Haal meer uit je werkdag met deze 10 Google Agenda tips

Als Support Professional weet jij als geen ander hoe belangrijk het is om je agenda efficiënt in te richten en te beheren. Met deze praktische tips kun jij jouw Google Agenda (en die van je manager!) naar een hoger niveau tillen. Probeer ze uit en ervaar hoe intuïtief Google werkt. Succes met deze tips!

#1 Kleurcodes/labels

Geef verschillende soorten afspraken elk een eigen kleur in je agenda. Bijvoorbeeld, groen voor vergaderingen, blauw voor werkoverleg en rood voor afspraken buiten de deur. Op deze manier kun je in één oogopslag zien wat er op je agenda staat en prioriteiten stellen.

• Kleurcodes kan je toepassen door naar een specifieke afspraak te gaan en op “Meer opties” (of op je mobiel op de potlood naast de 3 puntjes te klikken). Hier kun je de gewenste kleur selecteren onder het gedeelte “Kleur”. Zo kun je verschillende soorten afspraken en taken elk een eigen kleur geven om herkenbaarheid aan afspraken te geven.

#2 Herinneringen

Stel herinneringen in voor belangrijke afspraken en taken. Kies de juiste timing voor de herinneringen, zodat je voldoende tijd hebt om je voor te bereiden. Gebruik ook de optie voor herhaalde herinneringen voor terugkerende taken.

• Om herinneringen in te stellen in Google Agenda, klik je op een afspraak of taak en selecteer je “Herinnering toevoegen”. Je kunt dan de gewenste tijd instellen voor de herinnering. Deze herinneringen verschijnen vervolgens op het ingestelde tijdstip, waardoor je nooit een belangrijke afspraak mist.

#3 Je agenda delen

Maak gebruik van de mogelijkheid om je agenda te delen met collega’s. Dit maakt het plannen van vergaderingen en het coördineren van taken veel gemakkelijker. Zorg ervoor dat je de juiste rechten instelt, zodat anderen alleen kunnen zien wat nodig is.

• Om je agenda te delen met collega’s, ga je naar de algemene instellingen (tandwiel) en naar agenda toevoegen. Hier kan je personen toevoegen met wie je je agenda wilt delen en je kunt er ook meteen de juiste rechten instellen.

#4 Notities toevoegen aan afspraken

Gebruik de mogelijkheid om notities toe te voegen aan je afspraken. Dit stelt je in staat om belangrijke details of taken te noteren die verband houden met een specifieke afspraak, waardoor je alles op één plek hebt.

• Om notities toe te voegen aan afspraken in Google Agenda, klik je op een specifieke afspraak en selecteer je “Meer opties”. Onder het gedeelte “Beschrijving” kun je notities toevoegen met alle belangrijke details die je wilt opnemen.

#5 De weergave-instellingen aanpassen

Pas de weergave-instellingen van je agenda aan op een manier die voor jou het meest overzichtelijk is. Experimenteer met verschillende weergaveopties, zoals dag-, week- en maandweergave, om te zien wat het beste werkt voor jouw planning.

• Om de weergave-instellingen aan te passen in Google Agenda, ga je naar de instellingen (tandwielpictogram). Daar kan je dan de verschillende weergaveopties aanpassen, zoals bijvoorbeeld de weergave van de agenda, de tijdschaal en de startdag van de week.

#6 Sneltoetsen gebruiken

Leer de sneltoetsen kennen voor Google Agenda, zodat je sneller kunt navigeren en taken kunt uitvoeren. Dit bespaart je kostbare tijd en maakt je werk efficiënter.

• Sneltoetsen die handig zijn om te onthouden:
  • c (nieuwe afspraak maken) en q (snel een nieuwe afspraak maken)
  • t (ga naar de huidige datum)
  • Klik op het ? voor meer sneltoetsen…

Leestip: Zo maak je een MailMerge in Google Workspace (documenten)

#7 Voeg een locatie toe aan afspraken om te navigeren

Voeg locaties toe aan je afspraken in Google Agenda, zodat je gemakkelijk kunt navigeren naar je bestemming. Als je een herinnering instelt, dan wordt er zelfs aangegeven wanneer het tijd is om te vertrekken. Hoe makkelijk is dat!?

#8 Afspraken als privé markeren

Bij het maken van een nieuwe afspraak kun je ervoor kiezen om deze als privé (default visibility in het figuur hieronder) in te stellen, zodat alleen jijzelf de details van de afspraak kunt zien. Dit is handig voor het plannen van persoonlijke afspraken of gevoelige werkgerelateerde afspraken waarvan je de privacy wilt waarborgen.

• Je kunt deze instelling vinden bij het maken van een nieuwe afspraak onder de optie Zichtbaarheid.

#9 Gebruik de ‘beschikbaarheidsweergave’

Maak gebruik van de ‘Beschikbaarheidsweergave’ in Google Agenda om snel te zien wanneer je (of je collega’s) beschikbaar bent voor nieuwe afspraken. Door te schakelen naar de beschikbaarheidsweergave (in Outlook heet dit de planningsweergave), kun je gemakkelijk zien welke delen van je dag nog open zijn voor het toevoegen van nieuwe afspraken.

• Je kunt de beschikbaarheidsweergave vinden door te klikken op de knop ‘Beschikbaarheidsweergave’ bovenaan je agenda.

#10 Gebruik weeknummers

Activeer de weeknummers weergave, want dat scheelt je echt veel zoektijd.

• Je kunt de ‘weeknummers’ aanvinken bij de algemene instellingen, scrol een stukje naar beneden.

Met deze praktische tips kun je jouw Google Agenda optimaal benutten. Zo krijg jij meer gedaan in minder tijd.

Heb jij nog meer tips die je graag zou willen delen?
Voeg ze toe via het formulier onder dit blog!