Slimmer werken met Excel-formules

Lange lijsten, stapels gegevens en berekeningen die maar niet kloppen? Geen probleem! Met een paar simpele Excel-formules kun je data opruimen, overzicht bewaren en tijd winnen. Of je nu werkt met klantgegevens, rapporten opstelt of simpelweg sneller wilt rekenen, deze tips maken je werk een stuk makkelijker.

1 Dubbele spaties verwijderen

Dubbele spaties sluipen er ongemerkt in, vooral bij het kopiëren en plakken van tekst. Gelukkig kun je met de formule =SPATIES.WISSEN() eenvoudig dubbele spaties verwijderen terwijl de enkele spaties behouden blijven. Hiermee voorkom je dat lijsten met namen inconsistent zijn, wat vooral belangrijk is bij klantgegevens of mailinglijsten.

Zo werkt het:

1. Selecteer een lege kolom naast de kolom met tekst.
2. Typ in de eerste cel van de lege kolom de formule: =SPATIES.WISSEN(A1) (vervang A1 door de celreferentie van de tekst).
3. Druk op Enter en sleep de formule naar beneden om de rest van de kolom te vullen.
4. Kopieer de resultaten en plak deze als waarden in de oorspronkelijke kolom om de dubbele spaties permanent te verwijderen.

Sneltoets

Gebruik Ctrl + D om de formule snel naar andere cellen in dezelfde kolom te kopiëren.

Extra tip: Gebruik de functie =TRIM() (Engelse versie van SPATIES.WISSEN) in combinatie met =SAMENVOEGEN() als je tekst uit meerdere cellen wilt combineren zonder dubbele spaties.

Veelgemaakte fout

Vergeet niet de juiste cel te selecteren in de formule. Controleer altijd of de celreferenties kloppen voordat je verdergaat.

2 Namen corrigeren met beginletters

Niets oogt zo netjes als een lijst met namen waarbij elk woord met een hoofdletter begint. Gebruik hiervoor de formule =BEGINLETTERS(). Dit is handig voor bijvoorbeeld contactlijsten of klantenbestanden waarbij uniformiteit belangrijk is.

Zo gebruik je de formule:

1. Selecteer een lege cel naast de kolom met namen.
2. Typ de formule =BEGINLETTERS(A1) (vervang A1 door de celreferentie van de naam).
3. Druk op Enter en sleep de formule naar beneden voor de hele lijst.
4. Kopieer de resultaten en plak deze als waarden in de oorspronkelijke kolom.

Sneltoets

Gebruik Ctrl + Enter om de geselecteerde cellen in één keer in te vullen.

Extra tip: Combineer de =BEGINLETTERS()-functie met =TEXT.SAMENVOEGEN() om voornamen en achternamen uit aparte kolommen samen te voegen in een nette lijst.

Veelgemaakte fout

Als je niet het juiste celbereik selecteert, kun je een foutmelding krijgen. Zorg ervoor dat je alleen cellen selecteert met tekst.

3 Getallen optellen met Autosom

Een van de meest gebruikte functies in Excel is zonder twijfel Autosom. Hiermee kun je snel een reeks getallen optellen. Ideaal voor financiële berekeningen zoals het optellen van inkomsten of uitgaven.

Zo werkt het:

1. Selecteer de cel direct onder of naast de reeks getallen.
2. Klik op het tabblad Formules en kies Autosom.
3. Controleer of Excel de juiste reeks selecteert en druk op Enter.

Sneltoets

Gebruik Alt + = om automatisch de som van een reeks getallen in te voeren.

Extra tip: Je kunt de Autosom gebruiken in combinatie met filters om alleen zichtbare cellen op te tellen. Selecteer de cel onder de gefilterde reeks en gebruik Alt + =. Excel houdt dan rekening met de filters.

Veelgemaakte fout

Als je een lege cel selecteert die niet naast de reeks ligt, kan de functie de verkeerde gegevens optellen. Controleer altijd of de blauwe markering goed is.

4 Gegevens opzoeken met Vert.zoeken

Wil je snel een specifieke waarde opzoeken in een tabel? Gebruik dan de formule =VERT.ZOEKEN(). Dit is vooral handig bij grote datasets, zoals prijslijsten.

Zo pas je het toe:

1. Typ in een lege cel de formule =VERT.ZOEKEN(zoekwaarde; tabelmatrix; kolomindex; [benaderend]).
2. Vervang de parameters met jouw gegevens:
3. Zoekwaarde: de waarde die je zoekt.
4. Tabelmatrix: de tabel waarin je wilt zoeken.
5. Kolomindex: het nummer van de kolom waaruit je de gegevens wilt ophalen.
6. Druk op Enter en de gezochte waarde verschijnt in de cel.

Sneltoets

Gebruik Ctrl + T om je tabel eerst om te zetten in een gestructureerde tabel, wat het eenvoudiger maakt om de formule foutloos toe te passen.

Excel-formule tip: Combineer =VERT.ZOEKEN() met de functie =ALS.FOUT() om een nette foutmelding weer te geven als de zoekwaarde niet wordt gevonden: =ALS.FOUT(VERT.ZOEKEN(…); “Niet gevonden”).

Veelgemaakte fout:

Vergeet niet de tabelmatrix correct te definiëren. De tabelmatrix is het gebied in je Excel-werkblad waar de formule de gegevens zoekt. Dit bereik moet zorgvuldig worden geselecteerd, omdat Excel-formules anders niet werkt zoals verwacht. Als je bijvoorbeeld zoekt naar een waarde in een tabel, moet de tabelmatrix alle rijen en kolommen bevatten die relevant zijn voor je zoekopdracht.

5 Voorwaardelijke berekeningen met de Als-functie

De =ALS()-functie is ideaal om berekeningen uit te voeren op basis van een voorwaarde. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij het analyseren van salesdata of projectresultaten.

Zo gebruik je deze formule:

1. Typ in een lege cel: =ALS(voorwaarde; waarde_als_waar; waarde_als_onwaar).
2. Stel bijvoorbeeld in: =ALS(A1>10; “Groter dan 10”; “Kleiner of gelijk aan 10”).
3. Druk op Enter om het resultaat te zien.

Sneltoets

Gebruik Ctrl + Shift + L om snel een filter in te schakelen en alleen relevante rijen te tonen op basis van de uitkomst van de Als-functie.

Extra tip: Combineer =ALS() met =EN() of =OF() voor complexere voorwaarden, zoals: =ALS(EN(A1>10; B1<5); “Binnen bereik”; “Buiten bereik”).

Veelgemaakte fout

Controleer of de opgegeven voorwaarde logisch is. Een onjuiste voorwaarde kan leiden tot onverwachte resultaten.

6 Gemiddelden berekenen met Gemiddelde

Om snel het gemiddelde van een reeks getallen te berekenen, gebruik je de formule =GEMIDDELDE(). Dit is ideaal voor bijvoorbeeld het berekenen van gemiddelde scores, maandelijkse uitgaven of projectresultaten.

Volg deze stappen:

1. Selecteer een lege cel waar je het gemiddelde wilt berekenen.
2. Typ de formule: =GEMIDDELDE(A1:A10) (vervang A1:A10 door het bereik van de getallen die je wilt meenemen).
3. Druk op Enter om direct het gemiddelde te zien.

Sneltoets:

De sneltoets Alt + Enter wordt gebruikt in Excel om in een cel een nieuwe regel toe te voegen. Dit is niet van toepassing op de formulebalk. Als je bijvoorbeeld tekst of waarden invoert en deze op meerdere regels binnen één cel wilt splitsen, gebruik je Alt + Enter.

Als je een complexe formule of tekst invoert en deze op meerdere regels binnen één cel wilt verdelen:

1. Klik op een cel waar je de gegevens wilt invoeren.
2. Typ een deel van je formule of tekst.
3. Druk op Alt + Enter om een nieuwe regel binnen dezelfde cel te starten.
4. Ga verder met het volgende deel van je invoer.
5. Druk op Enter om je invoer op te slaan.

Voorbeeld:

Stel, je typt in één cel het volgende:

Verkoop
Januari
€1.000

Je doet dit als volgt:

1. Typ: Verkoop.
2. Druk op Alt + Enter.
3. Typ Januari.
4. Druk opnieuw op Alt + Enter.
5. Typ €1.000 en druk op Enter.

Dit resulteert in één cel met drie regels tekst.

Extra tip: Je kunt =GEMIDDELDE() combineren met voorwaarden om alleen specifieke getallen in je berekening mee te nemen. Gebruik bijvoorbeeld:
=GEMIDDELDE.ALS(B:B; A:A=”Verkoop”; B:B). Hiermee bereken je het gemiddelde van kolom B, maar alleen voor rijen waar in kolom A “Verkoop” staat.

Veelgemaakte fout

Zorg ervoor dat je geen lege cellen of tekstcellen in het bereik opneemt, omdat dit kan leiden tot een foutmelding of een onjuist resultaat.

Meer Excel-tips lezen?

• Woorden of zinnen doorstrepen in Excel
• Stapsgewijs een tabel opmaken in Excel