Alles wat je moet weten over handtekeningen toevoegen in Word

Een document ondertekenen? Dat kan gewoon digitaal, geen pen of papier meer nodig! Of je nu een belangrijk contract, een interne memo of een formele brief maakt, de handtekening moet er netjes uitzien. Gelukkig kun je in Microsoft Word eenvoudig een handtekening toevoegen. Met dit stappenplan leer je hoe je dat snel en professioneel aanpakt!

Hoe voeg je een handtekeningregel toe in Word?

Met een handtekeningregel kan je zelf bepalen waar iemand moet ondertekenen. Op die manier markeer je een duidelijke plek.

Zo voeg je een handtekeningregel toe:

1. Open het document en ga naar het tabblad Invoegen in het Lint.
2. Zoek in de sectie Tekst naar Handtekeningregel en klik daarop.
3. Selecteer Microsoft Office-handtekeningregel.
4. Vul de naam, functie en eventuele instructies voor de ondertekenaar in, bijvoorbeeld: Lees dit document zorgvuldig door voordat u ondertekent.
5. Klik op OK. De handtekeningregel verschijnt nu in je document. Je kunt deze verslepen naar de gewenste plek (Tip: klik op het Handtekeningenveld, dan verschijnt het tabblad afbeeldingsindeling, daar kan je het beste even eerst de ‘omlooppunten bewerken’ aanklikken, dan gaat slepen een stuk gemakkelijker).

Afbeelding 1. 

Digitaal (en geldig) ondertekenen met een digitale ID

Wil je een professionele digitale handtekening toevoegen in Word? Dan heb je een digitaal certificaat nodig. Zo’n certificaat bevestigt wie je bent en zorgt ervoor dat je document juridisch geldig is. Je kunt het op twee manieren regelen: eenvoudig en snel.

Optie 1: Een certificaat aanschaffen bij een certificeringsinstantie

• Gebruik een externe aanbieder zoals GlobalSign of IdenTrust. Deze certificaten worden internationaal erkend en zijn ideaal voor officiële documenten.

Optie 2: Zelf een certificaat maken met SelfCert

• Deze optie is geschikt voor intern gebruik, maar niet altijd standaard beschikbaar op alle systemen. Controleer daarom eerst of je toegang hebt tot SelfCert:
  • Zoek in je Microsoft Office-map naar het programma SelfCert (meestal te vinden onder C:\Program Files (x86)\Microsoft Office).
  • Open SelfCert, geef je certificaat een naam, en klik op OK.
  • Ga terug naar je Word-document, dubbelklik op de handtekeningregel en selecteer je nieuwe certificaat.

Sommige organisaties blokkeren SelfCert vanwege IT-beleid. In dat geval is een extern certificaat nodig. Digitale certificaten zijn alleen geldig als het document is opgeslagen in een compatibel formaat, zoals .docx. Als je een melding krijgt, sla het document dan opnieuw op in dit formaat.

Zo onderteken je digitaal:

• Dubbelklik op de handtekeningregel.
• Selecteer je digitale certificaat of maak er een aan.
• Klik op Ondertekenen. Het document wordt nu beveiligd en verdere wijzigingen maken de handtekening ongeldig.

Een handgeschreven handtekening invoegen

Soms is een persoonlijke touch nodig, bijvoorbeeld bij contracten of brieven. Je kunt eenvoudig een handgeschreven handtekening invoegen als afbeelding.

• Schrijf je handtekening op papier en maak een scan of foto.
• Sla de afbeelding op je computer op.
• Ga naar Word en klik op het handtekeningenveld, en daar kan je vervolgens via Afbeelding selecteren je handtekening toevoegen.

Tip: in het vierkantje (naast de X) kan je ook je handtekening zelf tekenen. Je moet alleen wel even oefenen want met een muis een handtekening zetten is nog best lastig…;-). Een afbeelding selecteren is dan misschien toch een betere optie.

Een digitale handtekening aanpassen of verwijderen in Word

Het aanpassen of verwijderen van een digitale handtekening in Word is makkelijk, maar vereist wel dat je zorgvuldig te werk gaat. Zodra een document is ondertekend, wordt het beveiligd en kan het niet meer worden bewerkt zonder de handtekening ongeldig te maken.

Zo verwijder je de handtekening:

• Open het document waarin de digitale handtekening staat.
• Klik met de rechtermuisknop op de handtekeningregel.
• Kies voor Handtekening verwijderen. Let op: Als je de handtekening verwijdert, wordt het document weer bewerkbaar, maar de juridische waarde van de handtekening vervalt.

Handtekening aanpassen of vervangen:

• Verwijder eerst de bestaande handtekening (zoals hierboven beschreven).
• Voeg een nieuwe handtekeningregel toe en onderteken het document opnieuw met de juiste gegevens of digitale ID.

Beheer van digitale certificaten:

Als je meerdere digitale ID’s gebruikt, kun je deze beheren via Bestand > Opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen voor Vertrouwenscentrum. Hier kun je certificaten toevoegen of verwijderen.

Tip: Bewaar altijd een originele, ondertekende versie van het document voordat je wijzigingen aanbrengt. Zo behoud je een geldige kopie voor juridische doeleinden.

Ben je benieuwd naar meer handige tips in Word?

Lees dan ook onze artikelen over:

• Hoe voeg je paginanummers toe in Word
• Hoe maak je een inhoudsopgave in Word