Zo maak je een MailMerge in Google Workspace

Je kent het vast wel: een stapel brieven die de deur uit moeten, maar geen zin om elk adres handmatig in te voeren. Gelukkig is daar Google Workspace met een MailMerge-functie. Wil je weten hoe je een Mail Merge maakt in Google Documenten? Lees dan snel verder.

Stap 1: Maak eerst de brief in Google Docs/Documenten

Open Google Documenten en begin met het opstellen van je brief. Als je variabele informatie wilt toevoegen, zoals de naam van de ontvanger, plaats je een tag zoals {{aanhef}} op de plek waar je wilt dat de specifieke informatie verschijnt.

Een voorbeeld: Beste {{aanhef}},

• Denk eraan dat je altijd start en eindigt met deze {{dubbele accolades. Deze moet overeenkomen met de kolomkop in je spreadsheet.

Hetzelfde geldt voor de NAW-gegevens. Je plaatst dan de tags: {{Naam}}, {{adres}}, etc. etc.

De Mail Merge-Add On (zie stap 3) zal deze tags later vervangen door de specifieke informatie uit je spreadsheet.

Stap 2: Maak dan een adressenbestand in Google Sheets

Maak in Google Sheets een spreadsheet met de adressen. In je spreadsheet moet je in de kolomkoppen duidelijk aangeven welke informatie het bevat, bijvoorbeeld:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Aanhef

Let op: de kolomkoppen moeten overeenkomen met de tags in je brief.

Stap 3: Installeer een Mail Merge Add-on

Ga naar de Google Workspace Marketplace en zoek bij de add-ons naar ‘Mail Merge for Google Docs’ (gratis). Installeer deze add-on. Zodra deze is geïnstalleerd, open je de add-on via het menu ‘Add-ons’ en selecteer je ‘Start Mail Merge’.

Tip: Uiteraard zijn er vele soorten Add-ons beschikbaar. Kies de add-on die voor jou het handigst lijkt/is. Vaak hoef je alleen de stappen te volgen en je MailMerge start vanzelf.

Stap 4: Koppel je spreadsheet

Kies het spreadsheet met je adressenbestand. De Mail Merge-tool zal de kolomkoppen herkennen, en je kunt nu in je brief specifieke tags gebruiken om informatie uit je spreadsheet toe te voegen.

Stap 5: Personaliseer je brief

Gebruik de tags zoals {{Naam}} om de brief te personaliseren voor elke ontvanger. Je zult zien dat de tool automatisch de informatie uit je spreadsheet haalt en invoegt.

Stap 6: Voorbeeld en verstuur

Voordat je alles de deur uit doet, gebruik de ‘Preview’-functie om te controleren of alles er goed uitziet. Print je brief of maak er een PDF van en verstuur je mailing.

Gerelateerde artikelen

• Werken in Google Workspace?? Zo doe je dat!
• Tips om je productiviteit te verhogen in Google Workspace