Hoe blokkeer je iemand op Gmail? En hoe maak je groepen aan?

Hoewel er veel artikelen zijn die je wegwijs maken in Outlook, is er over Gmail vaak minder te vinden, terwijl dit voor veel secretaresses juist een belangrijk hulpmiddel is of kan worden. Steeds meer organisaties werken namelijk met Google Workspace, het zakelijke pakket van Google, en Gmail vormt hier het centrale e-mailprogramma. Voor wie dagelijks met Gmail werkt, is het handig om wat dieper in de mogelijkheden te duiken. Hoe blokkeer je iemand op Gmail bijvoorbeeld? Of hoe maak je een groep aan in Gmail? Met praktische stappenplannen leggen we je alles uit om je nog verder op weg te helpen.

Hoe blokkeer je iemand op Gmail?

Soms is het gewoon nodig om een afzender te blokkeren, of dit nu een spammer is of een contact dat niet relevant is. Door een afzender te blokkeren, zorg je dat hun berichten direct in de spammap belanden.

• Open de e-mail van de afzender die je wilt blokkeren.
• Klik op de drie puntjes rechts bovenin het e-mailvenster.
• Selecteer “Blokkeren [naam afzender]”.
• Bevestig je keuze, en klaar!

Het kan voorkomen dat de optie Blokkeren niet zichtbaar is in het menu met de drie puntjes in Gmail. Dit kan te maken hebben met de versie van Gmail die je gebruikt of specifieke instellingen binnen je account. Als de ‘Blokkeren’-optie ontbreekt, kun je een filter instellen om e-mails van een bepaalde afzender automatisch te verwijderen.

Volg onderstaande stappen om iemand op Gmail te blokkeren:

• Klik op het tandwielicoon rechtsboven en selecteer ‘Alle instellingen bekijken’.
• Ga naar het tabblad ‘Filters en geblokkeerde adressen’.
• Klik op ‘Nieuw filter maken’.
• In het veld ‘Van’ voer je het e-mailadres in van de afzender die je wilt blokkeren.
• Klik op ‘Filter maken’.
• Vink de optie ‘Verwijderen’ aan.
• Klik op ‘Filter maken’ om te bevestigen.

Met dit filter worden toekomstige e-mails van de opgegeven afzender automatisch naar de prullenbak verplaatst. Als je dus geen mogelijkheid in je Gmail ziet voor het blokkeren van adressen, dan is deze optie een goed alternatief.

Hoe maak je een groep aan in Gmail voor sneller contact met collega’s?

Wil je regelmatig dezelfde groep contacten tegelijk kunnen bereiken? Door je contacten in Gmail te labelen, kun je ze als groep mailen. Zo stuur je met één klik je bericht naar de hele groep, zonder iedereen apart te selecteren.

• Klik in Gmail eerst rechtsboven op het Google-apps-icoon (het vierkant met de negen puntjes) en selecteer dan Contacten. Daar zie je al jouw opgeslagen contacten staan.
• Selecteer de contacten die je wilt toevoegen aan een groep door op het selectievakje naast de contactnamen te klikken.
• Klik bovenaan op het label-icoon (uitziend als een label of tag) en kies Label maken of voeg de contacten toe aan een bestaande labelgroep.
• Geef de groep een duidelijke naam, zoals bijvoorbeeld Managementteam of Projectteam A.
• Selecteer nu de contactpersonen en geef via de 3 puntjes het label aan.
• Nu kun je bij het opstellen van een e-mail in Gmail de naam van de groep invoeren bij Aan. Gmail voegt dan automatisch alle contacten van de groep toe aan de e-mail.

Waar vind ik gearchiveerde e-mails in Gmail?

Om je Inbox opgeruimd te houden, kun je e-mails archiveren. Maar waar vind je die berichten terug als je ze later nodig hebt? De snelste manier om gearchiveerde e-mails te vinden, is door de zoekbalk bovenaan in Gmail te gebruiken. Typ een zoekwoord, onderwerp, of de naam van de afzender en druk op Enter. Ook gearchiveerde e-mails verschijnen in de zoekresultaten.

Een andere manier om gearchiveerde e-mails te vinden, is via ‘Alle berichten’. Dit vind je aan de linkerkant van je scherm. Klik daarvoor eerst op Meer (onder de standaardmappen zoals Inbox en Verzonden).

Selecteer vervolgens Alle berichten. Je krijgt dan een overzicht van al je e-mails, inclusief de gearchiveerde berichten. Je kunt ook de zoekfunctie gebruiken binnen Alle berichten om sneller te vinden wat je zoekt.

Let op: Gearchiveerde e-mails worden niet automatisch verplaatst naar een specifieke map, maar blijven in de algemene lijst. Dit betekent dat je berichten beschikbaar blijven in Alle berichten totdat je ze verwijdert.

Nog meer tips lezen? Kijk ook eens naar deze artikelen:

• Haal meer uit je werkdag met deze 10 Google Agenda tips
• Zo maak je een MailMerge in Google Workspace