Snel vertrouwd raken met de nieuwe versie van Outlook
Heb je de nieuwe versie van Outlook al ontdekt? Microsoft heeft de interface een frisse look gegeven en heel wat nieuwe functies toegevoegd. Hoewel dit even wennen kan zijn, zijn er gelukkig manieren om het jezelf makkelijker te maken. Met een paar slimme tips raak je snel vertrouwd met de nieuwe omgeving. En als je de veranderingen toch wat overweldigend vindt, kun je de look-and-feel aanpassen zodat het meer lijkt op de klassieke versie. In dit artikel delen we handige tips om je op weg te helpen!
#1 Activeer de Focused Inbox
De Focused Inbox helpt je om je e-mails te prioriteren door belangrijke berichten te scheiden van minder belangrijke. Dit zorgt ervoor dat je je kunt concentreren op wat echt telt.
Stappenplan:
- Start eerst de nieuwste versie van Outlook op je computer. Als je nog de oudere versie gebruikt, dan zie je rechtsboven een knopje dat je kunt verschuiven. Daarna wordt de nieuwe versie geactiveerd (zie ook figuur 1. hieronder)
- Klik in de nieuwe versie op het tandwieltje rechtsboven. Ga daarna naar de instellingen.
- Aan de linkerkant zie je het tablad E-mail. En bij de indeling zie je Focused Inbox of Postvak IN met prioriteit. (afhankelijk van Engelse of Nederlandse versie).
- Je kunt nu handmatig e-mails verplaatsen tussen de tabbladen ‘Gericht’ en ‘Overige’ door met de rechtermuisknop op een e-mail te klikken en de gewenste optie te kiezen.
figuur 1.
figuur 2.
De voordelen:
- Belangrijke e-mails worden automatisch naar de prioriteiten tab verplaatst, zodat je deze als eerste kunt bekijken en beantwoorden.
- Minder belangrijke e-mails zoals nieuwsbrieven en promoties worden automatisch naar de overige tab verplaatst.
Zo blijft je Inbox overzichtelijk. En wil je dat een bepaalde e-mail voortaan naar prioriteit of overig gaat? Dan verplaats je de e-mail via de rechtermuisknop naar de betreffende Inbox. Outlook onthoudt dit voor de komende e-mails.
Bonustip: Lees ook het artikel: Tips om een algehele “Inbox ZERO” te bereiken voor je manager
Bonustip: Als je de overgang naar de nieuwe versie van Outlook te groot vindt, dan kan je ook overschakelen naar het klassieke lint. Dat is een stuk herkenbaarder (Zie figuur 3, activeren via het pijltje naar beneden onder het knopje overschakelen naar nieuwe versie).
figuur 3.
#2 Gebruik de functie verwante items en/of gespreksweergave
De functie gerelateerde berichten (voorheen verwante items) helpt je om alle e-mails van een bepaalde afzender bij elkaar te houden. Dit maakt het eenvoudiger om eerdere communicatie terug te vinden.
Stappenplan:
- Ga naar de e-mail van de persoon waarvan je een e-mail zoekt, klik op de rechtermuisknop en ga naar gerelateerde berichten tonen. Daar kan je kiezen voor berichten van de afzender of berichten in dit gesprek.
De functie gespreksweergave groepeert alle e-mails die deel uitmaken van hetzelfde gesprek. Dit betekent dat alle e-mails met hetzelfde onderwerp (en vaak ook dezelfde respondenten) samen worden weergegeven, ongeacht in welke map ze zich bevinden.
Stappenplan:
- De gespreksweergave kan je in het tabblad Weergeven (in het lint). Kies dan voor Groeperen in gesprekken.
#3 E-mails plannen voor later versturen
Een handige nieuwe functie is de mogelijkheid om e-mails te plannen voor later versturen. Dit is ideaal als je e-mails wilt sturen op een tijdstip dat beter uitkomt voor de ontvanger of als je georganiseerd wilt blijven door e-mails op specifieke tijden te verzenden.
Stappenplan:
- Stel de e-mail op zoals je normaal zou doen of druk op de beantwoorden knop.
- Je ziet nu de (blauwe) knop verzenden, klik op het pijltje naar beneden en druk op verzending plannen.
Terugschakelen naar de klassieke Outlook-versie
De nieuwe versie van Outlook introduceert een frisse interface en diverse nieuwe functies. Hoewel deze verbeteringen voor velen nuttig zijn, geven sommige gebruikers de voorkeur aan de vertrouwde klassieke weergave. Gelukkig biedt Microsoft de mogelijkheid om terug te schakelen naar de oude versie of de nieuwe versie aan te passen voor een meer klassieke uitstraling. Hieronder vind je stapsgewijze instructies voor beide opties.
- Open de nieuwe Outlook-app
- Schakel de nieuwe versie uit: Klik rechtsboven op de schakelaar naast “Nieuwe Outlook” om deze uit te schakelen.
- Outlook zal automatisch terugkeren naar de klassieke versie.
Mocht de schakelaar bij jou niet zichtbaar zijn, dan kan dit betekenen dat de klassieke versie niet op je apparaat is geïnstalleerd of dat de beheerder van je organisatie deze optie heeft uitgeschakeld.
De nieuwe Outlook aanpassen naar de klassieke weergave
Als je de nieuwe Outlook wilt blijven gebruiken maar de interface wilt aanpassen voor een meer klassieke look, volg dan deze stappen:
- Open de Outlook in je online omgeving (dus niet de desktop versie)
- Pas de weergave-instellingen aan: Klik op het tandwielpictogram rechtsboven om naar de instellingen te gaan.
- Selecteer “Mail” en vervolgens “Indeling”.
- Hier kun je de volgende aanpassingen doen:
- Postvak IN met prioriteit: selecteer dan “mijn bericten niet sorteren”.
- Berichten ordenen: Kies of je e-mails gegroepeerd wilt weergeven op gesprek of als afzonderlijke berichten.
- Leesvenster: Stel in of het leesvenster aan de rechterkant, onderkant of helemaal niet wordt weergegeven.
- Indeling van berichtenlijst: Kies of je de afzendernaam of het onderwerp eerst wilt zien.
Door deze instellingen aan te passen, kun je de nieuwe Outlook wat meer aanpassen aan je oude, vertrouwde look-and-feel.
Toekomstige verplichte migratie
Microsoft heeft aangekondigd dat zakelijke gebruikers vanaf april 2026 automatisch worden overgezet naar de nieuwe Outlook-versie. Voor nu kun je nog terugschakelen naar de klassieke versie, maar die optie kan in de toekomst verdwijnen. Het is dus wel slim om alvast te wennen aan de nieuwe interface en te ontdekken welke aanpassingsmogelijkheden er zijn. Zo ben je goed voorbereid!
Volg ons