Zo werkt de prullenbak in SharePoint
Werk je met SharePoint en heb je weleens per ongeluk iets verwijderd? Je bent zeker niet de enige – dat overkomt iedereen wel eens. Soms is het geen probleem, maar het kan ook behoorlijk stressvol zijn als het om een belangrijk document gaat. Gelukkig is er goed nieuws: SharePoint heeft een ingebouwde prullenbak waarmee je verwijderde bestanden vaak gewoon weer kunt terughalen. In dit artikel lees je hoe dat precies werkt, wie wat mag doen, en wat jij als secretaresse hierin kunt betekenen.
Verwijder je iets in SharePoint, dan is het gelukkig niet meteen voorgoed verdwenen. Het belandt eerst in de prullenbak van de site, en daar blijft het meestal zo’n 93 dagen staan. Je kunt het dan makkelijk weer terugzetten. Die prullenbak werkt eigenlijk net zoals op je eigen computer: je kunt bestanden herstellen naar hun oorspronkelijke plek, of ze definitief verwijderen als je ze echt niet meer nodig hebt. Maar let op: haal je iets ook nog eens uit de prullenbak weg, dan is het nog steeds niet meteen verdwenen… en dan komen we bij het tweede stadium.
Prullenbak vs. prullenbak tweede stadium: wat is het verschil?
In SharePoint heb je niet één, maar twee prullenbakken. De eerste kun je zelf bekijken en gebruiken, de tweede zit wat dieper in het systeem en is alleen toegankelijk voor beheerders. Hieronder leggen we de verschillen iets meer uit.
De eerste prullenbak
Dit is de prullenbak die je zelf kunt openen via de SharePoint-site. Hier komen bestanden terecht die jij of je collega’s hebben verwijderd.
- Je kunt hier bestanden zelf terugzetten of verwijderen (als je schrijfrechten hebt).
- Alles blijft hier maximaal 93 dagen staan.
- En je ziet hier ook duidelijk wie, wat heeft verwijderd.
De prullenbak in het tweede stadium
Als je een bestand uit de gewone prullenbak verwijdert, is het nóg niet helemaal weg. Het wordt dan automatisch verplaatst naar de prullenbak, tweede stadium.
- Alleen sitebeheerders of mensen met speciale rechten kunnen hierin kijken.
- De gewone gebruiker ziet deze prullenbak niet .
- Bestanden in deze prullenbak tellen nog steeds mee voor je opslagruimte.
- Na 93 dagen worden ook deze bestanden automatisch en definitief verwijderd.
De gewone prullenbak is dus min of meer voor eigen gebruik en de prullenbak, tweede stadium is er meer voor de beheerders. Samen zorgen ze ervoor dat je nog best wat reddingspogingen hebt als er iets is verdwenen!
SharePoint werkt met verschillende rechtenniveaus. Niet iedereen mag zomaar iets verwijderen of herstellen. Dit is handig om te weten, zeker als je een collega aan je bureau hebt met vragen. Wat mag wie doen?
- Alleen-lezen
- Kan geen bestanden verwijderen
- Kan geen bestanden herstellen
- Heeft geen toegang tot de prullenbak tweede stadium
- Bewerken
-
- Mag bestanden verwijderen
- Mag bestanden herstellen (uit de gewone prullenbak)
- Heeft geen toegang tot de prullenbak tweede stadium
-
- Eigenaar / beheerder
Tip: Je kunt je rechten controleren door te klikken op de drie puntjes (…) naast een map of document en te kiezen voor “Details” of “Toegang beheren”.
Wat kan jouw rol hierin zijn?
Als secretaresse ben jij vaak degene die het overzicht bewaart. Jij weet wie in welke map werkt, welke documenten belangrijk zijn en waar iets hoort te staan. Dat betekent ook dat je een belangrijke rol speelt in het beheren van verwijderde bestanden.
- Snel handelen bij foutjes: Als iemand per ongeluk een document heeft verwijderd, kun jij het vaak direct terugzetten vanuit de prullenbak.
- Collega’s helpen: Jij kunt uitleggen hoe de prullenbak werkt of een stappenplan delen.
- Beheerder inschakelen: Als het bestand al in de prullenbak tweede stadium zit, weet jij wie je moet benaderen – de IT-afdeling of sitebeheerder.
- Voorbeeldfunctie: Door je kennis te delen en overzicht te houden, vergroot je de digitale vaardigheden van het hele team.
Soms wil je de prullenbak van een SharePoint-site handmatig leegmaken, bijvoorbeeld om ruimte vrij te maken of om definitief van oude documenten af te komen. Dit doe je als volgt:
- Ga naar de betreffende SharePoint-site.
- Klik links in het menu op Prullenbak.
- Selecteer de bestanden of mappen die je wilt verwijderen.
- Klik op Verwijderen om ze definitief te verwijderen.
- Wil je alles in één keer verwijderen? Klik dan bovenaan op Prullenbak leegmaken.
Let op: zodra je iets verwijdert uit de prullenbak, komt het dus terecht in de prullenbak tweede stadium. Alleen een sitebeheerder kan items daar definitief verwijderen. Ook daar geldt de bewaartermijn van 93 dagen.
In veel gevallen kun je het bestand zelf gewoon weer terugzetten. Superhandig als je iets te snel op ‘verwijderen’ hebt geklikt of als een collega ineens een document kwijt is. Het bestand wordt dan netjes teruggezet op de plek waar het oorspronkelijk stond, en is daarna weer zichtbaar voor iedereen.
Wat heb je daarvoor nodig?
- Je moet schrijfrechten hebben op de map of locatie waar het bestand vandaan kwam.
- Het bestand moet nog in de prullenbak staan (of anders kan een beheerder het voor je terughalen uit de prullenbak tweede stadium).
Eerdere versies terughalen met versiegeschiedenis
Naast de prullenbak biedt SharePoint nog een slimme manier om fouten recht te zetten: versiegeschiedenis. Hiermee kun je eerdere versies van een document bekijken én terugzetten. Ideaal als er per ongeluk iets is overschreven of verwijderd in een document dat nog wél bestaat.
Zo bekijk je de versiegeschiedenis:
- Ga naar het document in SharePoint.
- Klik op de drie puntjes (…) naast de bestandsnaam.
- Kies Versiegeschiedenis in het menu.
- Je ziet nu een lijst met versies, inclusief datum, tijd en wie de wijziging heeft gedaan.
- Klik op de drie puntjes naast een versie en kies Herstellen om die versie terug te zetten.
- Je kunt ook een oudere versie openen om te vergelijken zonder iets te overschrijven.
Tip: Versiegeschiedenis werkt alleen als deze functie is ingeschakeld voor de documentbibliotheek. Bij de meeste organisaties is dat standaard zo, maar het is goed om dit even te checken met de beheerder als je niets ziet.
De prullenbak in SharePoint is echt een handige reddingsboei voor iedereen die werkt met gedeelde documenten. Helemaal als jij degene bent die het overzicht houdt binnen je team. Als je weet hoe het systeem werkt, kun je een hoop gedoe voorkomen én snel oplossen als er toch iets misgaat.
Meer lezen?
- SharePoint toevoegen aan je verkenner
- Zo werkt SharePoint
- SharePoint help & learning (Microsoft)
Volg ons