Slim plannen en tijd besparen met de Outlook agenda

De Outlook agenda is voor veel secretaresses en officemanagers het kloppende hart van de werkdag. Je plant er vergaderingen, houdt deadlines in de gaten en stemt snel af met collega’s. Maar… haal je er eigenlijk wel alles uit? Er zitten namelijk een paar verrassend handige functies in verstopt waarmee je slimmer kunt plannen, meer overzicht krijgt én tijd bespaart. In dit artikel laten we je vijf functies zien die je meteen kunt toepassen in je werkdag. Geen technisch gedoe, gewoon praktische Outlook-tips die écht verschil maken.

1. Start je vergaderingen iets eerder of juist later (en voorkom vergaderstress)

Een volle dag met meetings die elkaar opvolgen zonder pauze? Outlook heeft daar iets op bedacht! Je kunt instellen dat vergaderingen standaard iets korter zijn of net iets later starten. Dat geeft jezelf (en anderen) een paar minuten ademruimte – voor een kop koffie, een notitie of gewoon even op adem komen.

Zo stel je het in:

• Ga in Outlook via Bestand naar Opties.
• Kies links in het menu voor Agenda.
• Vink onder Agenda-opties de functie aan:
  • Vergaderingen vroeg of laat starten of beëindigen.
  • Kies bijvoorbeeld 5 of 10 minuten tussen de vergaderingen.
• Klik op OK om je voorkeuren op te slaan (zie onderstaande printscreen)

2. Gebruik de planningspeiling om snel een geschikt moment te vinden

Het plannen van een afspraak met meerdere mensen kan lastig zijn, zeker als je deelnemers van binnen én buiten je organisatie uitnodigt. In dat geval is de Planningspeiling in Outlook een superhandige oplossing. De planningspeiling werkt via een soort poll, waarin de genodigden zelf kunnen aangeven welke tijdstippen voor hen het beste uitkomen. Dat voorkomt eindeloos heen en weer mailen en maakt het plannen een stuk efficiënter.

Zo werkt het:

• Klik op Nieuwe vergadering.
• Kies in het lint voor Planningspeiling (deze optie is beschikbaar in Microsoft 365).
• Selecteer meerdere mogelijke tijdstippen.
• Outlook genereert automatisch een poll-link die je naar de deelnemers stuurt.
• Zodra iedereen gestemd heeft, kies je met één klik het meest geschikte moment.

Wil je precies zien hoe het werkt? Lees dan ook dit artikel met stappenplan: De Planningsassistent in Outlook – zo werkt het

3. Houd sommige afspraken privé in je gedeelde agenda

Werk je met een gedeelde agenda, bijvoorbeeld met je manager of team? Dan kun je persoonlijke afspraken – zoals een tandartsbezoek of een privételefoontje – eenvoudig op ‘privé’ zetten. Zo blijft je planning kloppend, zonder dat iedereen hoeft te zien wat je precies doet.

Zo stel je het in:

• Open een bestaande afspraak of maak een nieuwe aan.
• Klik op het sloticoontje of vink de optie Privé aan.
• Sla de afspraak op.

Nu zien je collega’s alleen dat je op dat moment bezet bent, maar niet wat de afspraak precies inhoudt. Fijn als je toch alles in één agenda wilt plannen zonder in te leveren op je privacy.

4. Laat afspraken automatisch kleuren met voorwaardelijke opmaak

Wil je nóg meer overzicht in je Outlook agenda zonder alles handmatig in te kleuren? Met voorwaardelijke opmaak kun je automatisch afspraken laten oplichten in een bepaalde kleur, op basis van criteria die jij zelf bepaalt. Denk aan afspraken met je manager, teamvergaderingen of afspraken met een specifiek onderwerp of locatie.

Zo stel je het in:

• Ga naar je agenda.
• Klik op het tabblad Beeld en dan op Weergave-instellingen.
• Kies dan voor Voorwaardelijke opmaak.
• Klik op Toevoegen om een nieuwe regel aan te maken.
• Geef de regel een naam en kies een kleur.
• Klik op Voorwaarde… en stel in wanneer deze kleur gebruikt moet worden (bijvoorbeeld: alle afspraken met het woord “afdelingsoverleg” in het onderwerp).
• Druk op OK.

5. Outlook agenda weergave aanpassen voor een beter overzicht

Iedereen werkt anders – en daarom kun je in Outlook ook kiezen hoe je jouw agenda het liefst bekijkt. Door de Outlook agenda weergave aan te passen, krijg je precies het overzicht dat bij jouw werkstijl past. Of je nu van een dagoverzicht houdt of liever in één oogopslag je hele maand ziet: het kan allemaal.

Zo stel je het in:

• Ga naar je agenda.
• Klik bovenin op het tabblad Beeld.
• Kies uit verschillende weergaves:
  • Dag – handig bij drukke schema’s.
  • Werkweek – ideaal om alleen maandag t/m vrijdag te zien.
  • Week – inclusief weekend, handig bij flexibele werktijden.
  • Maand – voor overzicht op langere termijn.
  • Planningweergave – handig voor als je meerdere agenda’s tegelijk beheert.

Met de juiste weergave zie je snel waar je ruimte hebt – zeker als je meerdere agenda’s beheert.

Meer weten over slim plannen met Outlook? Lees dan ook deze artikelen eens:

• E-mails opvolgen in Outlook: zo gebruik je de vlaggetjes
• Je e-mailhandtekening optimaliseren
• Hoe maak ik een groep aan in outlook?