Je mailbox overzichtelijk houden met mappen in Outlook

Organisatie is het sleutelwoord voor succes, zeker wanneer je dagelijks een volle mailbox moet beheren. Door gebruik te maken van mappen in Outlook kun je snel en eenvoudig orde scheppen in de chaos van binnenkomende e-mails. Het aanmaken van een nieuwe map is eenvoudig en kan je helpen om e-mails overzichtelijk op te slaan, zodat je altijd weet waar je belangrijke berichten kunt terugvinden.

Hoe maak ik een nieuwe map aan in Outlook?

• Open Outlook
• Ga naar je Postvak In aan de linkerkant (de navigatiebalk) en klik dan op de rechtermuisknop en selecteer Nieuwe map.
• Geef de nieuwe map een (relevante) naam.
  • Denk bijvoorbeeld aan: Projecten, Klanten, of Archief.
• Klik op OK en je map is aangemaakt.
• Je kunt nu een mailbericht handig slepen naar de gewenste map.

Mappen markeren als favoriet

Een handige manier om snel toegang te hebben tot je meest gebruikte mappen is door ze toe te voegen aan je favorieten. Dit zorgt ervoor dat je niet onnodig hoeft te scrollen of zoeken. Je favorieten verschijnen namelijk bovenaan je mappenlijst, zodat je ze in één oogopslag kunt vinden.

Zo markeer je een map als favoriet:

• Ga naar de map die je vaak gebruikt en die je als favoriet wilt markeren.
• Klik met de rechtermuisknop op de map.
• Selecteer Toevoegen aan favorieten. De map wordt nu toegevoegd aan de bovenste lijst met favorieten.

Waarom dit handig is? Geen gedoe meer met zoeken en scrollen, maar direct overzicht en toegang. Het bespaart tijd en voorkomt onnodig zoekwerk.

Mappen archiveren in Outlook

Wanneer je mailbox steeds voller wordt, kan het lastig zijn om overzicht te houden. Hier komt archiveren om de hoek kijken. In plaats van oude mappen te verwijderen, kun je ze archiveren, zodat ze niet meer zichtbaar zijn in je actieve mappenlijst, maar wel beschikbaar blijven wanneer je ze nodig hebt. Zo blijft je dagelijkse werkruimte opgeruimd en heb je snel toegang tot de belangrijkste e-mails.

Tip: Begin met een archiefmap
Maak eerst een aparte map aan met de naam “Archief” om je oude e-mails overzichtelijk op te bergen. Hoe je een nieuwe map aanmaakt, heb je hierboven al gezien. Met een speciale archiefmap breng je structuur aan in je mailbox en verlies je geen belangrijke gegevens uit het oog. Dit zorgt voor een duidelijke scheiding tussen lopende zaken en oudere berichten, zodat je makkelijk en efficiënt blijft werken.

Regels instellen in Outlook

Wil je dat bepaalde e-mails automatisch naar de juiste map worden verplaatst? Dan zijn regels aanmaken handig. Met regels kun je eenvoudig instellen dat e-mails van een specifieke afzender of met een bepaald onderwerp direct in een specifieke map terechtkomen. Dit maakt het beheer van je mailbox een stuk makkelijker.

Zo stel je een regel in:

• Kies een e-mail waarvan je wilt dat deze automatisch wordt verplaatst.
• Klik op de optie Regels: Die vind je in de werkbalk bovenin.
• Kies Regel maken.
• Bepaal de voorwaarden: Bijvoorbeeld: Wanneer een e-mail afkomstig is van [afzender].
• Selecteer de bestemming: Kies de map waar de e-mail automatisch heen moet.
• Klik op OK: De regel is nu actief en zal de e-mails automatisch verplaatsen.

De voordelen van het aanmaken van regels:

• E-mails belanden direct op de juiste plek, zonder dat je ernaar om hoeft te kijken.
• Minder handmatig werk en meer focus op je andere taken.
• Je mailbox blijft overzichtelijker en opgeruimd zonder dat je constant hoeft te sorteren.

Met deze uitleg heb je het antwoord op de vraag: hoe maak ik een nieuwe map aan in Outlook. En met de extra tips maak je je mailbox ook nog een stuk overzichtelijker.

Outlook tips:

• Een out-of-office instellen in Outlook: zo doe je dat
• Agenda delen in Outlook: stappenplan voor gedelegeerde toegang
• Handige tips voor het gebruik van slimme functies in Outlook