Handige Outlook tips die je veel tijd besparen

Outlook staat bij velen van ons de hele werkdag open, maar wist je dat je met dit programma veel meer kunt dan alleen e-mails versturen en afspraken inplannen? Het biedt een schat aan functies die je productiviteit kunnen verhogen en je werkdag soepeler laten verlopen. In dit blog delen we daarom graag een aantal handige Outlook tips. Deze slimme trucs helpen je om efficiëntie te bevorderen en kostbare tijd te besparen. Of je nu je Inbox beter wilt organiseren, sneller wilt reageren op e-mails of je agenda overzichtelijk wilt houden, deze tips zijn onmisbaar. Maak er gebruik van en haal het maximale uit Outlook!

Zet je werkdagen in je agenda

Werk je niet de hele week en/of niet alle dagen van 08.30 tot 17.00 uur? Pas je agendapatroon dan even aan op je eigen werktijden en werkdagen. Het voordeel hiervan is dat als iemand je uit wil nodigen voor een vergadering hij/zij meteen ziet dat je niet aanwezig bent.

Hoe stel je dit in?

• Ga naar Bestand – Opties – Agenda – Agenda opties – Werkuren en locatie. 

Gebruik snelle stappen

Maak gebruik van de functie Snelle stappen om vaak voorkomende taken met één klik uit te voeren. Dit is een van de vele handige Outlook tips die je dagelijks veel tijd kunnen besparen. Met Snelle stappen kun je taken zoals het doorsturen van een e-mail naar een collega, het verplaatsen van een e-mail naar een specifieke map, of zelfs het markeren van een e-mail als gelezen of ongelezen met slechts één klik uitvoeren.

Hoe stel je dit in?

• Ga naar het tabblad Start en kijk onder Snelle stappen. Klik op Nieuwe snelle stap om je eigen aangepaste actie te maken.

Verwijder oude en verkeerde mailadressen direct

Het kan een keer gebeuren dat je per ongeluk een e-mail stuurt naar een verkeerd adres. Dit kan het geval zijn als je meerdere contactpersonen hebt met dezelfde voornaam. Zorg ervoor dat dit je geen tweede keer overkomt, want dat komt niet zo professioneel over. Als je weet dat een mailadres niet goed is, verwijder het dan direct uit Outlook. Hoe doe je dat? Linksonder zoek je de navigatiebalk en klik op het icoon van de twee poppetjes. Verwijder daar het mailadres dat niet correct is.

Sleep to-do mails naar je takenlijst

Je krijgt waarschijnlijk de hele dag door verzoeken via je mail. Om nu iedere keer handmatig een nieuwe taak aan te maken is wat omslachtig… Makkelijker is het om de e-mail even te slepen naar je takenlijst. Outlook opent nu direct een nieuwe taak en het fijne is dat de inhoud van de mail er ook meteen in staat. Nu hoef je alleen nog maar een datum/tijd in te voeren en evt. de taak aan iemand toe te kennen (als de taak niet voor jezelf is). Het voordeel is nu dat wanneer je de taak op een later moment opent, dan je alle info bij de hand hebt.

Wil je de takenlijst weergeven naast je e-mail? Ga naar het tabblad Beeld – Indeling – Takenbalk en zet dan een vinkje bij Taken.

Gebruik van Microsoft To Do

Outlook integreert (in de nieuwere versies) naadloos met Microsoft To Do, een aparte app die speciaal is ontworpen voor taakbeheer. Als je To Do hebt geïnstalleerd, kun je eenvoudig je Outlook-taken synchroniseren en beheren via de To Do-app, die beschikbaar is op zowel desktop als mobiele apparaten.

Wil je meer weten over Microsoft To Do? Lees dan het artikel de To Do-functie in Outlook.

Gebruik de Sleep en plaats functie voor het verplaatsen van afspraken

Met de sleep en plaats functie kun je eenvoudig afspraken verplaatsen zonder deze helemaal opnieuw te hoeven maken.

Hoe werk het?

• Open je agenda in Outlook
• Klik en houd de afspraak vast die je wilt verplaatsen
• Sleep de afspraak naar het gewenste tijdstip en laat de muisknop los

Maak tijdsblokken in je agenda

Plan tijdsblokken in je agenda voor specifieke taken of projecten. Dit helpt je om gefocust te blijven en voorkomt dat je tijd verspilt aan minder belangrijke zaken.

Hoe doe je dit?

• Maak een nieuwe afspraak in je agenda en geef deze een duidelijke titel en beschrijving. Gebruik kleuren om verschillende soorten taken te onderscheiden, bijvoorbeeld blauw voor vergaderingen en groen voor geconcentreerd werken.

Ga met kleurcategorieën werken voor meer overzicht

Deze functie handig als je meer overzicht wil hebben in je mailbox. Zo kan je bijvoorbeeld kleuren aanmaken voor projecten, facturen of nieuwsbrieven etc. Als je je Outlook daarna rangschikt op categorieën, dan kan je je mailbox ook per categorie gaan afhandelen. Dan doe je op maandag bijvoorbeeld het ene project en de facturen op dinsdag etc. Het mooie van deze functie is ook dat je de categorieën kan in- en uitklappen (met het pijltje naar beneden) voor overzicht.

Hoe stel je deze functie in?

• Selecteer je bericht en klik op de rechtermuisknop
• Kies voor nieuwe categorie
• Voer een naam in voor de categorie (bijv. nieuwsbrieven oid), kies een kleur en druk op enter.

Gebruik de optie Verwante items om e-mails te zoeken

Als je een e-mail hebt ontvangen en je weet (bijna) zeker dat daar al eens eerder iets over is gemaild, dan kun je dat opzoeken/controleren door de functie Verwante items te gebruiken. Deze functie is een van de vele handige Outlook tips die je helpen om snel en efficiënt door je e-mails te navigeren. Klik daarvoor in je inbox op de betreffende mail, vervolgens op de rechtermuisknop en tenslotte op verwante items. Nu kun je kiezen tussen Berichten in dit gesprek of Berichten van afzender. Probeer beide opties eens uit om te kijken of je de info hebt gevonden. Dit bespaart je veel tijd die je anders zou besteden aan het handmatig doorzoeken van je inbox en zorgt ervoor dat je altijd snel toegang hebt tot relevante informatie.

Gebruik de Planningsassistent voor vergaderingen

De Planningsassistent (Scheduling Assistant) is een van de vele handige Outlook tips die je kunnen helpen om efficiënter te werken. Deze functie helpt je om geschikte tijden voor vergaderingen te vinden door de beschikbaarheid van alle genodigden binnen de organisatie te bekijken. Dit voorkomt eindeloze e-mails die je moet sturen om een geschikt tijdstip te vinden.

Hoe gebruik je de Planningsassistent?

• Open een nieuwe vergadering: Begin met het aanmaken van een nieuwe vergadering in je agenda.
• Klik op Planningsassistent: Ga naar de werkbalk bovenaan en klik op “Planningsassistent”.
• Voeg genodigden toe: Voeg de e-mailadressen van de genodigden toe. Je ziet nu hun beschikbaarheid in een tijdlijn.
• Kies een geschikt tijdstip: Selecteer een tijd waarop alle genodigden beschikbaar zijn.

Met deze handige Outlook tip kun je snel en gemakkelijk een geschikt tijdstip vinden voor je vergadering, zonder de frustratie van heen en weer mailen. Wil je nog meer weten over hoe de planningsassistent werkt en hoe je deze optimaal kunt benutten? Lees dan de uitgebreide uitleg in ons artikel ‘De planningsassistent in Outlook‘.

Op zoek naar meer Outlook tips ?

Lees dan ook onderstaande artikelen ook eens door.

• Fijne Officetips voor ondersteuners
• Informatie ordenen met het Outlook bord