4 tips om een slechtnieuwsgesprek te voeren

We krijgen er allemaal weleens mee te maken. Het moeten voeren van een slechtnieuwsgesprek. In je privé- of werksituatie. Vooral wanneer je in een leidinggevende positie werkt komt het regelmatig voor dat je aan iemand een nare of onverwachte boodschap moet overbrengen. Bijvoorbeeld als een contract niet wordt verlengd, terwijl degene die het betreft het niet verwacht. Of wanneer je iemand of zijn of haar (negatieve) gedrag moet aanspreken. Situaties als deze voelen op voorhand vaak niet prettig. Je beeldt je al in wat er allemaal zou kunnen gebeuren en misgaan. Maar er zijn manieren en technieken waarop je een slechtnieuwsgesprek zo goed als mogelijk kan voeren. Hierbij een aantal tips.

1. Bereid je voor

• Hoe nodig je degene met wie je het gesprek gaat voeren uit? Bellen? Mail?
• En wat vertel je dan al wel en wat niet?
• Denk goed na over de boodschap die je wil gaan brengen.
• Wat zou de ander kunnen zeggen?
• Zorg voor een rustige plek waar je het gesprek gaat voeren. Zonder al te veel afleiding en met de nodige privacy.
• Reserveer voldoende tijd voor het gesprek. Het moet immers niet afgeraffeld worden. Anderzijds moet het ook niet te lang duren. Probeer dit goed in te schatten.

2. Het slechte nieuws breng je zo snel en duidelijk als mogelijk

• Vertel direct aan het begin van het gesprek het slechte nieuws. Vraag niet eerst aan de ander ‘waarover denk je dat dit gesprek gaat’.
• Toon je betrokkenheid en medeleven. ‘ik ben bang dat ik niet zo’n leuke boodschap heb’.
• Maak het niet mooier dan het is. Maar vertel het zoals het is.
• Verontschuldig je niet voor het slechte nieuws met zinnen als ‘ik kan er ook niks aan doen’ bijvoorbeeld.

3. Geef ruimte aan de ander

• Vraag de ander hoe zij of hij zich voelt na het brengen van het slechte nieuws.
• Als de ander emoties toont, reageer hier dan op, maar ga er niet in mee.
• Stel open vragen aan de ander.
• Maak de boodschap die je hebt gebracht niet kleiner door bijvoorbeeld opmerkingen te maken als  ‘het komt wel goed’.
• Laat de ander niet vol emoties achter.

4. Bevestigen en vervolgafspraken maken

• Bevestig het nieuws dat je mondeling hebt gebracht altijd schriftelijk. Dan ligt het vast en kan er geen verschil in interpretatie ontstaan.
• Meld dit ook aan het einde van het gesprek.
• Maak afspraken over het vervolg. Komt er een vervolggesprek? Gaat iemand naar huis om het slechte nieuws te verwerken? Kan dit veilig?
• Vaak ontstaan allerlei vragen bij de ander pas na het gesprek. Geef dus ruimte om deze nog te stellen en beantwoord te krijgen.

Zoals je kunt lezen en misschien ook al eens hebt ervaren is het nog niet zo makkelijk om op de juiste manier een slechtnieuwsgesprek te voeren. Met een goede voorbereiding en het volgen van de juiste stappen maak je van het voeren van slechtnieuwsgesprekken voortaan een succes. Hoe gek dit misschien ook klinkt.

Wist je dat er ook trainingen en cursussen zijn waarin je nog meer leert over het voeren van o.a. slechtnieuwsgesprekken? Bekijk het ruime training- en cursusaanbod op SecretaresseNet eens en vraag bij interesse gemakkelijk een gratis brochure aan.