Snel vertrouwd raken met de nieuwe versie van Outlook

Heb je de nieuwe versie van Outlook al geprobeerd? Microsoft heeft een frisse interface en een heleboel nieuwe functies toegevoegd. De veranderingen kunnen in het begin wat overweldigend zijn, maar met een paar handige tips raak je snel vertrouwd met de nieuwe omgeving. In dit artikel hebben we drie handige tips voor je verzameld om je op weg te helpen.

#1 Activeer de Focused Inbox

De Focused Inbox helpt je om je e-mails te prioriteren door belangrijke berichten te scheiden van minder belangrijke. Dit zorgt ervoor dat je je kunt concentreren op wat echt telt.

Stappenplan:

• Start eerst de nieuwste versie van Outlook op je computer. Als je nog de oudere versie gebruikt, dan zie je rechtsboven een knopje dat je kunt verschuiven. Daarna wordt de nieuwe versie geactiveerd (zie ook figuur 1. hieronder)
• Klik in de nieuwe versie op het tandwieltje rechtsboven. Ga daarna naar de instellingen.
• Aan de linkerkant zie je het tablad E-mail. En bij de indeling zie je Focused Inbox of Postvak IN met prioriteit. (afhankelijk van Engelse of Nederlandse versie).
• Je kunt nu handmatig e-mails verplaatsen tussen de tabbladen ‘Gericht’ en ‘Overige’ door met de rechtermuisknop op een e-mail te klikken en de gewenste optie te kiezen.

figuur 1.

figuur 2.

De voordelen:

• Belangrijke e-mails worden automatisch naar de prioriteiten tab verplaatst, zodat je deze als eerste kunt bekijken en beantwoorden.
• Minder belangrijke e-mails zoals nieuwsbrieven en promoties worden automatisch naar de overige tab verplaatst.

Zo blijft je Inbox overzichtelijk. En wil je dat een bepaalde e-mail voortaan naar prioriteit of overig gaat? Dan verplaats je de e-mail via de rechtermuisknop naar de betreffende Inbox. Outlook onthoudt dit voor de komende e-mails.

Bonustip: Lees ook het artikel: Tips om een algehele “Inbox ZERO” te bereiken voor je manager

Bonustip: Als je de overgang naar de nieuwe versie van Outlook te groot vindt, dan kan je ook overschakelen naar het klassieke lint. Dat is een stuk herkenbaarder (Zie figuur 3, activeren via het pijltje naar beneden onder het knopje overschakelen naar nieuwe versie).

figuur 3.

#2 Gebruik de functie verwante items en/of gespreksweergave

De functie gerelateerde berichten (voorheen verwante items) helpt je om alle e-mails van een bepaalde afzender bij elkaar te houden. Dit maakt het eenvoudiger om eerdere communicatie terug te vinden.

Stappenplan:

• Ga naar de e-mail van de persoon waarvan je een e-mail zoekt, klik op de rechtermuisknop en ga naar gerelateerde berichten tonen. Daar kan je kiezen voor berichten van de afzender of berichten in dit gesprek.

De functie gespreksweergave groepeert alle e-mails die deel uitmaken van hetzelfde gesprek. Dit betekent dat alle e-mails met hetzelfde onderwerp (en vaak ook dezelfde respondenten) samen worden weergegeven, ongeacht in welke map ze zich bevinden.

Stappenplan:

• De gespreksweergave kan je in het tabblad Weergeven (in het lint). Kies dan voor Groeperen in gesprekken.

#3 E-mails plannen voor later versturen

Een handige nieuwe functie is de mogelijkheid om e-mails te plannen voor later versturen. Dit is ideaal als je e-mails wilt sturen op een tijdstip dat beter uitkomt voor de ontvanger of als je georganiseerd wilt blijven door e-mails op specifieke tijden te verzenden.

Stappenplan:

• Stel de e-mail op zoals je normaal zou doen of druk op de beantwoorden knop.
• Je ziet nu de (blauwe) knop verzenden, klik op het pijltje naar beneden en druk op verzending plannen.

Heb jij nog meer tips voor ons?
Deel het met ons via het formulier hieronder!