Oeps…ik moet leidinggeven

Heb jij leidinggevende ambities? Of ga je binnenkort leidinggeven aan jouw team? Hoe is het om leiding te geven aan mensen die tot voor kort nog gewoon je collega’s waren. En wat komt daarbij kijken?

Je verwacht het misschien al, maar er verandert veel als je gaat leidinggeven. Zeker als dit is aan mensen waarmee je tot voor kort nog als directe collega samenwerkte. Er zal vanaf dat moment anders naar je gekeken worden. Jij bent nu immers de ‘baas’. En er wordt van jou verwacht dat je dat ook bent. Leidinggeven is niet vrijblijvend. En het woord zegt het al… je moet leiding geven.

Ontwikkelfase

Dat leidinggeven doet iedereen op verschillende manieren. Het gaat er om wat het beste past voor jouw team. Zijn het hoog opgeleide professionals? Dan verwachten ze waarschijnlijk niet dat jij er als een echte ‘baas’ de hele dag bovenop zit. Instructies geeft enzovoort. Maar er zijn ook teams waarbij dit wel nodig is. En daar begint het dus mee. Probeer vast te stellen in welke ontwikkelfase jouw team zich bevindt. Ga hierover met het team het gesprek aan. Probeer ze inzicht te geven in zichzelf. En te laten uitspreken waar de behoeftes liggen waar het om leiding ontvangen gaat.

Afspraken maken

Een goed leidinggevende stuurt zijn of haar team op ‘doelen’. Dit zijn afspraken die je met het team maakt. Dit kunnen doelen zijn op allerlei gebieden. Omzetdoelen bijvoorbeeld, maar zeker ook doelen die om houding en gedraag gaan. Bijvoorbeeld; hoeveel keer mag de telefoon overgaan voordat we deze opnemen? Of; In als onze mails spreken we onze klanten aan met u. Goede doelstellingen worden bij voorkeur niet van boven (door jou dus) opgelegd. Maar in goed overleg vastgesteld. Hierdoor ontstaat draagvlak voor de doelen. Lees je het al een beetje tussen de regels door. Leidinggeven is dus niet (altijd) vertellen wat er moet gebeuren. Het is vooral faciliteren van het proces om het team te helpen bepalen wat er moet gebeuren.

Soms is het natuurlijk wel nodig om je als een ‘baas’ op te stellen. Dit is vooral nodig in het geval dat een of meerdere collega’s zich niet als teamspeler gedragen. Of structureel gemaakte afspraken niet nakomen. Dan is het jouw verantwoordelijkheid om hier uiteindelijk je collega’s op aan te spreken en aanvullende afspraken te maken. Leg dit soort gesprekken altijd vast en deel dit met de betreffende collega. Dan ligt ook vast wat jullie hebben besproken en afgesproken. En kan je hier ook op terugvallen als dat nodig zou zijn.

Functionerings- en beoordelingsgesprekken

Een leidinggevende voert normaal gesproken ook functionerings- en beoordelingsgesprekken met collega’s. Dit is ook een grote verandering als je binnen je team de stap hebt gemaakt naar leidinggevende. En kan voor medewerkers (en jezelf) best spannend zijn. Probeer zoveel mogelijk spanning weg te nemen. Vraag aan je collega’s wat zij er van vinden om dit soort gesprekken met jou te gaan voeren. En wat de verwachtingen zijn. De kunst in dit soort gesprekken is om het vooral over de realisatie en vast stellen van doelen te hebben. En niet over wat jij van iemand vind. Weest zacht op de mens en duidelijk over de inhoud.

Cursus leidinggeven

Ben jij leidinggevend secretaresse en heb je moeite om je medewerkers naar een hoger niveau te brengen? Oriënteer je dan ook eens op een cursus (coachend) leidinggeven.

De artikelen zijn ook handig om te lezen

• Jouw rol bij organisatieveranderingen
• Leidinggevend secretaresse vaak de gebeten hond
• 4 eigenschappen die iedere succesvolle secretaresse bezit