Microsoft Word: werken met stijlen
Wanneer je in Word aan grote documenten werkt, is het een must om te werken met stijlen. Er zitten namelijk 3 hele grote voordelen aan.
- Met 2 muisklikken een inhoudsopgave toevoegen. Ja echt.
- Complete hoofdstukken verplaatsen zonder eerst alles te hoeven selecteren.
- Alle koppen dezelfde stijl, welke stijl kies je zelf. Per kop overigens, dus bijvoorbeeld een hoofdstuk een wat groter lettertype dan een paragraaf.
En weet je wat het mooie is? Hiermee werken is echt niet moeilijk.
Stijlen instellen
De stijlen vind je op tabblad Start, bij Stijlen. Welke koppen jij precies ziet hangt af van de situatie.
Stel je voor dat je een document hebt met hoofdstukken en paragrafen. Dan wil je 2 koppen gebruiken, Kop 1 (hoofdstukken) en Kop 2 (paragrafen). Je kunt meer koppen gebruiken hoor, dat is geen enkel probleem.
Om een stijl te wijzigen klik je er met de rechtermuisknop op en kies je voor Wijzigen… Veel instellingen kun je direct al kiezen, onder Opmaak vind je nog meer instellingen. (Schrik niet van de tekst in het voorbeeldscherm, daar wordt veel tekst weergegeven, in de praktijk pas je het meestal toe op slechts 1 regel van een aantal woorden.)
Zorg er op die manier voor dat de stijlen kloppen met de huisstijl van je bedrijf of de organisatie waarvoor je werkt.
Stijl toepassen
Je past de stijl toe door in de tekst te staan die een kopopmaak moet krijgen bij Stijlen op de betreffende kop te klikken. Je hoeft de tekst dus niet te selecteren, dat mag wel.
Zorg er op die manier voor dat alle koppen in je document de juiste opmaak krijgen. De overige tekst moet de stijl Standaard of Geen afstand hebben – dit is meestal al het geval. Het toepassen van de stijlen lijkt veel werk, maar je hoeft alleen de koppen aan te passen dat is echt zo gedaan. Zelfs bij grote documenten! Bovendien gaat dit veel sneller dan handmatig de opmaak toe te passen (bijvoorbeeld lettergrootte 20, vet markeren en blauwe kleur toepassen) én je weet straks zeker dat alle koppen dezelfde opmaak hebben.
Inhoudsopgave toevoegen
Nu is het echt supereenvoudig om een inhoudsopgave toe te voegen. Ga naar het tabblad Verwijzingen (dat kan door te klikken maar ook door je muiswiel te draaien als je op het lint staat), klik bij Inhoudsopgave op Inhoudsopgave en vervolgens op Automatische inhoudsopgave. En voila!
Nu je stijlen hebt toegepast, kun je ook het navigatievenster gebruiken. En daar word je bij grote documenten vast heel blij van. Ga naar tabblad Beeld en zet bij Weergeven een vinkje voor Navigatievenster. Het navigatievenster verschijnt nu links in beeld en je ziet de koppen die je in het document hebt toegepast.
Wil je nu naar een bepaald onderdeel van je document, hoef je alleen maar op de betreffende kop te klikken. Maar het wordt nog mooier. Wil je de volgorde wijzigen? Pak de kop dan in het navigatievenster vast en sleep deze naar de positie waar je deze wilt hebben. Alle informatie die je onder de kop hebt toegevoegd, tot aan de volgende kop, verhuist automatisch mee. Niet alleen de tekst, maar ook eventuele afbeeldingen, tabellen en dergelijke. Je hoeft dus niet eerst alles te selecteren en dan te verslepen of te knippen en plakken. Dit scheelt ontzettend veel tijd en voorkomt natuurlijk ook fouten. Gewerkt met een nummering? Als je dat goed gedaan hebt wordt die zelfs aangepast!
Tip: vergeet niet om je inhoudsopgave even bij te werken (rechtermuisknop – Veld bijwerken – In zijn geheel bijwerken).
In dit artikel heb ik een summiere beschrijving gegeven. Wil je meer informatie? Over deze onderwerpen schreef ik al eens uitgebreide blogartikelen:
Natuurlijk help ik je ook graag om dit goed in te stellen voor jouw situatie. Dit kunnen we bijvoorbeeld doen tijdens een individuele training. Pakken we meteen wat andere onderwerpen mee waar je veel tijd mee kunt besparen.
Leestip: Tekst redigeren? Lees alles over de “Zoeken en vervangen functie in Word”
Volg ons