De functie Filteren in Excel uitgelegd

Soms heb je veel gegevens in Excel staan, maar wil je slechts een bepaald gedeelte zien. Dat kan met de functie Filteren.  De basis is vrij eenvoudig, in dit artikel laat ik je ook graag een wat onbekendere optie zien.

De basis: filteren

Het filteren houdt in dat je uit alle gegevens de informatie ziet die je wilt zien. Om dit te demonstreren gebruik ik graag een adressenbestand dat ik jaren geleden al eens voor een ander adressenbestand gebruikte. Inmiddels gebruik ik dit bestand ook regelmatig tijdens mijn trainingen, om het zo eenvoudig mogelijk te houden. En waarom zou je immers moeilijker doen dan nodig.

Stel je voor dat ik nu alleen de dames wil zien. Er zijn meerdere manieren om het filter toe te passen, ik laat er nu twee zien. Zorg er in ieder geval voor dat je in de tabel met gegevens staat.

(Als je de gegevens hebt opgemaakt als tabel zie je waarschijnlijk al een filter, daar ga ik in dit artikel niet vanuit.)

• Optie 1. Op tabblad Start zie je rechts bij Bewerken “Sorteren en filteren”. Klik daar op Filteren.
• Optie 2. Op tabblad Gegevens zie je bij “Sorteren en filteren” Filter staan.

Zodra je het filter hebt toegepast zie je bovenaan de gegevens een klein driehoekje staan. Dat is het filter. Er is nu nog niet gefilterd, je ziet alle gegevens nog.

Nu klik ik in kolom C op het filter, het driehoekje dus. Daar zet ik het vinkje voor heer uit en druk ik op OK. Ik zie dan alleen de dames nog. Bij het driehoekje staat een filter-teken, daaraan zie je dat je niet alle gegevens ziet. Je ziet het ook aan de nummers van de rijen.

Wil je weer alles zien? Druk dan weer op het filter en klik heer weer aan of klik op “Filter uit geslacht wissen” (geslacht is de naam van de kolom).

Onbekendere optie

Soms wil je meer kunnen filteren. Je kunt verschillende tekstfilters toepassen. Stel je voor dat ik alle relaties wil zien die uit een plaats komen waar “dam” in voor komt. Dan klik ik op het filter (het driehoekje dus), klik ik op Tekstfilters en vervolgens op “Bevat…”. Hier typ ik “dam” in en druk ik op OK.

Nu krijg ik precies dat te zien.

Je begrijpt, hiermee is er heel veel mogelijk, het ligt maar net aan de gegevens die je hebt.

Dit is nog niet alles, er is nóg meer mogelijk. Dat lees je in dit artikel.

Leestip: Werken met taken in Outlook (geschreven door Joyce Dunnewold)