Outlook: overzicht in je agenda’s

Iedere secretaresse kent het belang van overzicht. Wanneer je met meerdere agenda’s werkt, is het soms lastiger om het overzicht te bewaren. Gelukkig maakt Outlook het je makkelijk met bijvoorbeeld de Planningsassistent.

Er is nog een functie die heel prettig is voor een goed overzicht: de Overlayweergave. Hiermee leg je meerdere agenda’s over elkaar heen, waardoor je direct ziet welke afspraken op een bepaalde dag of in een periode zijn gemaakt.

Agenda’s naast elkaar

In de agenda van Outlook kies je links welke agenda’s je in wilt zien. Deze agenda’s verschijnen dan naast elkaar in beeld.

*in verband met privacy zijn de afspraken in de plaatjes onleesbaar gemaakt.

Agenda’s over elkaar

Vanaf de tweede geopende agenda staat er links naast de naam van de agenda een pijl. Klik je op die pijl, schuift de agenda over de andere agenda heen.

Nu zie je op welke dagen er nog ruimte is in de agenda. Natuurlijk werkt dit ook bij andere indelingen (bijvoorbeeld week of dag). Iedere agenda heeft zijn eigen kleur, dat zie je in onderstaande voorbeeld nog wat duidelijker.

De kleur kun je overigens toewijzen door met de rechtermuisknop op de agenda te klikken, te kiezen voor Kleur en vervolgens een kleur uit te kiezen.

Overlayweergave uitschakelen

Klik je weer op de pijl naast de naam van de agenda, schakel je weer over naar de reguliere indeling, dus de agenda’s naast elkaar.

Wil je hier meer informatie over?
Lees dan ook het uitgebreidere artikel op mijn blog: Haal Meer uit Office.

Leestip: Lees ook de vorige blog van Joyce over de weergave van je e-mails in Outlook.