Hoewel de meesten van ons al lang weer teruggekeerd zijn naar kantoor, blijven virtuele vergaderingen nog wel bestaan. In dit artikel delen we een aantal handig tips die je kunt gebruiken bij het notuleren van online meetings.
…is toch echt een goede voorbereiding. Veel deelnemers aan een vergadering hebben geen idee van wat er allemaal bij komt kijken. We geven je alvast een aantal tips voor de voorbereiding én uitwerking.
We werken wéér thuis. Alle vergaderingen zetten we digitaal voort. Als notulist ken je de basis van het notuleren: goed voorbereiden, luisteren, samenvatten, noteren en verwerken. Die basis alleen al kan best een pittige opgave zijn tijdens een online vergadering. Je hebt daarnaast ook nog deze extra vaardigheden nodig als virtueel notulist.
Het is gemakkelijk om je tijdens een vergadering te focussen op wie wat gezegd heeft. En de meeste deelnemers aan een vergadering willen ook graag dat je hun naam noteert en precies vastlegt wat ze hebben gezegd. Zo ziet iedereen dat ze een toegevoegde waarde hebben geleverd aan de vergadering.
Het vergaderproces kan binnen de organisatie tot ontzettend veel frustratie leiden, zeker voor assistants. Wat ervaren zij als het meest frustrerend en hoe proberen ze deze frustraties op te lossen?
Digitaal vergaderen is de laatste jaren, maar zeker de laatste maanden, in een stroomversnelling terechtgekomen. Steeds meer bedrijven nemen stappen om het vergaderproces te digitaliseren. Dit is het gevolg van het groeiend aantal mogelijkheden die digitale transformatie biedt, maar ook het gevolg van een veranderende werksituatie door Corona. Vergaderingen vinden namelijk steeds vaker plaats op afstand.
‘Saskia, we hebben over vijf minuten een directievergadering. Kom je notuleren?’ Natuurlijk doe je dat, maar gemakkelijk zal het niet worden. Help… Notuleren wordt vaak gezien als een lastige en tijdrovende klus:
Ach, maak jij het verslag? Dat was de werktitel voor een nieuw boek over notuleren. Dat boek verscheen eind september als ‘Noteer jij dit even?’ Maar even over dat ‘ach’ in de werktitel. Er zitten twee betekenissen in verstopt. ‘Ach’ in de zin van: ‘ach, het stelt niet zoveel voor, doe jij dat nu maar even en: ‘ach, wat zielig dat jij het verslag moet maken’, wat rot voor je’. Beide interpretaties doen geen recht aan de klus die notuleren heet. Want notuleren is een vak apart, maar zeker geen onmogelijk zware job.
Nog steeds wordt notuleren vaak gezien als een lastige en tijdrovende klus. Weleens aan gedacht om gewoon je telefoon daarvoor te gebruiken? Het is heel makkelijk en nog super handig ook!
Notuleren op een tablet. Het klinkt zo makkelijk. En misschien is het dat ook wel? Met deze 3 slimme tips notuleer jij in ieder geval een heel stuk makkelijker op je laptop!
Volg ons