Voor het eerst voortgangsgesprekken voeren, wat nu?

Het is weer de tijd van het jaar waarin voortgangsgesprekken worden gevoerd. Voor medewerkers soms spannende formele gesprekken waar ze niet altijd naar uitkijken. Maar wat als je nu voor het eerst als (beginnend) leidinggevende, voortgangsgesprekken met je medewerkers mag voeren. Hoe kan je je hier dan zo goed als mogelijk op voorbereiden? We hebben het een en ander voor je op een rij gezet.

Systematiek

Veel bedrijven, zeker de wat grotere, hebben een voortgangs- en beoordelingssysteem. Vaak formulieren die houvast in het voeren van een voortgangsgesprek. En die je samen met je medewerker doorneemt en invult. Verdiep je hier ter voorbereiding goed in. Vooral als het gaat om het onderdeel competentieontwikkeling. Welk talenten zie jij bij jouw medewerker? En waarin kan hij of zij zich nog ontwikkelen? Hoe kan je daar als manager of bedrijf in faciliteren?

Voer een open gesprek

Ook als er een voortgangs- en beoordelingssysteem is, is het belangrijk om een open gesprek met elkaar te voeren. Zeker bij een voortgangsgesprek gaat het er niet alleen om wat jij vindt. Maar gaat het er vooral om wat de medewerker ziet als zijn of haar belangrijkste ontwikkelpunten. Door het stellen van open vragen en vooral door goed te luisteren naar je medewerker kom je daar achter. Werk dus niet te hard om het formulier maar zo snel mogelijk ingevuld te krijgen. Maar neem de tijd om een echt open gesprek met elkaar te voeren. Grote kans dat je dan waardevolle informatie krijgt die echt bijdraagt aan de toekomstige ontwikkeling van jouw medewerker.

Spreek duidelijke doelstellingen met elkaar af

Wanneer het voortgangsgesprek leidt tot duidelijke ontwikkelpunten, zorg er dan voor dat deze ook omgezet worden in duidelijke (ontwikkel)doelen. Uitgangspunt hierbij moet zijn dat deze doelstellingen SMART worden geformuleerd. SMART staat voor:

• S. Specifiek – duidelijke doelen
• M. Meetbaar – hoe meet je of en wanneer het doel is bereikt?
• A. Acceptabel – zijn jij en je medewerker het met elkaar eens?
• R. Realistisch – is het realistisch en niet te hoog gegrepen bijvoorbeeld?
• T. Tijdgebonden – over welke periode gaat het?

Beschrijf de doelen en leg ze vast in het verslag van jullie voortgangsgesprek.

Evalueren en aanpassen

Het voortgangsgesprek en de afgesproken doelstellingen moet je natuurlijk wel regelmatig evalueren. Met andere woorden: het voortgangsgesprek mag niet het enige moment in het jaar zijn waarin je met je medewerker spreekt over zijn of haar ontwikkeling. Zorg ervoor dat je op regelmatige basis ook informele gesprekken voert, waarin je reflecteert op de voortgang ten aanzien van de afgesproken doelstellingen. Soms kan het nodig zijn om de doelstellingen tussentijds bij te sturen of zelfs aan te passen. Omstandigheden kunnen veranderen. Ambities ook. En dat is niet erg. Maar het is wel zaak om ervoor te zorgen dat jij en je medewerker op dezelfde golflengte zitten. Zo komen jullie niet voor verrassingen te staan en lopen verwachtingen en realiteit niet teveel uit elkaar.

Leuk

Misschien is de belangrijkste tip en les met betrekking tot het voeren van voortgangsgesprekken wel dat deze ook ontzettend leuk (kunnen) zijn. Maak voortgangsgesprekken niet onnodig formeel en geef het geen zware lading. Het gaat immers om iets waar je ontzettend veel plezier uit kan halen. Bezig zijn met de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers. En daar kan jij een zeer positief steentje aan bijdragen! Dat is toch ook leuk?