Van notitie naar actie: zo zet je Outlook-taken in OneNote
Gebruik je OneNote al om notities of actielijstjes bij te houden? Dan is dit hét moment om nog slimmer te gaan werken. Vooral de functie waarmee je Outlook-taken in OneNote zet, kan je flink wat tijd besparen. Geen dubbel werk meer, wél meer overzicht. In dit artikel delen we nog 4 extra tips waarmee je OneNote écht goed benut – en nóg meer tijd bespaart.
Zo maak je Outlook-taken in OneNote
Gebruik je OneNote om te notuleren? Dan is dit een handige manier om tijd te besparen: zet actiepunten direct om in Outlook-taken. Zo hoef je ze niet apart nog eens op een to-do lijst te zetten, en houd je alles overzichtelijk bij elkaar. Met de functie Outlook-taken in OneNote werk je net wat sneller en georganiseerder.
Zo werkt het:
- Open OneNote en ga naar de notitie waarin je een taak wilt aanmaken.
- Selecteer de tekst, bijvoorbeeld: “Voorstel X afstemmen met manager”.
- Klik bovenin op het tabblad Start.
- In het lint zie je de groep Markeringen (meestal aan de rechterkant).
- Klik op het pictogram ‘Outlook-taken’ en kies een deadline, zoals Vandaag, Morgen of Volgende week.
- De taak verschijnt nu automatisch in je Outlook-takenlijst, met een link naar de OneNote-pagina.
Let op: Deze functie werkt alleen in de desktopversie van OneNote.
Maak snel een overzicht met een pagina-indeling per onderwerp
OneNote werkt met notitieblokken, secties en pagina’s, vergelijkbaar met een multomap. Door een slimme indeling houd je overzicht over projecten, afdelingen en/of andere aantekeningen of notulen.
Zo werkt het:
- Open je notitieblok in de desktopversie van OneNote.
- Bovenaan zie je gekleurde tabbladen: dit zijn de secties.
- Klik helemaal rechts op het plusteken ‘+ Sectie toevoegen’.
- Geef je nieuwe sectie een naam, bijvoorbeeld: “Werkoverleg” of “MT-vergadering”.
- Links in beeld zie je de pagina’s binnen de actieve sectie. Klik op ‘+ Pagina toevoegen’.
- Geef elke pagina een herkenbare titel, zoals “Actielijst maart” of “Verslag 12 mei”.
Gebruik sneltoetsen om notities direct te markeren
Gebruik sneltoetsen in OneNote om actiepunten, vragen of belangrijke punten meteen te markeren. Selecteer daarvoor de tekst die je wilt markeren en gebruik vervolgens deze sneltoetsen:
- Ctrl + 1: Actiepunt (met checkbox)
- Ctrl + 2: Belangrijk
- Ctrl + 3: Vraagteken
- Ctrl + 0: Markering verwijderen
Zo kun je snel door je notities scannen op belangrijke punten of acties!
Voeg eenvoudig bestanden of screenshots toe
Wil je een e-mail, een document of een screenshot opslaan bij je notities? Sleep je e-mails uit Outlook rechtstreeks naar je notitieblok. Erg handig! Wil je het niet via slepen doen, dan doe je het zo:
- Ga naar de pagina waar je iets wilt toevoegen.
- Klik op het tabblad Invoegen.
- Kies dan voor Bestand (of het paperclipje) om een document toe te voegen.
Tip: Klik op Schermopname (Windowstoets + Shift + S) als je een afbeelding wilt toevoegen van een openstaand venster.
Je OneNote delen met collega’s
In OneNote kan je samen in hetzelfde notitieblok werken. Werk bijvoorbeeld samen aan een gedeelde actielijst, projectplanning of kennisbank.
- Open het notitieblok dat je wilt delen.
- Klik rechtsboven op ‘Delen’ of ga via Bestand > Delen > Met personen.
- Vul de e-mailadressen van je collega’s in.
- Kies of ze mogen bewerken of alleen lezen.
- Klik op Verzenden.
Alles wat jij of je collega’s aanpassen, wordt automatisch opgeslagen. Geen losse documenten meer die heen en weer worden gemaild. Makkelijk toch?!
Volg ons