Eerste hulp bij out of office replies…

door Ingeborg · 5 april 2016

Zomer noemen we het nog niet echt, maar de vakantieperiode komt er al wel weer bijna aan. Zorg dus dat je genoeg tijd neemt om de perfecte out of office reply voor je e-mail in te stellen. Voorkom irritaties!

Gelukkig klinkt dit voor velen onder ons als vanzelfsprekend, maar laatst ontving ik echt onderstaande out of office reply…

Van …. tot en met …. ben ik afwezig en dus niet in staat uw e-mail te beantwoorden. Mijn mail wordt niet gelezen.

Dit kan toch echt niet niet meer? Ik mail toch niet voor niets? Kan niemand mij dan helpen?

Hierbij een aantal tips

Ga er even voor zitten en kijk of je de verplichte automatische mededeling in je e-mail niet wat persoonlijker en klantgerichter kunt maken;
Zorg voor een correcte aanhef en afsluiting;
Zorg er voor dat mailtjes automatisch worden doorgestuurd naar een collega die jouw taken overneemt tijdens je afwezigheid;
Geef meerdere contactmogelijkheden op en spreek de mogelijkheden ook even met je collega’s door;
Neemt iemand je taken waar? Zorg dat ook dat hij of zij bij jouw relevante klantinformatie kan komen;
Vergeet vooral niet om je out of office ook daadwerkelijk aan te zetten voordat je weg gaat! Je bent vast niet de eerste die zich op het vliegveld bedenkt dat je het vergeten bent aan te vinken;
Voor als je terug bent: zet je out of office reply ook weer uit…;-)