Effectief online samenwerken met je collega’s doe je zo

Van het schakelen tussen vergaderingen en e-mails tot het optimaal gebruiken van Teams – alles draait om efficiëntie. Maar hoe zorg je ervoor dat je online werkdag niet alleen soepel verloopt, maar ook dat je effectief samenwerkt met je collega’s? Met deze vijf slimme tips leer je niet alleen hoe je de juiste afspraken maakt, maar ook hoe je de beste instellingen in programma’s benut om elke werkdag succesvol en stressvrij te werken.

1. Gebruik de op-locatie functie in Microsoft Teams

Om goed samen te werken, is het belangrijk dat je collega’s weten waar je bent en of je beschikbaar bent voor fysieke vergaderingen of juist online overleg. De op-locatie functie in Microsoft Teams stelt je in staat om snel en eenvoudig aan te geven of je thuis werkt of op kantoor bent. Dit maakt het plannen van vergaderingen en afspraken veel eenvoudiger en voorkomt verwarring.

Instelling:

• Open Microsoft Teams en klik op je profielafbeelding in de rechterbovenhoek.
• Je ziet dan al meteen de optie: Werklocatie instellen
• Kies ‘Kantoor’ of ‘Extern’ om je locatie aan te geven.

Tip: Pas deze instelling aan zodra je werkdag begint, zodat je collega’s altijd weten waar je bent en hoe je het beste kunt worden bereikt.

2. Stel notificaties in Microsoft Teams slim in

De grote hoeveelheid van meldingen gedurende de dag kan enorm afleiden en je productiviteit verlagen. In Microsoft Teams kun je de notificaties naar wens aanpassen, zodat je alleen de meldingen ontvangt die echt belangrijk zijn. Dit helpt je om gefocust te blijven op je werk zonder afleiding van onbelangrijke meldingen.

Waar vind je deze instellingen:

• Klik op je profielafbeelding in de rechterbovenhoek van Microsoft Teams.
• Ga naar ‘Instellingen’ en vervolgens naar ‘Meldingen’.
• Hier kun je per type melding (chat, mentions, teamactiviteiten) aanpassen hoe en waar je meldingen wilt ontvangen.

Tip: Stel je notificaties zo in dat je alleen wordt gestoord voor zaken die echt aandacht nodig hebben, bijvoorbeeld meldingen van je manager of andere, belangrijke projectupdates.

3. Maak duidelijke afspraken over documentbeheer en versiebeheer

Bij online samenwerken is het delen en bewerken van documenten dagelijkse kost. Het kan echter al snel onoverzichtelijk worden als er meerdere versies van hetzelfde document in omloop zijn. Maak daarom duidelijke afspraken met je team over de naamgeving van documenten en zorg ervoor dat alle bestanden altijd in een gedeelde map worden opgeslagen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld OneDrive of SharePoint.

Tip: Wil je een gewijzigd bestand herstellen met versiegeschiedenis? Klik dan bovenaan in het venster op de bestandsnaam en klik vervolgens op versiegeschiedenis. Controleer de datums en tijden om de versie te vinden die je wilt herstellen. Klik vervolgens op versie openen. Een tweede venster wordt geopend met die versie van het bestand (zie het figuur hieronder).

4. Werk met gedeelde agenda’s

Een gedeelde agenda is een krachtig hulpmiddel om de samenwerking binnen een team te stroomlijnen. Het zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de beschikbaarheid van je collega’s en dat je gemakkelijk vergaderingen en afspraken kunt plannen zonder eindeloos heen en weer te mailen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook misverstanden en dubbele boekingen.

Soms is het wel nodig om bepaalde afspraken privé te houden. Je kunt de afspraak dan markeren als ‘persoonlijk of privé’. Ga daarvoor op de afspraak staan en klik op de rechtermuisknop, daar zie je een optie persoonlijk. Je ziet nu een ‘slotje’ in de afspraak staan. Mensen zien nu dat je bezet bent, maar kunnen niet alle details zien.

5. Houd regelmatig korte check-ins

Bij online samenwerken kan het makkelijk gebeuren dat iedereen zijn eigen weg gaat en er minder contact is dan op een fysiek kantoor. Dit kan leiden tot miscommunicatie en vertragingen. Plan daarom regelmatig korte check-ins met je collega’s, bijvoorbeeld een dagelijkse ‘stand-up’ of ‘keek op de week’ van 10 minuten. Dit houdt iedereen op de hoogte van elkaars voortgang en zorgt voor een betere samenwerking.

Andere, handige artikelen om eens te lezen:

• Handige Outlook tips die je veel tijd besparen
• Snel vertrouwd raken met de nieuwe versie van Outlook