voorbereiding. Veel deelnemers aan een vergadering hebben geen idee van wat er allemaal bij komt kijken. We geven je alvast een aantal tips voor de voorbereiding én uitwerking.
We werken wéér thuis. Alle vergaderingen zetten we digitaal voort. Als notulist ken je de basis van het notuleren: goed voorbereiden, luisteren, samenvatten, noteren en verwerken. Die basis alleen al kan best een pittige opgave zijn tijdens een online vergadering. Je hebt daarnaast ook nog deze extra vaardigheden nodig als virtueel notulist.
Het is gemakkelijk om je tijdens een vergadering te focussen op wie wat gezegd heeft. En de meeste deelnemers aan een vergadering willen ook graag dat je hun naam noteert en precies vastlegt wat ze hebben gezegd. Zo ziet iedereen dat ze een toegevoegde waarde hebben geleverd aan de vergadering.
Er is geen gebrek aan advies over hoe je geweldige online vergaderingen kunt houden, veelgemaakte fouten kunt voorkomen en hoe je jouw aanwezigheid kunt verhogen. Om ervoor te zorgen dat iedereen met zijn of haar volle aandacht bij de vergadering aanwezig is, kan je als organisator de vergadering beginnen met een check-in: een eenvoudige en effectieve manier om een bijeenkomst te beginnen. Kenmerkend voor een goede check-in zijn goede vragen. Hierbij enkele praktische tips voor een effectieve check-in:
Het vergaderproces kan binnen de organisatie tot ontzettend veel frustratie leiden, zeker voor assistants. Wat ervaren zij als het meest frustrerend en hoe proberen ze deze frustraties op te lossen?
De opkomst van Zoom gaat hand in hand met Zoom-moeheid, dat lusteloze gevoel na de zoveelste videovergadering. Weet je dat Zoom-directeur Eric Yuan soms zelf ook last heeft van Zoom-moeheid? Zijn persoonlijk record staat zelfs op 19 Zoom-vergaderingen per dag! Is het een record dat sommige mensen misschien wel kunnen verslaan?
Volg ons